[Résolu] création d'un outil de gestion d'archives

[papimichou]

Bonjour
J'arrive sur le forum, car je souhaite gérer des archives communales sur un programme informatique.
Je suis documentaliste 15ans de vie professionnelle, archiviste 5 ans et service informatique 5 ans (côté test de logiciel de gestion documentaire et ensuite maintenance informatique).
Aujourd'hui retraité, élu municipal je me suis proposé afin de gérer le fond documentaire de la mairie. travail fait par la secrétaire..... quand on sait qu'elle n'est avec nous que 20 h. par semaine....... vous imaginez.

quand j'ai débuté il y avait 50 boîtes, aujourd'hui ce sont 170 boites existantes et encore certainement une trentaine à venir car documents encore dans des cartons couverts de poussière.

le document le plus ancien date du premier empire, le plus récent d'il y a 1 mois. Dans la quantité il y en a de très confidentiels (dossiers médicaux et autres........).

J'ai commencé à chercher sur internet voir s'il y avait quelque chose d'exploitable ..... pour l'instant rien trouvé. Donc je pense en créer un par moi même mais ce sera une première...... Je compte sur vous pour m'aider de A à Z.

Merci d'avance

Michel COYARD (Papimichou)

[micmac]

Bonjour et bienvenue,

Si les volontaires bénévoles peuvent faire quelque chose pour vous, ils le feront avec plaisir.

Vaste programme. Vous avez probablement une piste pour réaliser ce projet ? une base de données ?
En étant un peu plus explicite, vous pourrez trouver ici les conseils ou l'aide que vous cherchez.
La documentation officielle, les tutoriels maison et l'outil Recherche du forum peuvent vous être très utiles.

[jeanmimi]

Bonjour,
Il y a un sujet qui ressemble à ce que vous voulez faire ici :
viewtopic.php?t=59810
Il faut utiliser le module Base de données.
Pour construire cette base, je suggère de partir des données qui seront recherchées pour arriver au document, car cela donnera une idée assez précise des données à entrer et comment les organiser.

[Dude]

Salut,

gérer le fond documentaire de la mairie

Je t'invite à te rapprocher de ton Conseil départemental qui a en charge l'archivage pour les collectivités.
Elle pourra te fournir des infos sur les logiciels libres à utiliser mais surtout les contraintes inhérentes à ces opérations.

[rollmops]

Bonjour Michel COYARD (Papimichou),

Dans la quantité il y en a de très confidentiels (dossiers médicaux et autres........).

Comment est-il possible que des archives municipales contiennent des données médicales ?
Le traitement de ce type d'information est soumis à déclaration CNIL.

Il faut utiliser le module Base de données.

Certes mais sans enregistrer les documents dans la base et en privilégiant des liens vers les fichiers.

[Jurassic Pork]

Hello,
il y a une question qui me turlupine :
Tu comptes gérer les documents et les numériser si besoin ou bien l'endroit où ils se trouvent ? Je ne sais pas combien il y a de documents et combien de pages cela représente mais la numérisation risque de représenter un boulot énorme. Si il y a besoin de numérisation que comptes tu utiliser ? une imprimante scanner ? un scanner de documents ? et si c'est les documents qu'on gère, il ne faudra pas les mettre dans la base mais dans des répertoires hiérarchisés et dans la base il y aura les liens vers les fichiers comme l'indiquait rollmops.
Ami calmant, J.P

[Bidouille]

Dernière visite : 04 janv. 2024 15:57

Bonjour,

Vous avez lu les réponses apportées sans daigner y donner une suite.
N'ayant plus de nouvelle, on peut en déduire que le problème est résolu ou ne se reproduit plus.
Merci de baliser par vous-même la prochaine fois.

Un remerciement fait aussi plaisir aux bénévoles qui vous ont consacré de leur temps.
La courtoisie fait également partie de la philosophie du logiciel libre.
En cas d'erreur, veuillez lire ce sujet pour une éventuelle réouverture de votre question :
ftopic52748-reouverture-de-question-fermee.html