Het leuke van consolideren van gegevens voor een grafiek.

[RPG]

In [Opgelost] Koppeling kan niet bijgewerkt worden (Toon onderwerp) • OpenOffice.org was er een probleem met link adressen. Het origineel heb ik als voorbeeld gebruikt om te laten zien dat met ingebouwde hulpmiddelen soms iets eenvoudig bereikt kan worden. In deze draad richt ik mij volledig op de analyse van de gegevens en niet op het verzamelen.

Mijn eerste en naar mijn idee nog steeds beste gedachte is los het probleem op met een simpele tabel en een draaitabel. In de draaitabel kan het gevraagde getoond worden en daarvan kan de grafiek gemaakt worden.

In andere draden kwamen gegevens en grafieken ook aan de orde. Ik wil iets van het geleerde hier proberen samen te vatten. Wat ik hier laat zien is op zichzelf eenvoudig maar er moet wel naar gezocht worden

De gegevens
De gegevens zijn dezelfde gegevens als in het originele bestand maar ik heb alle formules verwijderd en ook niet meer gebruikt

Toegevoegd jaren
Ik heb op elk blad met gegevens aan gegeven voor welk jaar de gegevens zijn verzameld. Dit staat in de gehele eerste kolom. In de volgende kolom staat nog steeds de datum van die maand. Deze kolommen kunnen niet verwisseld worden zoals het nu gebruikt wordt. Op de bladen met gegevens komen geen formules.

Toegevoegd blad voor consolidatie
Consolideren van gegevens is een mooi en krachtig hulpmiddel en maakt het voor de niet programmeur gemakkelijk om gegevens snel overzichtelijk te rangschikken. Consolideren is niet super krachtig maar voor huis, tuin en keuken gebruik is het een mooi hulpmiddel. Consolidatie kent verschillende keuze mogelijkheden. De belangrijkste is de functie die gebruikt moet worden. De dialoog kan uitgebreid door op de knop "Meer" te klikken. In dit vak voor aanvullende keuzes moet het gewenste gekozen worden zoals: Consolideren naar rijhoofden en/of kolom hoofden. Ook kan er nog verbonden worden naar de brongegevens.

Zorgvuldig werken
a) Wis eerst het doelgebied
b) Kies voor consolidatie
1) De goede functie
2) De bron gegevens
3) Het doel gebied
4) Wel of niet consolideren naar kolomhoofden en/of rijhoofden
5) Voer de actie uit

Het tonen van de geconsolideerde gegevens
Na het beëindigen van de keuzes wordt het consolidatie proces gestart en de gegevens getoond. Het is goed om op te merken dat er nu ook een kolom met gegevens is die feitelijk overbodig is. In het leren maken van een grafiek bleek dat het hebben van deze overbodige kolom het maken van de grafiek vereenvoudigde. De gegevens beginnen halverwege het eerste jaar en dat maakt dat de assistent voor de diagram niet goed koos welke gegevens getoond moesten worden als data-gegevens of als labels. Door het hebben van de tweede kolom voor de "dag" wordt er een goede keuze gemaakt. Door het verbergen van de gehele kolom wordt het niet getoond in de grafiek.

Het maken van de grafiek
Wanneer de grafiek gemaakt wordt voor de eerste keer moeten alle gegevens eerst geselecteerd worden en daarna wordt er de opdracht gegeven worden voor het maken van de grafiek.

Het bijwerken van de grafiek
Selecteer alle gegevens en sleep het geheel de grafiek in. Maak in de popup een keuze dat er zowel kolomhoofden als rijhoofden zijn. Wanneer het aantal rijen of kolommen na consolidatie veranderd is, dan is het ook noodzakelijk dat de gegevens opnieuw naar de grafiek toe gesleept worden. Beter is om dit min of meer altijd te doen.

Kolom B is verborgen
Kolom B waar gegevens van de dag in staan is op dit moment verborgen omdat het beter uit komt en het ook lettelijk overbodig is. Van de overbodige kolom wordt in dit voorbeeld alleen handig gebruik gemaakt maar als het jaar 2008 volledig verzameld was dan was de kolom nog steeds overbodig maar had ook geen nut meer.

Verborgen gegevens in de grafiek
De grafiek heeft standaard de instelling dat verborgen gegevens niet getoond worden.


Verbergen van rijen en of kolommen
Het verbergen van gegevens kan ook op een andere manier gebruik worden. Wanneer er eenmaal een mooie grafiek is gemaakt kan met het al of niet verbergen van rijen of kolommen het gewenste getoond worden. Als ik alles goed begrijp heeft het verbergen en tonen van gegevens in de grafiek op de berekeningen het zelfde effect als filteren in een databasebereik: Als gegevens verborgen worden worden ze in de berekeningen in de grafiek niet meegenomen. Het is toch aan te raden om het een en ander goed te controleren met gegevens en voorbeelden die goed gekend worden.


Verschil tussen ApacheOffice en LibreOffice
Dit werkt naar mijn idee zowel in ApacheOffice als ook in libreOffice. Gezien het feit dat libreOffice toch een gestage ontwikkeling kent is daar veel meer mee mogelijk. Dit wil niet meer zijn dan een soort aanwijzing wat er mogelijk is zonder het gebruik van veel formules. Ik heb ook twee werkbalken ik gemaakt waarop de veel gebruikte hulpmiddelen staan om het geheel te gebruiken. De NavigerenGegevensblok werkbalk is toch meer naar eigen inzicht om te gebruiken. De werkbalk VoorConsolidatie heeft de knoppen min of meer in de volgorde staan hoe het best gewerkt kan worden. Als er geen Icoon is voor de bewerking staat er tekst.


Grafiek
Het maken van een Grafiek is naar mijn idee het einde van geleiden van veel losse gegevens naar het uiteindelijk tonen van een samenvatting. Ook dit eind proces is weer te verdelen in het maken van het ontwerp van de grafiek en het later vullen van de zelfde tabellen maar met nieuwe gegevens in deze grafiek. Dit laatste gebeurd door het selecteren van de gegevens en het slepen van deze gegevens naar de grafiek. Wanneer ik de gegevens mooi gerangschikt heb in een tabel, draaitabel, dan maakt een memu opdracht hier heel vaak echt een mooie grafiek van.

Aanpassen van werkbalken en menu's
Ik begin ook steeds meer de gedachte te krijgen dat het aanpassen van de werkbalken en menu aan ons de persoonlijke manier van werken ons kan helpen. Dit wordt versterkt als we werkbalken en menu's maken speciaal voor het document waar we mee werken.


Resultaat van zoektocht door verschillende vragen.
Deze draad is feitelijk ook het resultaat van verschillende vragen. In elke vraag werd iets aan de orde gesteld maar het grote geheel werd door mij niet gezien. Soms was ik hard aan het studeren op het onderdeel grafieken en een ander moment op draaitabellen. Een ander onderwerp was het maken van werkbalken en het gebruik maken van allerlei opdrachten. Het laatste is de reden waarom ik er twee werkbalken in gezet heb. Het doel daarvan is om te laten zien wat er mogelijk is en feitelijk moet dat naar eigen goeddunken aangepast worden. Het kan ook handig zijn om sneltoetsen te gebruiken. De te gebruiken sneltoetsen worden getoond wanneer de muiscursor er enige tijd op de betreffende knop is.

Maak kopieën.
Het is altijd belangrijk om wat extra kopieën te hebben in het geval er iets fout gaat. Maak dus af en toe een reserve kopie.