- Paragraphe A :
- Travailler au format natif ODF
- Ouverture et modification d'un fichier Microsoft (.doc, etc.)
- Éviter les paragraphes vides et utiliser les Styles personnalisés
- Paragraphe B : Sauvegarde des documents
- Paragraphe C : Gestion des Images insérées
A. Utilisation de programmes différentsVocabulaire a écrit : AOO est le nom abrégé de Apache OpenOffice.
LibO est le nom abrégé de LibreOffice.
ODF est le format des fichiers des logiciels libres,
- il comprend les extensions des noms de fichiers (le point et les 3 lettres qui suivent le nom d'un fichier)
.odt pour le Traitement de texte Writer,
.ods pour le Tableur Calc
.odp pour les Présentations Impress
- Les deux programmes Word (Microsoft) et Writer (AOO ou LibO) sont différents,
comme le sont Excel (Microsoft) et Calc (AOO ou LibO)
entre autres différences immédiates : Styles de Page, Styles de Caractères distincts, Navigateur, Numérotation automatique etc.
et surtout leur format : un fichier ODF est formé de plusieurs fichiers encapsulés comme un zip.
Il n'a jamais été dit que la compatibilité d'OpenOffice(.org) ou LibreOffice avec les produits Microsoft était à 100% :
cela veut simplement dire que Writer, de format ODF, parvient à lire plus ou moins bien les formats propriétaires dont les codes sources ne sont pas publics.
Même les essais de Microsoft pour supporter l' ODF (dans le sens de supporter un format et non pas supporter l'OM !
)
ne sont que des tentatives non exploitables actuellement : voir viewtopic.php?p=90224#p90224
- Il est toujours recommandé de travailler avec le format natif d'une application plutôt que de travailler avec d'autres formats :
- travailler une image avec .psp si vous utilisez photoshop ;
- .ods si vous utilisez Calc (AOO ou LibO) ;
- texte ODF (.odt) si vous utilisez Writer (AOO ou LibO),
- Ce n'est qu'à la fin du travail d'élaboration que l'on peut Enregistrer sous un autre type de format pour le transmettre
par exemple :- sauvegarder une image photoshop (.psp) en .png ;
- un tableur Calc (.ods) en .xls pour Excel avec le type Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls) ;
- un fichier texte Writer (.odt) en .doc pour être lu par Word, avec le type Microsoft Word 97/2000/XP (.doc) de préférence ;
La conversion ne sera jamais parfaite, sinon on ne parlerait pas de compatibilité mais de clonage de programme !
- Pour Exporter à la fin de travail en plusieurs formats différents, voir Diffusion de documents en format PDF et MS-Office avec
l'extension Multidiff
l'extension MultiSave - Pour convertir de nombreux documents Microsoft Office 2007 (le nouveau format Open XML, .docx, .xlsx et .pptx) odf-converter-integrator est un outil pratique pour ouvrir ces fichiers. La conversion est d'excellente qualité et disponible pour les plateformes Linux ou Windows. Convertisseur odf-converter-integrator
- Il est toujours recommandé de travailler avec le format natif d'une application plutôt que de travailler avec d'autres formats :
- Ouverture et modification d'un document au format Microsoft, par exemple d'un fichier .doc (ou .xls) par OpenOffice.org ou LibreOffice.
Le document .doc (ou .xls), une fois ouvert par AOO ou LibO, il faut impérativement- l'Enregistrer sous immédiatement au format natif soit .odt (ou .ods),
- le fermer (par sa croix de fermeture).
- Puis ouvrir le document .odt (ou .ods) correspondant qui a été créé,
s'il doit être modifié et travaillé.
- Ne pas utiliser des paragraphes vides qui sont traités différemment par Word
mais utilisez systématiquement des Styles personnalisés de paragraphe avec les Espacements "Au-dessus" et "En dessous" des Propriétés des Paragraphes > Onglet Retraits et espacement.[url=https://forum.openoffice.org/fr/forum/viewtopic.php?p=211367#p211367]Supprimer les paragraphes vides[/url] a écrit :- Pourquoi éviter d'utiliser les paragraphes vides ?
- Le traitement des paragraphes vides lors de la conversion d'un document d'OOo Writer en un document Microsoft Word (et inversement), par l'Enregistrer sous avec le type Microsoft Word 97/2000/XP (.doc) (*.doc) provoque souvent une modification de la mise en page.
Par exemple : Writer .odt en 2 pages > Word .doc en 3 pages
Parfois, la suppression de un ou deux paragraphes vides (y compris en bas d'une cellule d'un Tableau) corrige la modification et la pagination originale se retrouve à l'identique. - L'utilisation systématique de la touche Entrée pour créer un espacement entre deux paragraphes n'indique pas la maîtrise d'un Traitement de texte et reste du ressort de la machine à écrire un peu comme l'utilisation de plusieurs Tabulations successives pour placer un texte sans utiliser les Tableaux sans bordures.
- Le traitement des paragraphes vides lors de la conversion d'un document d'OOo Writer en un document Microsoft Word (et inversement), par l'Enregistrer sous avec le type Microsoft Word 97/2000/XP (.doc) (*.doc) provoque souvent une modification de la mise en page.
B. Comment éviter que ses documents soient corrompus si possible
1. Un document lu dans un autre format ( ouverture d'un fichier MS Word (.doc) par OO Writer par exemple)
doit être Enregistré sous immédiatement dans le format natif ( ici en .odt) sur le disque dur (DD).
et réouvert dans AOO ou LibO s'il doit être modifié et travaillé.
Ce n'est qu'une fois le document finalisé (et enregistré sur le DD) qu'il pourra être converti et transmis (par courriel, clé USB etc.)
2. Suivre les conseils répétés dans ce forum, Sauvegarde en cours de travail :
- Pour éviter des pertes du document en raison de micro-coupure ou d'erreurs diverses,
pratiquez régulièrement l'Enregistrement sous incrémenté
Menu : Fichier > Enregistrer sous (Ctrl+Maj+S) en incrémentant le nom du fichier : Nom1, Nom2, Nom3 etc.
ce qui permet de revenir (éventuellement) à une version précédente tout en créant des sauvegardes que vous supprimerez en fin de travail.
La taille des disques durs actuels permet cet usage.
L'excellente extension d'Alain de la Chaume vous permet de faire cette manipulation simplement :
1. Enregistrer sous un nom le fichier en cours dans le répertoire que vous voulez, ce peut être le Bureau ou un dossier de travail nouvellement créé.
2. Quand vous avez réalisé une partie de travail à votre convenance, cliquez simplement sur le Bouton spécifique de l'extension.
Le fichier est sauvegardé dans un dossier zzSauveIncr qui se trouve au même endroit que le premier Enregistrer sous, Bureau ou dossier de travail.
Et vous continuez de travailler sur le document en cours.
Répétez ce geste à chaque avancement important du travail, ce qui ne vous empêche pas d'Enregistrer simplement le fichier en cours d'élaboration.
Lien vers le sujet : Sauvegarde avec incrémentation - Enregistrement automatique
le réglage suivant vous évitera des soucis de fichiers corrompus irrécupérables.
Menu : Outils > Options ... > Chargement/enregistrement > Général :Cochez : Toujours créer une copie de sauvegarde.
Les fichiers sauvegardés se trouvent dans le dossier backup du dossier personnel (Profil) (*).
Vous trouverez le chemin exact par ces mêmes options :- Menu : Outils > Options ... > OpenOffice > Chemins > Sauvegardes
ou Menu : Outils > Options ... > LibreOffice > Chemins > Sauvegardes
- ...\OpenOffice.org\3\user\backup
...\LibreOffice\3\user\backup ou sous Linux pour 3.5.x ~/.config/libreoffice/3/user/backup
- Travaillez et enregistrez toujours sur le disque dur
et jamais directement sur une clé USB
C'est la corollaire de l'enregistrement automatique : une clé USB présente une fiabilité toujours incertaine malgré leur qualité et leur taille grandissantes.
Un retrait "à chaud" de la clé USB sans passer par la procédure Retirer le périphérique en toute sécurité peut provoquer une perte irrémédiable des fichiers.
Une clé USB doit être utilisée comme un outil de transport de fichiers, et non comme une sauvegarde : une fois le fichier enregistré sur le Disque dur et fermé , vous pouvez le copier sur votre clé USB. - Sauvegarde de son meilleur Profil ou Dossier personnel de AOO.
La Purge du profil est souvent recommandée comme panacée des dysfonctionnements qui surviennent soudainement.
On peut bien sûr rechercher la cause du dysfonctionnement, ce qui est préférable dans la logique, mais souvent impossible à trouver pour les non spécialistes ou demande trop de temps et d'énergie.
A titre préventif, la sauvegarde du dernier profil sain est un moyen de restaurer sans trop de travail un profil que l'on est obligé de purger :
il suffit de le copier à son emplacement (en écrasant le fichier existant ou en ayant changé le nom de l'ancien).
(*) Liens relatifs aux Profils et à leur restauration :
Purger le profil sous Linux
Purger le profil sous Mac
Purge du profil sous MS-Windows sept 7
Purger le profil sous Vista
Purger le profil sous XP
Un outil muti-plateforme est désormais disponible : Purge du profil avec l'outil dédié
Restauration partielle du Profil
C. Insertion d'images
Si vous insérez des photos directement issues de votre appareil photo, vous risquez des corruptions provoquant la perte des données textes (sauf réglages très spécifiques) ; les risques sont moindres en utilisant les images issues du Web, car elles sont généralement transformées pour être adaptées à l'écran et pèsent donc moins.
- Avant d'insérer des images, déterminez l'utilisation finale du document :
- lecture uniquement sur écran d'ordinateur (# de 72 à 96 ppp = pixels par pouce ou dpi en anglais) ;
- impression sur jet d'encre (minimum : 150 ppp, bonne qualité # 300 ppp) ;
- impression laser de qualité déterminée (> 300 ppp) ;
- impression professionnelle d'édition (Affiche, Livre, Brochure d'Art) (< 1400 ppp),
Une photo sortie d'un reflex numérique peut peser 1,6 Mo et la même image de 60 Ko conviendra pour la lecture écran. - Utilisez un logiciel de traitement d'image afin de définir la Résolution de l'image (The Gimp, Inkscape et les +22 autres du libre puis Corel Paint Shop Pro, Photoshop etc.)
Profitez pour y redéfinir les dimensions (hauteur, largeur), ce qui vous évitera d'être obligé de Rogner l'image une fois celle-ci insérée.
Rappel : Une image numérique est caractérisée par :- sa taille exprimée en points de base = pixels de base ;
ses dimensions réelles ( exprimées en cm ou en pouces) ;
sa résolution en ppp ;
- sa taille exprimée en points de base = pixels de base ;
- Modifiez la mémoire affectée au cache graphique de AOO dans le cas de nombreuses images,
Menu : Outils > Options > OpenOffice > Mémoire vive - Méthode d'insertion des images sous forme de lien :
Afin de contourner la diminution de la résolution des images, il est possible d'insérer seulement des liens lors de l'insertion en cochant la case (non cochée par défaut) :les images apparaîtront à l'écran mais ne figureront que comme lien dans le document (valable également pour Impress) ce qui permet d'éviter des fichiers instables en raison de leur taille monstrueuse.
Si vous devez transmettre le document, placez une copie des images en modifiant leur nom (pour éviter les caractères spéciaux ou les espaces) dans un même dossier puis réalisez-y votre travail.
Pour en savoir plus lire le message Partie C Cela nécessite une certaine méthode de travail que vous deviez ou non transmettre le document
du sujet Insertion de nombreuses images.
- Images et texte :
Pour une insertion courante, une facilité de mise en page et une stabilité dans les conversions, il est préférable de placer l'image dans un tableau Writer (dont on enlèvera les Bordures) avec en Ancrage : Comme caractère
Pour des images comportant une légende, il est possible d'utiliser la commande Légende du menu contextuel (clic droit sur l'objet)
Tutoriel : [Writer] Ajout de légendes et de Références s'y rapportant - Utilisation de l'extension [Writer] Compression des images
[Writer] Compression des images
Ajout : - 18/01/2013 Nouvelle extension remarquable à utiliser !
et toujours préférer les images liées lorsqu'il y a trop d'images à insérer.
- Pourquoi éviter d'utiliser les paragraphes vides ?
sauf si vous l'avez protégé, heureusement.
Pour tester avec Word 2010 ou 2013 si vous le possédez, quittez AOO ou LibO avant d'ouvrir le .doc.