[Calc] Fichier production spectacles

[Pithecanthropux]

Bonjour,
Il y'a bien longtemps que j'avais lancé ce sujet, pour un fichier de production d'un groupe amateur...
Les choses ont évoluées depuis, j'ai continué de le peaufiner au sein d'une petite association qui produit plusieurs spectacles professionnels, avec différents types d'interlocuteurs, et sans finances suffisantes pour acheter des logiciels dédiés.

Je le propose à la communauté, si quelqu'un souhaite me faire des propositions d'améliorations.

Je le détaille un peu :

D'abord les différents interlocuteurs sont :
. 2 permanents administratifs dans l'asso, qui s'échangent le travail en fonction des urgences et des présences de chacun.
. Plusieurs artistes, pour plusieurs spectacles
. Les spectacles ont initialement leur propre association de production, qui est parfois utilisée lorsque le montant de vente n'est pas suffisamment élevé pour payer décemment les artistes (nous sommes assujettis TVA).
. Nous pratiquons également le portage salariale, c'est à dire que nous ne gérons pas toute la chaine pour certains spectacle, quelqu'un d'autre s'en charge, dans ce cas, il nous envoie toutes les infos pour que nous n'ayons qu'à assumer les déclarations administratives et légales. Ici nos interlocuteurs sont des chargés de diffusion (action de gérer les grandes lignes des négociations) et chargés de production (rassemblent un max d'info)
. Nous avons plusieurs clients qui sont les lieux de spectacles.

Le fichier est constitué de 9 feuilles
. ARCHIVES Il s'agit des archives des dates passées car nous souhaitons en conserver la trace. Elles sont classées de la plus récente à la plus ancienne.
. PLANNING : C'est le coeur du fichier. Toutes les infos y sont renseignées, un événement pour chaque ligne. Nous nous y retrouvons en interne, mais nous ne pouvons pas l'utiliser pour communiquer avec les interlocuteurs (beaucoup trop de colonnes).
. CODES COULEURS : Ici, c'est un récapitulatif de toutes les mises en formes importantes (formats de dates, codes couleurs etc ...)
. COORDONNÉES : Cette feuille nous permet de recenser l'ensemble des informations administratives que nous devons utiliser pour nos déclarations (n° d'objet de chaque spectacle et coordonnées administratives du personnel qui le compose).
. N° CLIENTS : Cette feuille est utilisée par ma collègue pour les facturations, mais nos feuilles de facturations ne sont pas dans ce fichier.
. Planning>Export Lorsque nous voulons éditer une feuille de route pour les artistes, afin qu'il aient les infos clef en main, nous copions la ligne du PLANNING portant sur l'événement dans cette feuille de transition.
. EXPORT FICHE ROUTE : Les infos copiées dans la feuille de transition précédente sont automatiquement reportées dans cette feuille que l'on a plus qu'à exporter et transmettre.
. Planning<Import : Elle sert à importer une fiche de renseignements pour créer un événement, et le transforme en ligne à insérer dans le planning (en copiant le contenu des cellules et non pas les formules). C'est le procédé inverse que pour l'Export de Fiche de Routes.
. IMPORT FICHE INFO : Lorsque l'on créé un événement, on le saisie dans cette feuille, visuellement plus sympa que dans le planning, et se transforme en ligne donc dans la feuille précédente. Cette feuille, on la transmet également à nos collaborateurs (chargés de diffusion et/ou prod), lorsqu'ils nous transmettent un nouvel événement on n'a plus qu'à copier-coller à la place de cette feuille.


Voilà, tout ça est bien rudimentaire, mais c'est le processus le moins couteux et le moins risqué que l'on a trouvé.

Avis aux intéressés, aux critiques etc ... ! Je reste dans le coin si l'explication n'est pas suffisamment claire.