[Résolu] Organisation planning et statistiques

[Whistlepro]

Bonjour à tous,

Ancien Data manager j'ai fais une reconversion et les années passant j'ai presque tout oublié, je bossais sur excel à l'époque. A la la.

Pour vous expliquer ma demande, actuellement dans un service où la gestion des planning se fait à la main de manière assez chaotique.

11 personnes travaillent sur une plage horaire de 8h à 21h.

Sur cette plage horaire, plusieurs choix. Sachant que chaque personne peut-etre assigné à un de ces choix pour la journée

8h - 16h45
9h - 17h00
9h - 17h45
10h - 18h45
12h - 20h00
13h - 21h00


Chaque jour une personne est assigné à une tache specifique et est identifié comme telle (actuellement en mettant la case de son nom en orange)

Recemment, chaque personne peut maintenant etre assigné une fois par semaine à une tache pendant 2h sur les plages horaires ci dessous sans se chauvaucher.
11h - 13h
13h - 15h
15h - 17h


Le but serait de pouvoir obtenir un tableau de planning pour la semaine plus facillement et d'organiser mieux les plages de 2h par semaine par personne ainsi que la tache spécifique expliqué plus haut.

Tout est fait à la main, les personnes demandent à la suite et il n'y a aucune stat par exemple sur le mois ou l'année

Patrick / Année 2023 / Lundi / 10% de 8h - 16h45 / 30% de 9h - 17h45 / etc
Patrick / Année 2023 / Octobre / 7 taches spécifiques

Le but serai d'avoir une visibilité sur l'historique afin de mieux répartir les personnes sur les differentes plages.

Concernant les 2h par semaine par personne.
J'aimerais un endroit où chacun puisse selectionner ce qu'il souhaite facilement plutot que de le noter a la main.

Je demande car ça serai vraiment d'une grande aide et ca aiderai toutes ces personnes.

Je ne sais pas si je suis assez clair, je demande ici si jamais ça parlerai à quelqu'un de skillé, je vais me pencher dessus pour essayer de faire quelque chose de propre et je partagerai ici mes avancées.

Si jamais ma demande ne convient pas, laissez le moi savoir et je supprimerai.

Merci beaucoup d'avance pour votre aide.

Wp

[Oukcha]

Bonjour et bienvenue,

Il serait plus facile de répondre à votre question en nous joignant un exemple de fichier avec notre service Ci-Joint (lien en bas de la page lors de la rédaction du message) : ftopic10246-comment-faire-pour-attacher-une-PJ.html

Dans l'attente.

[Whistlepro]

Bonjour,

Merci pour le retour,

Actuellement c'est ce tableau qui est fait à la main chaque semaine, une semaine à l'avance puis diffusé pour organiser le planning.

[Jean-Louis Cadeillan]

Bonsoir,

chaque personne peut maintenant etre assigné une fois par semaine à une tache pendant 2h sur les plages horaires ci dessous sans se chauvaucher.
11h - 13h
13h - 15h
15h - 17h

Je ne comprends pas. Dans ton exemple, un employé (Amd) est assigné 3 fois 2 h le 04/06/24. Or les trois plages sont contiguës : 11-13 puis 13-15 puis 15-17. N'est-ce pas exactement équivalent à une plage de travail de 11 à 17 ?
Ou bien cela veut dire qu'il n'a pas de tâche spécifique de 11 à 13 et de 15 à 17, mais qu'il en a une de 13 à 15 ?
Je vois aussi que c'est le même employé qui a les trois plages de deux heures alors que tu dis qu'il est « assigné une fois par semaine à une tache pendant 2h » ? ?
Si tu peux m'éclairer…
Cordialement,
Jean-Louis

[Whistlepro]

Merci pour ton retour,

Biensur je peux expliqué, dsl de ne pas avoir été assez clair.

(Amd 11h-13h) n'est pas un prénom mais une tache assigné pendant 2h à une personne (Accord Maintenance Direct)

C'est cette fameuse tache qui ne peut etre qu'une fois par semaine et qui ne peux pas se chevaucher pour chaque personne. Sachant que se sont les personnes qui communique leur envie de jour et horaire d'amd au manager qui tranche ensuite sur l'organisation.

L'amd est comprise dans le temps de travail. Dans l'exemple Daniela, Rachid et Ambre utilisent leur Amd le même jour mais ils ne se chauvauchent pas donc c'est bien ok.

Actuellement la diffusion du planning se resume à 5 fois l'exemple que vous avez, 1 feuille par jour de la semaine.

En évolution on pourrait penser à une feuille à remplir qui résume les 5jours par exemple et qui incrémente les datas pour les stats. Ça eviterai de tout devoir retaper et faire une feuille pour chaque jour à la main.

[jeanmi2403]

Bonjour,

chaque personne peut-etre assigné

et

les personnes demandent à la suite

J'y vois une contradiction.
Il nous faudrait un descriptif plus précis de l'organisation à réaliser, et éventuellement la liste des tâches à affecter.
De plus, combien de tâches par jour, tout le monde est-il compétent pour toutes les tâches ?
Pour finir, les zones avec des cellules liées ne permettent pas une manipulation facile avec des formules où des macros...
Cordialement,

[Whistlepro]

Bonjour,

Merci pour le retour, des que je serai en vacances je vais essayer d'avancer et de publier.

Sur la contradiction je vais clarifier :

La tache Adm dure 2h emet est choisi par les personnes elle-même, une fois par semaine.

Tandis que la tache qu'on va appeler X qui elle est a la journée et non choisi est assignée à une personne par jour qui se retrouve identifié en ayant sa cellule en orange. C'est comme ça que la personne sait qu'elle doit le faire. La tache X est sur tous les jours de la semaine et est censé tourner a peut pret equitablement entre tous.

[Whistlepro]

Rebonjour,

J'ai avancé sur la base du tableau,

Pour plus de facilité j'ai remplacé 'adm' par SO et la tache X par RDV

J'ai crée un test de liste déroulante avec plusieurs choix.

Le but ici est vu que se sont des datas fixes elles pourront plus facilement être exploités en tableau et statistiques.

J'aimerai qu'on puisse savoir pour chaque personne, par exemple :
Lise / Octobre / 2024 | Total 2x 8h-16h45 | 3x 12h - 20h etc

[yclik]

Bonjour
une proposition
le comptage se faisant dans des feuilles par mois
il suffira de copier les feuille et changer le N° du mois en A1 de la feuille du mois

Test planning modif comptage.ods

[jeanmi2403]

Bonjour,
Juste un détail sur ton dernier tableau, apparemment tu as rentré la liste de validité dans toutes les cellules.
Il est plus commode de mettre cette liste dans une zone nommée, dans une autre feuille (j'utilise une feuille "Paramètres"), et d'utiliser cette plage de données nommée dans les listes de validité.
Cela permet de corriger/faire évoluer la liste en répercutant partout les modifications.

Pour un suivi statistique et une mémorisation à long terme, j'utiliserais plutôt le module Base....
A plus,

[Whistlepro]

Merci pour vos retours,

Je vais regarder ça, pour le module BASE je ne connais pas du tout mais je regarderai des tutorial.

Concernant la tableau j'ai tenté une case de vérification de donnée mais je rencontre un soucis.

J'aimerais savoir pour un jour si au moins une personne est affecté avec RDV, j'ai donc utilisé une formule du type:
=SI(ESTERREUR(CHERCHE("RDV";B2:K2));"NON";"OK") ---> ici quand je sélectionne une plage de cellule soit B2:k2 le résultat est NON bien que la cellule C2 contienne bien "RDV".

=SI(ESTERREUR(CHERCHE("RDV";C3));"NON";"OK") ---> ici la même formule sur une seule cellule le résultat est OK.

Une idée de mon erreur ? Merci d'avance.

Je cherche également une formule afin de savoir le nombre de "SO" sur un jour donnée soit sur la plage de cellule B2:K2

Merci bcp, ça avance.

Concernant la feuille pour la liste tu as raison je vais regarder ça, ça serai surement mieux oui.

[Whistlepro]

Bonjour
une proposition
le comptage se faisant dans des feuilles par mois
il suffira de copier les feuille et changer le N° du mois en A1 de la feuille du mois
Test planning modif comptage.ods

Super merci beaucoup ! C'est ce type là oui, surtout qu'ensuite je pense qu'on peux faire un petit croisé dynamique ensuite grâce au résultat.
Sur le comptage j'essaye de comprendre comment s'en servir, je vois le numéro "10" mais je ne comprends pas quoi copier

Par contre le point compliqué si je puis dire c'est que les valeurs :
08h - 16h45 / 08h - 16h45 RDV / 08h - 16h45 SO 11h - 13H / 08h - 16h45 SO 13h - 15h
Ce sont en fait des variantes de 08h - 16h45 donc si elle pouvait être regroupé. Je vais y réfléchir.

Concernant les horaires d'ailleurs pour continuer, j'aimerai pouvoir savoir sur par exemple le mois combien de fois une personne à fait tel ou tel horaire le vendredi. Le but serai d'avoir une statistique des horaires par jour de la semaine.

Je ne sais pas si je suis vraiment clair je vais essayer de clarifier au plus quand j'avancerai, mais si je dois expliquer le but ça serai de savoir et répartir les horaires entre toute l'équipe, car certain se plaignent de faire plus souvent 13h - 21h00 et 12h - 20h00 les vendredi alors que les horaires les plus apprécié sont celles du matin. Le fait d'avoir les statistiques permettrait d’apprécier et de pouvoir juger ce ressenti si je puis dire et re répartir ensuite en fonction des vrais datas.

Merci beaucoup

[yclik]

Re

Ce sont en fait des variantes de 08h - 16h45 donc si elle pouvait être regroupé

tester avec cette formule sur la feuille octobre
à recopier vers le bas

Code : Tout sélectionner

=SOMMEPROD((MOIS($Feuille1.$A$2:$A$332)=$A$1)*(GAUCHE($Feuille1.$B$2:$B$332;11)=$A2))

et pour les autre colonnes changer les plages $B$2:$B$332 en $C$2:$C$332, ....

[Whistlepro]

Bonsoir,

Re
tester avec cette formule sur la feuille octobre

Code : Tout sélectionner

=SOMMEPROD((MOIS($Feuille1.$A$2:$A$332)=$A$1)*(GAUCHE($Feuille1.$B$2:$B$332;11)=$A2))

Merci ça fonctionne très bien , je la garde dans le chapeau pour peut être plus tard car au final j'ai trouvé plus simple de garder le découpage afin d'obtenir facilement les stats.


MAJ du tableau :

*Pour nos essais, j'ai rempli les données du mois de novembre.
*J'ai rajouté un compteur de SO et de RDV à coté de chaque journée, il sert de vérificateur afin de voir facilement si on a oublié d'assigner quelqu'un à la journée pour les rdv et aussi de voir facilement combien de personne sont en SO le même jour.

*J'ai également changé la liste de sélection comme conseillé afin qu'elle se source sur une plage de cellule.

*J'ai rajouté une feuille afin d'avoir un suivi plus faciles des demandes d'horaires pour le SO.

Le restant :
*Il manque une stat importante, celle de connaitre pour chaque personne par exemple pour le mois, combien de fois elle a commencé à tel ou tel heure le vendredi. Afin de pouvoir comparer les membres du service sur la journée du vendredi. Si je prend l'exemple de la feuille stat novembre on a dans les cellules A27:A31 le nombre total de l'horaire sur le mois. Il faudrai trouver un moyen de pouvoir avoir le même type de comptage mais pour les vendredi du mois. Si j'ai réussi à me faire comprendre je l'espère.

*Ensuite concernant la fameuse feuille Stat Novembre 2024, forcément il y aura ensuite Stat Décembre 2024 puis le changement d'année Stat Janvier 2025 etc
Question, peut-on imaginer plus tard une macro qui crée la feuille "Stat Xmois Xannée" Automatiquement ?
Question, comment va réagir le tableau au changement d'année, car dans la feuille Stat on mets juste le mois et non l'année, avec le fil du temps qui passe comment va-t-il faire la différence. Y a t-il un moyen de fiabilisé ce point la ?

*Peut on imaginer un feuille de stat à l'année qui reprendrai les mêmes stats mais annuel ?

Je suis encore en train de réfléchir à ce qui pourrait être améliorer et je suis ouvert à vos idées.

Merci beaucoup déjà de m'avoir aider, je vous assure que c'est vraiment une vrai révolution, j'ai présenté un brouillon du tableau et l'accueil a été super positif sur le fait de s'en servir quand il sera terminé plutôt que l'ancien système, voilà je tenais à vous le dire.

Très bonne soirée à vous ,

WP

[yclik]

Bonjour

combien de fois elle a commencé à tel ou tel heure le vendredi

il y aura ensuite Stat Décembre 2024 puis le changement d'année Stat Janvier 2025 etc

la formule ci dessius en B2 perlet d'avoir uniquement le vendredi pour le mois de la cellule A1 ou est saisi la date du 1er jour du mois souhaité

Code : Tout sélectionner

=SOMMEPROD((MOIS($'Base Planing Annuel'.$A$2:$A$332)=MOIS($A$1))*(JOURSEM('Base Planing Annuel'.$A$2:$A$12)=5)*($'Base Planing Annuel'.$B$2:$B$332=$A2))

feuille de stat à l'année qui reprendrai les mêmes stats mais annuel

Code : Tout sélectionner

=SOMMEPROD((ANNEE($'Base Planing Annuel'.$A$2:$A$332)=2024)*($'Base Planing Annuel'.$B$2:$B$332=$A2))

peut-on imaginer plus tard une macro qui crée la feuille "Stat Xmois Xannée" Automatiquement ?

pour cete question poster dans la section macro avec le classeur finalisé.

[Whistlepro]

Bonjour [...]

Salut à tous,

Merci beaucoup pour ta réponse, je vais essayer ça.

Je tiens à préciser que j'ai bien compris que suivant ce que je demande je dois découper mes sujets afin que les recherches pour les autres utilisateurs puissent se faire. Donc en ce qui concerne ce tableau de planning il commence à ressembler à ce que j'imaginais donc je ne demanderai ici seulement ce qui a attrait aux formules dont on a déjà parler : )

Merci et bonne journée

[yclik]

Bonjour
En attendant un post sur demande éventuelle de macro,

Voir ce classeur pour illustrer ce qu'il pourrait être fait avec une macro de recopie d’une feuille modèle en 1ere feuille vers une nouvelle feuille en dernière position d'onglet.
feuille

bouton sur la feuille "Base Planning annuelle"

[Oukcha]

Bonjour,

Dernière visite le : 02 nov. 2024 17:43

Vous avez lu semble t-il les réponses qui vous ont été faites sans y donner de suite.
N'ayant plus de nouvelle, on peut en déduire que le problème est résolu ou ne se reproduit plus.

Merci de baliser par vous-même la prochaine fois.

Un remerciement fait aussi plaisir aux bénévoles qui vous ont consacré de leur temps.
La politesse fait également partie de la philosophie du logiciel libre.

En cas d'erreur, contactez l'équipe de modération pour la réouverture du fil.