Création d'un formulaire SAV

[kifgrafik]

Bonjour à tous,
Merci à tous ceux qui pourront m'aider et me donner la méthode pour bien commencer.
J'ai besoin de me faciliter la vie et celle de mes collègues au boulot, pour gérer la prise en charge des retours produits défectueux que nous avons vendus. Pour expliquer la situation, je travaille dans une boutique de matériel électronique, TV, informatique, petit électroménager. Jusqu'à maintenant, nous gérions avec un cahier-formulaire 3 feuillets. J'aimerai pouvoir le remplacer par un formulaire informatisé.
Quand le client nous rapporte un produit qui semble défectueux, nous devons le prendre en charge. Nous créons donc une feuille SAV en 3 exemplaires : Client, Magasin, et Produit. Nous renvoyons le produit en station technique si défaut constaté, et rappelons le client dès le retour. Je voudrais faire en sorte que je n'ai qu'à remplir le formulaire tel qu'il sera imprimé, puis pouvoir enregistrer chaque prise en charge SAV sous un numéro unique, imprimé lui aussi.(mais toujours sur 1 seul et unique fichier ! et pourquoi pas une possibilité d'exporter juste 1 prise en charge en PDF ) Et pouvoir éventuellement après présenter toutes les informations saisies sous forme d'un tableur, pour ajouter des notifications puis "finaliser" l'opération au retour de la station technique, et faire plus facilement le point sur ce qui est terminé ou pas.
Ma grande question est : comment faire ? Je pense aux champs de publipostage que j'ai eu l'occasion de voir à l'école, mais ça reste très flou... Mon formulaire est visuellement prêt, (doc Word), qu'est ce que je fais après ?! Comment j'intègre un "N° de dossier SAV" unique (incrément de +1 à chaque)
Comment faire en sorte que je n'ai qu'à remplir le formulaire tel qu'il sera imprimé pour le client ?
Comment exporter les données dans un tableur en temps réel et y rajouter des notes.

[jeanmimi]

Bonjour,
Puisque tu décris les fonctionnalités d'une base de données, pourquoi ne pas utiliser Base plutôt que Calc ?
Quant à ta question :

Mon formulaire est visuellement prêt, (doc Word), qu'est ce que je fais après ?

Il faut plutôt l'inverser par : mes tables sont prêtes, qu'est ce que je fais après ?
car tu décris un document de sortie et non pas un document de saisie.

[Piaf]

Bonjour
Bandeau du Forum

Forum francophone de support pour Apache OpenOffice, LibreOffice et dérivés de OpenOffice.org

Mon formulaire est visuellement prêt, (doc Word)

quelque chose a du m'échapper ?
A+

[jeanmimi]

quelque chose a du m'échapper ?

Une confusion sans doute entre Frigidaire et "réfrigérateur" ?

[kifgrafik]

Bonjour
Bandeau du Forum

Forum francophone de support pour Apache OpenOffice, LibreOffice et dérivés de OpenOffice.org

Mon formulaire est visuellement prêt, (doc Word)

quelque chose a du m'échapper ?
A+

Je veux dire par là, comme jeanmimi l'a compris, que le fichier de mon formulaire, destiné à être imprimé en 3 exemplaires, est conçu bêtement au format texte, auquel je pense intégrer des champs de publipostage.
Je suis donc en train de créer la base de donnée, mais je commence déjà à rencontrer des problèmes. Et une question fondamentale se pose pour moi : une fois que tout sera créé parfaitement, de quelle manière mes collègues auront à saisir les informations : depuis le tableur, qui génèrera après le doc de sortie, ou pourront-ils le faire directement depuis le doc de sortie, qui enregistrera ensuite les nouvelles saisies dans le tableur. (Je préfèrerai cette dernière solution)
De plus, je tiens à faire figurer sur le doc de sortie un numéro unique (incrément de +1 à chaque fois) en commençant par 618000 par exemple, ainsi que la date du jour automatiquement.

[jeanmimi]

Comment faire en sorte que je n'ai qu'à remplir le formulaire tel qu'il sera imprimé pour le client ?

À te lire, je pense que tu ne souhaites pas que toutes les données entrées dans le formulaire apparaissent sur les 3 documents.
Il y a deux solutions proposées dans le forum : celle que tu connais bien par le publipostage avec fusion des champs de la lettre-type avec l'enregistrement sélectionné, et celle qui consiste à créer un Rapport (qui ressemblera à ton formulaire de sortie actuel, puisque c'est un document texte) en récupérant les données que tu veux y voir apparaitre.

Comment j'intègre un "N° de dossier SAV" unique (incrément de +1 à chaque)

C'est automatique dans Base.

[Piaf]

Bonjour
Je ne pense pas que le format .txt et le format .doc soit la même chose.
Ceci dit: Essaye de mettre en ligne ce à quoi doit ressembler ton formulaire de saisie. Writer peut créer un formulaire qui permet d'alimenter une base de données. Mais, il y a toujours un mais, le document est mono utilisateur, c'est à dire qu'une seule personne à la fois peut y accéder
Pour le numéro d'incrément, et la date ça ne devrait pas poser de problème.
La saisie peut être envisagée directement à partir d'un formulaire base et la sortie imprimée à partir d'un rapport.

Ajout : Toujours à la bourre

A+

[kifgrafik]

Bonjour,
Puisque tu décris les fonctionnalités d'une base de données, pourquoi ne pas utiliser Base plutôt que Calc ?
Quant à ta question :
Il faut plutôt l'inverser par : mes tables sont prêtes, qu'est ce que je fais après ?
car tu décris un document de sortie et non pas un document de saisie.

OK, alors j'ai regardé un peu plus en détail en créant mes tables avec l'assistant, très bien foutu. Mais :
1) toujours pas trouvé comment afficher un numéro de dossier avec incrément de 1.
A ce propos, je veux qu'il apparaisse à l'impression sur les 3 volets (ou 2, vu que l'exemplaire magasin doit être enregistré, pas besoin de l'imprimer, gaspillage...)
2) Comment faire en sorte que mes collègues puissent saisir sur le doc de sortie plutôt que sur le tableur, enregistrer sur 1 seul & même fichier pour tous les dossiers SAV ( et non 1 fichier par dossier) puis imprimer directement en 2 exemplaires, marqués "exemplaire client", et "exemplaire produit". (et éventuellement possibilité d'exporter en PDF pour envoi par mail)

Je joins un exemple grossier de ce que je veux faire au format odt. Je vais aussi essayer la méthode du rapport, c'est peut être la solution. Je reviens vers vous dès que besoin, super ce forum.

[kifgrafik]

et celle qui consiste à créer un Rapport (qui ressemblera à ton formulaire de sortie actuel, puisque c'est un document texte) en récupérant les données que tu veux y voir apparaitre.

J'ai regardé un peu pour le rapport, mais il me sort mes données des tables sur mon doc de sortie sous forme de tableau, c'est pas du tout ce que je veux.
Je dois pouvoir avoir une totale liberté sur l'emplacement de mes zones à saisir.
J'ai plus ou moins bien réussi jusqu'à maintenant avec les champs de publipostage, me reste plus qu'à fignoler la partie graphique de mon document de sortie, mais pour l'instant je suis obligé de saisir les nouvelles données depuis le tableur et non sur le doc de sortie comme je voudrais, et 2 : toujours pas trouvé l'incrémentation !!! Aaargh...

[kifgrafik]

Bon, ou bien je suis con, ou bien je m'y prends mal...
J'ai beau chercher, je ne comprends pas comment je peux faire apparaitre un N° de prise en charge SAV généré automatiquement sans avoir à le saisir sur le document de sortie, en commençant par 618800, 618801, 618802, etc.... J'ai essayé d'insérer un "n° de page", impossible, J'ai beau créer un doc sous calc, j'obtiens bien une colonne avec ma liste de numéros qui se suivent, mais qu'est ce que j'en fais maintenant ?...Comment l'intégrer et le mettre en lien avec toutes les autres informations à saisir ? J'ai l'impression d'être obligé de créer 2 bases de données différentes pour y arriver.
Ci joint, ce à quoi j'arrive à peu près. Le formulaire correspond à ce que je veux voir imprimé, avec un numéro unique de prise en charge SAV généré automatiquement, ainsi que la date du jour de création de la fiche. Et pouvoir saisir les infos directement depuis ce formulaire, pour ensuite retrouver tout ça sous forme de tableau.

[Piaf]

Bonsoir

Un petit exemple avec Base et un rapport. A mettre au point éventuellement.
Le même genre façon publipostage :

RapportavecPret.odt

Il faut que la base soit enregistrée.
A+

[jeanmimi]

J'ai beau chercher, je ne comprends pas comment je peux faire apparaitre un N° de prise en charge SAV généré automatiquement sans avoir à le saisir sur le document de sortie, en commençant par 618800, 618801, 618802, etc....

Comme je te le disais plus haut :

C'est automatique dans Base.

et ça a fait l'objet d'un fil de messages ici :
http://user.services.openoffice.org/fr/ ... 00#p144013

[kifgrafik]

Alors là, chapeau ! C'est exactement le type de formulaire que je souhaite obtenir, vous m'avez grandement éclairé sur la manière de procéder, la hiérarchie et liens entre les tables, je comprends mieux le jargon utilisé.
Un détail me pose problème, je cherche encore en vain : comment faire en sorte que dans le champ "Marque", je puisse aussi bien venir choisir une marque dans une liste déroulante (comme c'est le cas) mais aussi pouvoir saisir une marque qui n'y serait pas. (de sorte qu'elle se rajoute automatiquement dans cette liste lors des prochaines saisies.)

[Piaf]

Bonsoir

Regarde l'utilisation des boîtes combinées. L'inconvénient est de bien faire attention à ne pas taper la même entrée avec des orthographes différentes. Je pense que la solution la plus fiable quand une entrée n'existe pas dans la liste déroulante est d'aller l'ajouter dans la table sous-jacente.
A+

[kifgrafik]

Bonsoir

Regarde l'utilisation des boîtes combinées. L'inconvénient est de bien faire attention à ne pas taper la même entrée avec des orthographes différentes. Je pense que la solution la plus fiable quand une entrée n'existe pas dans la liste déroulante est d'aller l'ajouter dans la table sous-jacente.
A+

Bonsoir,
OK je vais voir ça pour les boites combinées, sinon effectivement je pensais la même chose, autant aller l'ajouter dans sa propre table. En fait, je crois que je vais simplement remplacer le type de cellule de "zone de liste" en "zone de texte", je devrais taper à chaque fois la marque, mais ça va, c'est pas des noms très longs à taper et je n'ai pas spécialement besoin de faire de statistiques ou autre par la suite, c'est simplement pour m'éviter des tonnes de cahiers SAV papier qui s'empilent, avoir tout sur un support informatique, c'est plus pro, et plus propre aussi...Et plus besoin de rechercher des dossiers égarés, parce que dans le SAV ça arrive souvent, surtout quand le personnel tourne régulièrement. Le pire, c'est que l'enseigne pour laquelle je travaille nous propose ce genre de formulaire informatisé, mais uniquement sur l'Intranet, accessible depuis 1 seul poste, donc autant dire inutile pour moi puisque je n'ai jamais le temps d'être dans ce bureau.
Dernier point : est-il possible de lui faire imprimer 2 exemplaires du formulaire, l'un marqué "Client" et l'autre "Produit". Après ça et une belle mise en page, mon formulaire devrait être parfait !
Merci encore pour tous vos conseils !

[kifgrafik]

Bonsoir,
J'avoue être complètement largué malgré les assistants, mais je suis pas loin du but... Je n'arrive pas à faire en sorte que quand je viens choisir un fournisseur (dans le formulaire), il m'affiche automatiquement l'adresse et le n° de tel. J'y arrive mais je suis obligé de choisir moi même parmi des listes déroulantes (ah ça je sais faire maintenant !) je dois bloquer la possibilité d'écrire dans cette zone, et qu'il trouve tout seul grâce au fournisseur que j'aurais choisi. Help...

[Piaf]

Bonsoir

quand je viens choisir un fournisseur (dans le formulaire), il m'affiche automatiquement l'adresse et le n° de tel

Explique moi où tu fais référence à un fournisseur avant ce message ? Pour ce qui est de l'impression en deux exemplaires avec un destinataire différent, c'est peut être possible par macro, mais à mon avis la solution est d'imprimer le Rapport en deux exemplaires et d'y apposer un tampon Client ou Magasin.
A+

[jeanmimi]

mais à mon avis la solution est d'imprimer le Rapport en deux exemplaires

Je suis complètement d'accord, car un formulaire est un document de saisie alors que le rapport est un document de sortie.

[kifgrafik]

Bonjour, et merci pour vos réponses. Pour ce qui est d'afficher automatiquement l'adresse du fournisseur quand je viens choisir le nom dans une liste déroulante, je n'en avais pas parlé, c'est un nouveau truc que je veux intégrer, je vous explique le but : cette information n'est pas destinée à être imprimée (ça j'ai vu comment on faisait), et le formulaire est destiné à être modifié en cours de dossier par celui qui gère les envois/le suivi, et ne servent que d'information pour les autres qui auraient besoin de consulter une fiche, l'état en cours, cocher "intervention terminée telle date", "produit restitué au client telle date". Et comme selon le produit ou le fournisseur, la procédure SAV n'est pas la même, ceux qui rempliront la fiche au client ne la connaisse pas, c'est celui qui gère les envois qui viendra l'indiquer plus tard dans le même formulaire, je veux qu'il ait juste à choisir le nom pour que l'adresse et le contact fournisseur apparaissent. Si un dossier SAV est trop long (le client se pointe, il veut savoir où ça en est !) on a juste à revenir sur la fiche SAV pour savoir chez qui le produit est parti, pour ensuite pouvoir appeler le service concerné. Compliqué et simple à la fois. A ce sujet, je me demande maintenant comment faire en sorte que l'ordinateur me rappelle automatiquement quand un dossier n'a pas été validé "produit restitué au client" depuis plus de 3 semaines par exemple.

[Piaf]

Bonjour
Regarde si ça te convient pour les fournisseurs.

comment faire en sorte que l'ordinateur me rappelle automatiquement quand un dossier n'a pas été validé "produit restitué au client" depuis plus de 3 semaines par exemple.

C'est faisable mais par macro.
A+