[Base] Fichier élèves pour école de danse

[cindyatelier]

Bonjour à tous,

après avoir écumé le forum, et ne trouvant pas exactement ce que je cherche ou en ne comprenant pas tout à fait la marche à suivre je me lance en ouvrant ce post.

Je suis professeur et directrice d'une école de danse, et je souhaite créer un outil pour la gestion de ma clientèle, de leur inscriptions dans les différents cours, ainsi que le détails du règlement financier des cours.

Il me faudrait lister tous mes élèves avec leurs informations personnelles (nom;prénom; date de naissance ; age ; mail ; tel ; responsable légal ; adresse ) ; pouvoir spécifier si ils sont inscrits pour l'année en cours, et garder une liste des anciens élèves ; inscrire chaque élève dans les différents cours que je propose (possibilité de faire un ou plusieurs cours) ; leur appliquer un tarif de prestations en fonction du nombre de cours dans lesquels ils sont inscrits; pouvoir appliquer des remises individuelles ; enregistrer leur règlement (possibilité chèque ou espèces) ; marquer si ils sont à jour des différentes pièces à fournir (fiche d'inscription; certificat médical ; attestation de responsabilité civile) ; lister les impayés ; lister les participants à chaque cours ; avoir la possibilité d'envoyer des mails groupés à tous les élèves d'un cours ou d'une journée de cours ou à tous les élèves. voici en gros le projet

Donc j'ai commencé à faire une ébauche en suivant le mode d'emploi débutant et les conseils du Forum :
J'ai créé une table T_ELEVE ainsi qu'un formulaire pour faciliter la saisie
( première question : pourquoi faut il une date d'échéance, je l'ai fait mais ne comprend pas pourquoi et ce que cela signifie )
J'ai aussi un table T_COMPTA et T_TYPES_OP comme dans le modèle ainsi qu'un formulaire FORM_T_COMPTA.
J'ai lié les trois tables entre elles pour ne pas avoir a remplir la référence de l'élève, et pour avoir une liste de choix dans le formulaire compta pour choisir le type d’opération comptable.
( deuxième question : j'ai mis également une zone liste a côté de la ref client pour choisir par le nom l'élève concerné mais ayant des plusieurs élèves qui portent le même nom, je souhaiterais insérer une deuxième zone de liste qui me permettrait de choisir entre les différents prénoms associés à ce nom et sélectionner le bon élève, et là je n'y arrive pas du tout ).
Voilà où j 'en suis...

Je compte aussi faire une table avec mes différents cours, et une table avec les différents tarifs possible aussi mais je ne sais pas comment il faudra que je les lie pour pouvoir réaliser tout ce que j'ai énoncé précédemment.

Je me dis que ça doit pas être si fou que ça à réaliser mais en même temps en écrivant ce post je me dis que c'est quand même un gros boulot...
Merci beaucoup de me lire et de m'apporter votre aide si vous le pouvez/souhaitez
Ps : je précise que je suis complètement novice et que je comprend pas grand chose aux termes informatiques

à trés vite j'espère
Cindy

[Bidouille]

Titre modifié et corrigé : merci d'y veiller par vous-même la prochaine fois.

Donc j'ai commencé à faire une ébauche

Et pourquoi ne pas joindre ce document ?
Les bénévoles qui vous répondent auront ainsi matière à travailler.

[cindyatelier]

ok merci pour le titre, je pensais avoir bien fait désolée

Comme conseillé ci-dessus voici ma base

base de donnée atelier 20182019.odb

Merci

[jeanmimi]

Bonjour,
Une solution avec la concaténation Nom Prénom dans la Zone de liste.

[cindyatelier]

Bonsoir,
Merci Jeanmimi!!
J'ai bien réussi la concaténation j'ai même réussi grâce à d'autre poste à comprendre comment ne reporter que le nom dans le champs une fois la sélection faite (je l'ai mis en place dans mes formulaires ELEVES_SAISON_EN_COURS ).

Par contre comment fais-tu pour remplacer le champs par la zone de liste ? j'arrive seulement à le remplir en plaçant la zone liste à côté ou en-dessous

J'ai malgré tout avancé sur ma base et fait toutes les tables (je pense ) qui pourraient me servir dans les fonctions que je souhaite mettre en place avec cet outil.
J'ai notamment crée une table qui listera les élèves inscrits sur la saison en cours. Ainsi la T_ELEVES regroupera tous les élèves qui ont été inscrit dans l'école, et T_ELEVES_SAISON_EN_COURS qui regroupera ceux inscrits pour la saison est détaillant également les cours dans lesquels ils sont inscrits ainsi que le tarifs qu'ils doivent payer pour cette année.
J'ai ensuite créé un Formulaire pour remplir cette Table.

Par contre à présent, je bloque à nouveau je souhaiterais qu'une fois le nom choisis dans ma zone liste les autres champs que sont "prénom" "date de naissance" "ref eleves (=id_eleves de la T_ELEVES)" et "mail" se remplissent automatiquement en fonction de ce qu'il y a déjà enregistré dans T_ELEVES.
J'ai beau chercher sur le Forum et fais des essais (cf FORM_T_ELEVES_SAISON_EN_COURS et FORM_BIS_T_ELEVES_SAISON_EN_COURS): je ne trouve pas la solution

Autre question : J'ai pensé à deux formulaires différents pour le remplissage de T_ELEVES et T_ELEVES_SAISON_EN_COURS, mais serait-il possible d'en créer un seul qui me permettrait de remplir simultanément ces deux Tables sachant que certain champs sont identiques mais d'autres ne sont présents que dans l'une ou l'autre de ces Tables.

Merci de votre aide.
Et si vous avez des solutions supplémentaires qui pourrait convenir à mon projet je suis preneuse

Cindy

TEST base de donnée atelier 20182019.odb

[jeanmimi]

Par contre comment fais-tu pour remplacer le champs par la zone de liste ? j'arrive seulement à le remplir en plaçant la zone liste à côté ou en-dessous

Il faut passer le formulaire en Mode Édition/Modification, puis clic sur le contrôle à modifier (apparition des poignées vertes) et clic droit : Remplacer par ... Zone de liste

Ainsi la T_ELEVES regroupera tous les élèves qui ont été inscrit dans l'école, et T_ELEVES_SAISON_EN_COURS qui regroupera ceux inscrits pour la saison

Le tri des données selon un critère se fait dans une requête.

Critère de sélection dans une requête.png

qui regroupera ceux inscrits pour la saison est détaillant également les cours dans lesquels ils sont inscrits ainsi que le tarifs qu'ils doivent payer pour cette année.

Je n'ai pas vu la Table qui permet de saisir ces informations. Il faut donc la développer.
Les Tables n'ayant qu'un ID de format TEXTE ne sont pas souhaitables dans Base, car elles obligent de stocker des textes redondants.

[cindyatelier]

Bonjour,

Il faut passer le formulaire en Mode Édition/Modification, puis clic sur le contrôle à modifier (apparition des poignées vertes) et clic droit : Remplacer par ... Zone de liste

C'est bien là mon problème la possibilité "remplacer par" ne s'affiche pas quand je fais clic droit ... je comprend pas pourquoi, j'ai également essayé sur la version de la base que tu m'a renvoyé ça ne marche pas non plus

Le tri des données selon un critère se fait dans une requête.

Super merci ! ca fonctionne, j'essaierai de reproduire ça dans une nouvelle requête

qui regroupera ceux inscrits pour la saison est détaillant également les cours dans lesquels ils sont inscrits ainsi que le tarifs qu'ils doivent payer pour cette année.

Je n'ai pas vu la Table qui permet de saisir ces informations. Il faut donc la développer.

J'ai une table T_Tarif, et un T_Cours pourtant, et ces différents champs apparaissent aussi dans la T_ELEVES_SAISON_EN_COURS.
Ducoup, il vaudrait mieux que je modifie ma T_ELEVES en ajoutant des colonnes concernant les cours choisis, les tarifs ect, ... ; supprimer ma T_ELEVES_SAISON_EN_COURS et faire le tri des infos que je veux voire apparaître dans mes différentes listes par des requêtes, c'est ca ?

Les Tables n'ayant qu'un ID de format TEXTE ne sont pas souhaitables dans Base, car elles obligent de stocker des textes redondants.

ok je vais modifier

Merci beaucoup

[jeanmimi]

C'est bien là mon problème la possibilité "remplacer par" ne s'affiche pas quand je fais clic droit ... je comprend pas pourquoi, j'ai également essayé sur la version de la base que tu m'a renvoyé ça ne marche pas non plus

Voilà l'écran que tu devrais avoir :

Remplacer un contrôle Texte par Zone de liste.png

ces différents champs apparaissent aussi dans la T_ELEVES_SAISON_EN_COURS

Je n'avais pas regardé comment cette Table était faite.
Je me demandais si tu ne devrais pas créer une Table des Saisons : 201-2019, 2019-2020 etc ... pour que cette information soit stockée sous forme d'ID dans la Table (à créer) des inscriptions.

On ne saisit pas non plus cours1, cours2, cours3 etc dans une Table, amis on fait la relation avec une Table qui va enregistrer les détails des cours pour un élève.

Plusieurs cours pour un élève.png

[cindyatelier]

Jeanmimi : regardes : tu vois ça ne s'affiche pas ...

imp ecran form Oo.png

Je vois une différence entre ta capture et la mienne, c'est que les poignées vertes chez moi encadre aussi le nom du champs alors que toi cela n'encadre que la zone du champs, tu comprends pourquoi ? et comment y remédier ?

Je n'avais pas regardé comment cette Table était faite.
Je me demandais si tu ne devrais pas créer une Table des Saisons : 201-2019, 2019-2020 etc ... pour que cette information soit stockée sous forme d'ID dans la Table (à créer) des inscriptions.

ok , par contre dans cette Table inscription je mets quels champs ? ID_INSCRIPTION , ID_SAISON, ID_ELEVE, ID_DETAIL_COURS et je la lie à T_ELEVES , T_SAISON, T_ELEVE, T_DETAIL_COURS ?

On ne saisit pas non plus cours1, cours2, cours3 etc dans une Table, amis on fait la relation avec une Table qui va enregistrer les détails des cours pour un élève.

ok c'est donc ensuite dans une requête que je verrais apparaître tout le détail des différents cours auxquels chaque élève participe, c'est bien ça ?
Je crois que je commence à comprendre , enfin j'espère

Désolée avec toutes ces questions qui doivent être surement du BAba pour vous mais ce n'est pas du tout mon rayon!!! je suis plus calée en pirouette et entrechats lol!
Merci en tout cas et vraiment Jeanmimi t'assures grave (j'ai vu très souvent ton nom apparaître sur les autres posts : tu es un sauveteur/soutien/formateur haute catégorie )

[tintin]

Bonjour,

En réponse à votre première observation :
Clic droit sur le formulaire FORM_T_COMPTA > Modifier.
Vous avez accès au formulaire en mode modification > Sélectionnez le champ Type opération.
Les poignées vertes se positionnent par défaut autour de l'ensemble titre+champ > CTRL+Clic pour ne sélectionner que le champ > Clic droit > Remplacer par ...

cindyatelier.gif

[jeanmimi]

par contre dans cette Table inscription je mets quels champs ?

Tu peux regarder dans cette version : j'ai créé la Table pour les inscriptions (deux champs sont nécessaires : ID_INSCRIPTION et ID_ELEVE), ainsi que le formulaire (formulaire principal et sous-formulaire).
J'ai entré quelques données.
J'ai créé une requête pour voir le résultat des saisies.

[cindyatelier]

YOUHOOUUUUUUUUU!!!!

Merci Tintin, je me disais aussi que c'était bizarre !?! Je suis vraiment nulle en fait

Jeanmimi : merci je regarde ça et je te dis

[cindyatelier]

La requête marche très bien, effectivement c'est plus judicieux, par contre pour une question de lisibilité, peut on avoir dans cette requête juste une fois le nom de l'élève qui s'affiche au lieu de la répétition du nom pour chaque ligne de cours choisis ?
Peut-on créer une vue du genre :
- Lili Si
- date de naissance : 20/07/1990
- mail : fisi@xxxxx.com
- participe à : - cours A
- cours B
- cours C
- ...

Pas d'adresse courriel en clair

c'était une fausse adresse mais je prendrais ce format la prochaine fois

[jeanmimi]

Peut-on créer une vue du genre :
- Lili Si
- date de naissance : 20/07/1990
- mail : fisi@xxxxx.com
- participe à : - cours A
- cours B
- cours C

A ma connaissance, pas dans la Requête, mais c'est possible dans un Rapport comme celui que j'ai créé.

[cindyatelier]

Sans titre.png

Je la trouve où cette extension ?

[Piaf]

Bonjour

Je la trouve où cette extension ?

https://forum.openoffice.org/fr/forum/v ... =18&t=7576
A+

[cindyatelier]

Merci Piaf

Par contre ils me disent sur Open Office que cette version est ancienne et risque de mal fonctionner avec ma version de Oo , de plus j'ai une alerte au moment du téléchargement qui me dit que ce type de fichier risque d'endommager mon ordinateur : je l'enregistre quand même

[jeanmimi]

Je la trouve où cette extension ?

Avec mes excuses, j'avais oublié que le créateur de Rapport n'est pas intégré dans AOO.

[cindyatelier]

Ducoup apres quelques investigations je me demande si il ne vaudrait pas mieux que je passe à libre office plutôt qu'open office
Le travail entamé ne sera pas perdu ? Je pourrait transférer ma base sur libre office ?

[tintin]

Oracle Report Builder 1.2.1 fonctionne sur AOO 4.1.5

Capture d’écran 2018-07-20 à 19.50.53.png

[cindyatelier]

Ok mais je trouve pas cette version, moi quand je vais sur Apache par le biais de ma fenêtre gestion des extensions ou par une recherche internet je trouve la version antérieure

[tintin]

A cette adresse laisser passer 5 secondes pour laisser commencer le téléchargement

Ajout : ou télécharger ici et Comment installer une extension .

[cindyatelier]

C'est bien l'adresse que j'avais trouvé aussi et la version que j'ai essayé de télècharger et regardes dans le bandeau ce qu'ils disent :

Sans titre2.png

et quand je voulais télécharger le message d'alerte sur les risques de dommage pour mon ordi s'affichait

Du coup, j'ai téléchargé libre office et ça marche

Merci jeanmimi le rapport fonctionne bien. Je l'ai refait vite fait avec les champs id eleves, nom, prénom, et date de naissance et en les groupant, vu que j'ai des frateries pour bien distinguer qui fait quoi. Reste plus qu'à trouver une jolie mise en forme

Je continue mon élaboration .... suite au prochain épisode.

Je joins une nouvelle copie de ma base avec toutes les modifs apportées.

Test2base de donnée atelier 20182019.odb

[jeanmimi]

Beau travail.
Pour compléter, il faudrait sans doute créer une Table pour les saisons, et ajouter un champ ID_SAISON dans la Table T_INSCRIPTIONS.
Dans l'idéal aussi, il faudrait créer une Table T_PROFESSEURS pour ne saisir que l'ID dans la Table T_COURS plutôt que plusieurs fois le même Nom de professeur. En cas de changement de Professeur, un jour ou l'autre, cela facilitera l'historique.

[cindyatelier]

Merci

Pour la table saison et professeur, je vais les faire oui.
Et pour ne plus en oublier, ou éviter de devoir remodifier les structures des tables / relations / requêtes / rapports que je créais, j'ai aujourd'hui fait une pose dans la création de ma base , pour réfléchir plus précisément à sa conception, j'ai donc commencé à lister toutes les fonctions / listes que je voulais obtenir grâce à [Base]. Ainsi je pourrais identifier tous.tes les rapports / requêtes / relations / tables que je dois créer. Et ainsi me faire une espèce de plan d'architecture ou de schéma de construction pour créer l'outil sur [BASE] le plus adapté à mes besoins.
Ca paraît comme une évidence , on ne se lance pas dans un projet sans connaître les objectifs finaux , mais en ne connaissant pas du tout le fonctionnement de [BASE] , c'était difficile de se projeter précisément...
C'est une liste manuscrite (je ne tape aussi vite que ce que j'écris ) mais si ça intéresse quelqu'un j'essaierai de prendre le temps de la retranscrire ici ( elle est assez longue et détaillée ).
Je pourrais également poster mon schéma prévu de construction une fois qu il sera terminé, si jamais...

[cindyatelier]

Bonjour à tous,

Dans une liste d'élèves participant à un cours de danse(que je vais créer grâce à une requête et un rapport), je souhaiterais détailler si cet élève pratique les pointes ou non.
J'ai une Table élèves, une Table saison, une Table détails des cours, dois je créer aussi une table Pointe avec seulement les champs oui et non ?
Car je ne souhaite pas stocker cette info dans la table élèves (un élève ne fait par forcément des pointes tous les ans) et tous les élèves d'un même cours ne font pas forcément des pointes donc je ne pense pas non plus pouvoir mettre ce champs dans ma table Details des cours .

Ou sinon vu que j'ai aussi une table inscription je rajoute un champs boolean "pratique des pointes : oui/non" ?

Merci de votre réponse

[jeanmimi]

Lorsqu'il s'agit d'un champ d'une Table avec les valeurs oui/non, il suffit de le définir en BOOLEAN (ou booléen). Le contrôle du formulaire sera de Type Case à cocher.

[Piaf]

Bonsoir
Pas compris ta table inscriptions.
Je pense que la table devrait contenir une référence aux cours et une aux élèves, en relation avec la table cours et élèves.
Une date d'inscription serait peut-être utile ainsi que ton champ pointes.
Un élève peut s'inscrire à plusieurs cours, et un cours a plusieurs élèves. Les données pourraient être saisies soit à partir du formulaire élève soit du formulaire cours.
A+

[cindyatelier]

Bonjour,
Apres de nombreuses heures de travail, d'essais et de recherche sur le forum,voici ma base quasiment terminée.

TEST4base de donnée atelier 20182019sauv14bis.odb

Piaf : J'ai fait cette table inscription sur les conseils de Jeanmimi, elle répertorie juste le fait qu'un élève s'inscrive pour telle ou telle saison. La table Details_Cours répertorie les différents Cours choisis lors de cette inscription. Ce fonctionnement me convient.

Pour Finaliser ma Base, quelques dernières questions :

- Q1 : Dans mon formulaire "FORMINSCRIPTION", j'ai un sous formulaire DETAILSTARIF qui ne s'ouvre que lorsque la case "saison en cours d'enregistrement" du sous formulaire HISTORIQUE INSCRIPTION est validé et le curseur positionné sur la ligne (je l'ai créé ainsi pour éviter les doubles/erreurs de saisies et ne pas modifier les saisons précédentes ).
Dans ce sous formulaire DETAILSTARIF je souhaiterais que le fait de choisir la périodicité (trimestriel,annuel,...) me réduise le choix des tarifs proposés pour l'instant je n'y arrive pas. Lors de mes différents essais soit les deux colonnes sont indépendantes l'une de l'autre, soit vu que j'ai plusieurs forfaits/tarifs trimestriels, apparaît dans la liste périodicité x fois le nombre de périodicité associé à un tarif. Je ne trouve pas la solution

-Q2 : J'ai crée une Table et un Formulaire Costume qui répertorie toutes les Chorégraphies et Costumes par Saison, j'ai permis l'association de chaque chorégraphie à un cours pour éviter de saisir un par un les élèves de chaque chorégraphie (cf mon formulaire inscription où mon sous formulaire "détails des cours 2" sélectionne par défaut la participation à la choré car ils sont plus nombreux à participer que l'inverse). Le fonctionnement me satisfait.
Cependant, il arrive qu'il y ai des chorégraphies supplémentaires qui ne concernent pas tous les élèves d'un cours , ou qu'un costume soit différent(exemple pour les garçons) pour une chorégraphie de cours, j'ai donc créé une table associés qui répertorie les chorégraphies supplémentaires où cette fois j'associe chaque élève un à un et les chorégraphies de cours que je traite comme une chorégraphie supplémentaire si le costume est différent que j'associe également à un élève (cf mon formulaire "SAISIE COSTUME").
J'ai ensuite créé deux requêtes dans le but d'établir un rapport qui établirait la liste des costumes pour un élève.
Mon soucis est que je n'arrive pas à réunir les deux requêtes (EleveCostumeCours et EleveCostumeSuppl), BASE me dit notament que les id_chorés existent déjà dans l'autre requète, j'ai essayé ensuite essayé de créer une seule requête ÉlèveCostume à partir de relations entre les différentes Tables concernés mais j'ai fait chou blanc, enfin j'ai essayé aussi une solution que j'ai trouvé sur le Forum avec " UNION ALL ", mais lorsque j'essaie de créer la requête BASE me dit en gros que ce n'est pas une fonction SELECT et que les requêtes doivent avoir une fonction SELECT
PLEASE HELP ME !!!!!!!

-Q3 : Comment insérer une case "total des montants" (calcul automatique) des Costumes Choré Cours et Chorés Supplémentaire de chaque élèves dans mon Fichier Inscription (soit une case qui serait sous les sous formulaire concernant le Spectacle, soit reporté directement dans une ligne de mon sous formulaire DETAIL-TARIF dans le champs "montant libre" quand le tarif costume est enregistré dans une des lignes (là je pense que mon ambition est trop grande mais on peut rêver )?
(je précise que j'ai ajouté ce champs "montant libre" car le montant total des costumes notamment est souvent différent pour chaque élève car tous ne font pas les même cours)

Q4 : Comment importer en une seule fois dans ma Table ELEVE, les élèves déjà inscrits que je stockais jusqu'à présent dans un fichier excel? (les infos des élèves hein! pas les élèves eux-même )
J'ai essayé avec un copier coller tout simple en selectionnant une colonne (uniquement les données) mais ca ne marche pas, BASE ne me propose pas la possibilité de coller une colonne entière.

J'attend avec espoir vos lumières

Merci beaucoup.

Cindy

[jeanmimi]

Q2 : J'arrive à faire fonctionner une Requête avec ces relations, sauf que j'ai une Table orpheline car je n'ai pas trouvé à quoi la relier.

Relations.png

Q4 : Le copier/coller fonctionne habituellement très bien.
Quelques précautions à prendre dans le fichier Tableur d'origine : chaque colonne doit avoir un en-tête qui servira de nom de champ dans la Table créée dans Base, ces noms d'en-tête doivent éviter les espaces et les caractères accentués car mal interprétés par le code SQL de création de la Table.