[Résolu] Gestion d'un listing contacts pour une Asbl

[KORNADDI]

Bonjour à vous tous

Je découvre Open Office depuis peu suite aux conseils avisés d'une personne qui m'a renvoyé vers vous.

J'ai donc lu scrupuleusement vos consignes afin d'importer une grande liste de contacts vers une base .odb (~2200 contacts)

J'ai néanmoins plusieurs questions sur lesquelles j'aimerais qu'on m'éclaire si c'était possible à savoir :

* Comment effectue-t-on une recherche dans la base sur base d'un critère précis à savoir par exemple le champs "nom" où le champs "prénom" (Exemple : rechercher l'existence d'un contact pour maj de données précises le concernant (email, fax etc))

* Y a-t-il un moyen d'empêcher la création des doublons car lors de l'importation de ma liste .xls (avec la méthode création d'une table ensuite edition copier puis coller dans la table) j'ai remarqué qu'il prenait tous les champs en considération même ceux qui sont repris deux fois
Pour être plus précis nous avons par exemple des affiliés qui s'affilient en 2009 mais pas en 2010 et ainsi de suite où encore qui s'affilient les deux années.
J'ai donc du créer un champs "année" mais qui devient obsolète à partir du moment où la personne a payé l'année précédente (il ne faut garder que ceux qui ne se sont pas réaffiliés pour des courriers ciblés au cours des cinq dernières années).

* Le formulaire permet de définir les différents champs en vue d'introduire de nouvelles données dans base (par exemple lors d'un nouveau contact à encoder) mais ce dernier tiendra-t-il compte des contacts déjà existants ?

* Est-il possible de sélectionner une plage de données précises au sein de la base au vu d'un publipostage par exemple....

Je sais que çà fait beaucoup de questions en une mais je serais grandement reconnaissant à la personne qui pourrait me simplifier la vie dans la gestion de mes listes qui devient un vrai calvaire.

Pour info cette fameuse liste contient donc les membres de nos cinq dernières années, des contacts professionnels, une liste automatique pour le courrier, etc

Le but ultime étant de simplifier l'usage de nombreuses listes différentes souvent source d'erreurs pour n'en avoir plus qu'une seule qui centralise tout et sur base de laquelle les tâches sont effectuées.

J'ai pris soin d'adapter le tout sous le même format pour ce qui est de la ligne de titre et voici les champs concernés :

Openoffice.JPG

Merci d'avance pour l'aide que vous pourrez m'apporter.

[micmac]

Bonjour KORNADDI et bienvenue sur notre forum,

J'ai néanmoins plusieurs questions sur lesquelles j'aimerais qu'on m'éclaire si c'était possible


Nous vous rappelons que la règle n° 7 stipule qu'il ne faut mettre qu'une question par fil : http://user.services.openoffice.org/fr/ ... opic1.html



Poser plusieurs questions complique la compréhension et n'encourage pas les réponses : il vaut donc mieux découper votre problème.

Le titre de votre question ne peut pas refléter l'ensemble des problèmes exposés.



Afin que nous puissions avoir une base de connaissance efficace lors d'une recherche sur un seul de vos problèmes, nous vous prions de créer autant de fils que de questions et adapter les titres.

Merci de votre collaboration.

Ajout : Sans oublier qu'il est toujours possible d'effectuer des recherches sur ce forum

[jeanmimi]

Bonjour,
Tes questions ont eu des réponses dans le forum, mais bon, ce n'est pas toujours facile de mettre les bons mots pour les trouver.

* Comment effectue-t-on une recherche dans la base sur base d'un critère précis à savoir par exemple le champs "nom" où le champs "prénom" (Exemple : rechercher l'existence d'un contact pour maj de données précises le concernant (email, fax etc))

Cette question, outre les réponses que tu trouveras ici, a fait l'objet d'une FAQ :
http://wiki.services.openoffice.org/wik ... Q/Base/115

J'ai donc du créer un champs "année" mais qui devient obsolète à partir du moment où la personne a payé l'année précédente (il ne faut garder que ceux qui ne se sont pas réaffiliés pour des courriers ciblés au cours des cinq dernières années).

Je ne suis pas tout à fait de ton avis, car tu peux toujours extraire les enregistrements correspondant aux cotisations payées filtrées sur une année particulière. Conserver ces données permet aussi de faire des statistiques sur les taux de renouvellement, ou de première inscription, etc ...

[KORNADDI]

Merci jeanmimi pour tes réponses

J'ai continué mes investigations en attendant une aide du forum et je suis parvenu à trouver dans la barre d'outil la fonction "loupe" qui me permet de trouver un enregistrement directement et donc de l'éditer le cas échéant si nécessaire.

J'ai simplement à sélectionner ma colonne concernée et à lancer la recherche sur base d'un mot clef.

Donc le premier point est résolu

Pour le deuxième point j'ai également trouvé la fonction "autofiltre" dans la barre d'outil qui une fois mes colonnes triées par nom, prénom où société me permet de directement localiser les doublons et les supprimer le cas échéant en manuel.

Ta remarque est néanmoins pertinente pour les enregistrements correspondant aux cotisations payées filtrées sur une année particulière en terme de statistiques.

Là où le bas blesse c'est qu'on me demande par exemple d'envoyer un courrier spécifique une fois l'an aux personnes non-affiliés qui l'étaient les autres années mais pas l'année en cours.

Faut-il créer un champs année spécifique obligatoirement (2007, 2008, 2009, 2010 et 2011) ?

Pour le point trois j'ai créé un formulaire de base et vais effectuer un test d'encodage je verrai si il reconnait des données déjà présente.

Pour le point quatre je verrai çà en dernier lieu

Merci de votre aide en tout cas.

Cordialement

Kornaddi

[Dude]

Salut,

Faut-il créer un champs année spécifique obligatoirement (2007, 2008, 2009, 2010 et 2011) ?

Non, ce n'est pas l'objectif d'une base relationnelle. Une donnée redondante doit être placée dans une table et ensuite reliée par un identifiant.

Je t'invite à lire des tutoriels sur la conception d'un modèle relationnel (par exemple celui-ci : http://cyril-gruau.developpez.com/merise/ )

[KORNADDI]

Merci pour le lien mais çà se complique un peu trop à mon goût pour une simple gestion de liste de membres d'une association

Une donnée redondante doit être placée dans une table et ensuite reliée par un identifiant.

J'ai déjà un ID (auto) mais en fonction de la personne qui se trouve dans la liste.

Pour ce qui est du modèle relationnel je n'y comprends strictement rien....

[Dude]

Pour ce qui est du modèle relationnel je n'y comprends strictement rien....

Justement, je viens de te donner un lien vers un tutoriel. Où as-tu un problème de compréhension dans sa lecture ?

[KORNADDI]

Disons que c'est un peu du chinois pour moi

J'aimerais une méthode simple à mettre en application pour identifier les personnes pour qui il faut envoyer un rappel à affiliation si elles n'étaient pas membres lors de l'année en cours.

J'avoue être dans la semoule aussi pour ce qui est du formulaire car j'ai utilisé l'assistant qui m'a créé un joli formulaire tout beau et tout neuf mais si j'encode une personne déjà présente dans la liste il ne me le signale pas et crée un doublon (j'ai pourtant signaler lors de la création du formulaire).

Pour le publipostage étiquettes j'ai trouvé la solution grâce à un de vos tutoriels il ne me reste qu'à régler certains paramètres pour l'impression.

Par contre mauvaise blague ce matin à l'ouverture de ma base j'obtiens systèmatiquement ce message-ci

"Statut SQL: S1000
Code d'erreur: -78

error in script file line: 5 out of memory"

Quelqu'un aurait-il déjà été dans le cas ?

[Oukcha]

Bonjour,

Nous vous rappelons que la règle n° 7 stipule qu'il ne faut mettre qu'une question par fil : http://user.services.openoffice.org/fr/ ... opic1.html

Poser plusieurs questions complique la compréhension et n'encourage pas les réponses : il vaut donc mieux découper votre problème. Le titre de votre question ne peut pas refléter l'ensemble des problèmes exposés.

Afin que nous puissions avoir une base de connaissance efficace lors d'une recherche sur un seul de vos problèmes, nous vous prions de créer autant de fil que de questions.

Merci de votre collaboration.

Ajout : Sujet déplacé depuis la section Base vers section Projet

[jeanmimi]

J'aimerais une méthode simple à mettre en application pour identifier les personnes pour qui il faut envoyer un rappel à affiliation si elles n'étaient pas membres lors de l'année en cours.

J'ai créé des requêtes que tu peux modifier si nécessaire, par exemple en remplaçant 1 par 0 dans les critères.

Quant à ton message

Statut SQL: S1000
Code d'erreur: -78
error in script file line: 5 out of memory

il est évoqué dans le forum :
http://user.services.openoffice.org/fr/ ... ry#p138366

[KORNADDI]

Merci pour ton aide jeanmimi

Je pense que je vais recommencer la base de zéro à partir de l'.odb que tu m'as transmis

Mon ancienne base n'est plus accessible mais si j'en crée une nouvelle je n'ai plus ce message d'erreur de mémoire donc je repars de zéro çà sera plus clair.

Par contre je m'emmêle les pinceaux avec les deux tables présentes dans ton fichier joint.

Vu ma capture d'écran jointe au début de mon post je suppose qu'il me suffit de redéfinir mes champs comme je l'avais déjà fait en les rajoutant dans la table "T_adhésions" (voir capture ci-jointe)

Je me suis permis de rajouter 2008 et 2012 afin qu'il soit visible.

Par contre pour ce qui est de l'importation des données de mon classeur sur base des nouveaux champs définis celà ne risque-t-il pas de poser problème ?

Faut-il que la ligne de titre de mon classeur soit mise sous la même forme que les champs de ma base ? (je suppose que oui)

Pour l'importation je vais devoir mettre mes champs en rapport avec ceux définis mais comment.....

Un grand merci de ton aide et de celle des autres en tout cas...

[KORNADDI]

Je pense que je viens de comprendre

Je dois jongler avec les deux tables que tu as eu la gentillesse de poster en annexe.

Pour l'importation je dois d'une part placer l'intégralité de ma liste dans la table "T_adhésions" et pour ce faire j'ai du rajouter sept colonnes vides avec comme libellé de colonne id_adhesion, id_adherent, 2008, 2009, 2010, 2011 et 2012 dans mon classeur source et ensuite faire un edition copier puis coller dans la table "T_adhésions".

Pour l'importation dans l'autre table "T_adhérents" je dois uniquement placer la liste des noms de la même manière en effectuant un edition copier coller en ayant pris soin au préalable d'avoir rajouter aussi une colonne vide avec comme libellé id_adherent.

Mais çà plante sur mon lieu de travail dans le deuxième cas donc j'essayerai à mon privé ce soir....

Le problème je crois vient du fait que parfois il n'y a pas de nom d'adhérent quand il s'agit d'une société par exemple et que de ce fait l'insertion de données vides ( "" ) n'est pas apprécié par sql.

Je vais devoir également cocher pour chaque personne à la main d'après ce que j'ai vu (par défaut tout est coché).

[jeanmimi]

Je vois que tu as bien avancé. N'hésite à revenir si nécessaire.
Pour le plantage, sans voir ton ficher source, c'est difficile de t'aider.

Par contre pour ce qui est de l'importation des données de mon classeur sur base des nouveaux champs définis celà ne risque-t-il pas de poser problème ?

Un copier/coller de Calc vers Base fonctionne et lance l'Assistant pour l'importation des données, et il faut accepter la création d'une clé primaire.
Pour que ça fonctionne, il faut des en-têtes de colonnes dans Calc qui seront repris comme noms des champs dans Base.

[KORNADDI]

Coucou

Merci pour ton aide et les nombreux avancements dans les zones d'ombres

J'ai encore quelques petites questions relatives au booléen néanmoins.

Lors de mon importation je constate que malgré que j'avais stipulé "vrai" où "faux" dans mon classeur initial la colonne concernée n'en tient pas compte dans la base et les cases restent toutes décochées....vu qu'il y a plus de 2200 lignes j'aimerais autant éviter de devoir les encoder en manuel

Je remarque qu'en supprimant ces lignes en vue de réimporter mes données à titre de test "id_adhesion" repart du dernier enregistrement et non de zéro comme je le voudrais (donc de 2201 à ...)

Comment puis-je placer mes noms de champs dans un ordre précis par ailleurs car quand je vais voir dans T_adhésions j'ai 2009,2010,2011,2008 et 2012 et j'aimerais les avoir dans le bon ordre et je n'y parviens pas (pas de possibilité de glisser déposer les remonter où les descendre ?...)

Pour info mon champs choix_sms a la valeur oui/non (boolean) (saisie requise : oui, longueur : 0 et Valeur par défaut : Non)

Je crois qu'une fois ces petits détails réglés tout devrait rentrer en ordre

[KORNADDI]

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Bon au final c'est plus compliqué que je ne l'aurais cru

Toutes mes données ne sont pas insérées lors de l'importation à partir de calc après vérification contrairement à ce que je pensais

Certaines lignes sont ignorées.....

Je vais déposer la base au format .odb ainsi que le fichier incriminé au cas où quelqu'un pourrait éclairer ma lanterne car là je bloque

Merci

[jeanmimi]

Bon au final c'est plus compliqué que je ne l'aurais cru

C'est assez logique, le fichier Calc s'apparente à un document de sortie de base de données. Il faut donc le reprendre pour faire entrer les données dans une table de base de données.
Dans cette version, tu devrais pouvoir retrouver tes adhérents, avec les doublons sans doute. Peux-tu le vérifier ?

[KORNADDI]

Salut jeanmimi merci pour ton aide

C'est assez logique, le fichier Calc s'apparente à un document de sortie de base de données.

Il ne s'agit pas de données sorties d'une base existente mais bien d'un classeur excel duquel j'ai copié/coller les données dans calc que j'ai ensuite importé dans base

J'ai vérifié ta version mais de nombreuses lignes ne sont pas présentes et l'id_adhérent n'est pas incrémenté correctement ( on passe de la ligne 11 à 15 etc)

J'y perds mon latin car on touche au but sans ce soucis de saut de ligne à l'importation des données.

Peut-être divisé la liste en important que cent éléments à la fois (donc faire 22 listes) ?

Car à l'importation j'obtiens systématiquement ce message d'erreur :

MsgErreur.JPG

Malgré ce message mes données s'insèrent bien dans la base mais partiellement vu qu'il saute certaines lignes de mon classeur.

Celà expliquerait peut-être aussi pourquoi certains champs booléens sont traités correctement et pas d'autres....

Comment dois-je m'y prendre ?

Merci

[jeanmimi]

Pour éviter le message, une fois que les données ont été intégrées, il faut rééditer la Table en modifiant la longueur des champs trop courts, comme par exemple le champ d'e-mail.

Malgré ce message mes données s'insèrent bien dans la base mais partiellement vu qu'il saute certaines lignes de mon classeur.

Oui, il y a 3 enregistrements qui ne se sont pas insérés et 2154 qui ne posent pas de problèmes. Il sera donc plus simple de les saisir dans la table de la base de données.

[KORNADDI]

Coucou jeanmimi

Merci pour ton message mais j'ai eu néanmoins un souci à l'importation il y avait beaucoup plus que trois enregistrement qui étaient ignorés donc çà n'allait pas....

Tu trouveras en annexe la base _v1 sur laquelle j'ai retravaillé ainsi que le classeur.

Je n'ai dorénavant plus le message d'erreur que je citais plus haut mais bien un "Java.numberformat exception" à la place lors de l'importation.

Et là oh miracle mes champs choix_sms sont bien cochés comme je le désirais et comme ils devaient l'être (à savoir environ 500 personnes)

Il me reste juste un problème avec le dernier champs "attestation" qui lui se coche partout et ne devrait pas donc si tu pouvais y jeter un oeil en faisant le test d'importation de chez toi et me dire où le souci se situe je ne dis pas non

Pour ce qui est des années d'affiliations je vais le faire à la main çà sera plus simple sur base de plusieurs tris sur le champs "année" et j'enregistrerai le tout ensuite dans base.

Je ne sais pas si tu m'as suivi mais j'espère que oui

PS : J'ai suivi ton conseil pour le champ trop court email avant l'importation pour info
Attention que le zip concerne la base vierge de laquelle je suis reparti et la liste des contacts à importer.

[jeanmimi]

Dans la structure de la table des adhérents dans la base de données, il ne devrait pas y avoir de doublons, mais un seul adhérent par enregistrement.
L'id de cet adhérent unique devrait être repris dans la table des adhésions, comme dans mon court exemple initial, avec les champs des années pour indiquer les montants cotisés.
Dans le formulaire des adhérents, le sous-formulaire des adhésions devrait lier ces champs années.
Pour moi, il faudrait donc dans le fichier Calc créer une feuille avec les adhérents sans doublons.

[KORNADDI]

Bonjour en cette froide matinée

Je comptais m'y prendre de la sorte pour l'importation dans la table des adhérents et il n'y aura donc plus qu'un seul adhérent par enregistrement

Mais bon là je règle d'abord l'importation dans la table t_adhésions avant tout puis j'importerai la liste des adhérents de l'année en cours dans la table t_adhérents sur base de tes conseils avisés.

Pour la suite je te tiendrai au courant

Merci de ton aide !

[jeanmimi]

Dans une requête, j'ai recherché combien d’adhérents portent le même nom, j'en trouve un peu plus de 200.

[KORNADDI]

Oui c'est normal car dans la table t_adhésions il y a la totalité des membres par année et donc certains qui se trouvent en trois où quatre exemplaires.

Par contre dans la table t_adhérents je ne tiendrai compte que des membres de l'exercice en cours à savoir 2011.

Ce statut peut d'ailleurs être trouvé dans le champs "année".

Il s'agira donc que j'importe exclusivement un autre classeur qui ne comportera que ceux ayant le champs "2011" dans t_adhérents (donc tri effectué sur la liste globale en ne gardant que ceux ayant le champs année "2011").

Et pour la grande liste que je t'avais transmis cette dernière se trouvera dans la table t_adhésions comme expliqué plus haut vu que je travaille principalement à l'importation de cette dernière dans un premier temps et puis je m'attaquerai à la table t_adhérents.

Je suppose que je peux procéder de la sorte sur base de ce que tu m'avais transmis...

Cordialement

[KORNADDI]

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Ok désolé neurones pas très en place ce vendredi je viens de tilter....

Tu me conseilles plutôt de n'avoir qu'une ligne par membre et que je veille à l'importation dans t_adhésions à déjà avoir mes colonnes pré remplies en fonction de l'année ce qui éviterait tout doublon (donc une valeur booléenne vrai où faux suivant qu'il est affilié où pas en 2008,2009,2010 où 2011 avant importation).

C'est du boulot mais il est vrai qu'en procédant de la sorte je n'aurais plus le moindre doublon à l'importation et un membre unique qui a les différents statuts cochés (2008,2009,2010 etc) en fonction des années où il s'est affilié.

Je vais faire un test avec une dizaine de lignes dans un premier temps si tel est le cas et importer le tout à partir de calc.

De plus çà me permettrait de supprimer le champs "année" qui deviendrait obsolète et donc inutile.

Penses-tu que je dois procéder de la sorte ?

Cordialement

[KORNADDI]

Pour la 2e fois !
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Voilà j'y suis enfin parvenu ouffffff

Quel passe-temps pour identifier les problèmes un par un à l'importation

Merci pour tes précieux conseils jeanmimi mais j'ai néanmoins encore besoin d'un coup de main pour pouvoir passer prochainement en production notamment au niveau du formulaire et suite à ce tu évoquais plus haut à savoir :

Dans le formulaire des adhérents, le sous-formulaire des adhésions devrait lier ces champs années.

J'ignore comment m'y prendre pour faire celà donc plutôt que faire une bêtise je préfère demander....

Plus aucune perte à l'importation sinon autant dans le T_adhérents que le T_adhésions

Y aurait-il un moyen de t'envoyer la base par email car cette dernière est trop volumineuse pour être postée sur le forum. (plus de 500ko).

Merci

Edit : Désolé pour les doubles messages

Je suis parvenu à générer mon formulaire et mes données s'inscrivent bien dans ma table T_Adhérents.

Je fais également appel à un sous formulaire pour la table T_Adhésions mais je ne parviens pas à le lier à ma table T_Adhérents de telle sorte que les champs de la table T_Adhésions se mettent à jour également.....

Pour le moment c'est juste le cas avec la table T_Adhérents pour laquelle les données s'inscrivent bien mais pas l'autre !

Enfin on progresse c'est déjà çà ..

Si on peut m'aider pour la liaison je suis preneur....

Merci

Re Edit : Je viens de trouver comment établir la relation entre les deux tables mais j'ai manifestement toujours un souci car j'obtiens un message d'erreur si j'essaye de lié les champs entre les deux tables.

Mon simple but est que lorsqu'une affiliation est enregistrée l'autre table générale se mette elle aussi à jour.

J'obtiens systématiquement le message : "Primary or unique constraint required on main table: "T_adhérents" in statement [ALTER TABLE "T_adhésions" ADD FOREIGN KEY ("2008_adhesion") REFERENCES "T_adherents ("2008") ON UPDATE CASCADE ON DELETE CASCADE" si j'essaye de lier les différents champs (voir capture d'écran)

[jeanmimi]

La table T_adhérents ne devraient pas contenir les champs 2008, 2009 etc
La table T_adhésions ne devraient contenir que les champs id_adhésion, id_adhérent et 2008, 2009, 2010, 2011

[KORNADDI]

Un giga tout grand merci à Jeanmimi (ainsi que l'équipe) pour ces précieux conseils qui m'ont permis de mener à bien mes objectifs

Tout est dorénavant comme je le voulais et mon publipostage est enfin pleinement fonctionnel

Pour le reste le tout n'est qu'une question de requête et à force de pratiquer on fini par y prendre plaisir