Créer des étiquettes sophistiquées

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Créer des étiquettes sophistiquées

Messagepar Papayes » 22 Août 2013 16:13

Bonjour,
Jean-Yves LUCCA alias papayes a écrit:Ce tutoriel est sous licence GNU F.D.L. (Licence de Documentation Libre GNU)
en français : http://cesarx.free.fr/gfdlf.html, officiel : http://www.gnu.org/licenses/licenses.html#GPL
Vous êtes libre de le reproduire, le recopier, le réutiliser, l'améliorer, le modifier, le distribuer à condition de lui attribuer les mêmes libertés et de citer son origine : ForumOpenOffice
. Réalisé avec AOO 4.0.0 et WIN 8

:!: Attention :
Pour créer de simples étiquettes, utilisez les procédures décrites dans LE tutoriel toujours indispensable pour comprendre le publipostage entre Calc, Base et Writer avec AOO,
même s'il date de la version OOo 2.0 ! Publipostage avec Calc.

Le présent tutoriel reprend les mêmes principes en les appliquant à une méthode plus spécifique.

Objectif :
Présenter une des nombreuses méthodes pour confectionner vos cartes d’adhérents, vos cartes d’invitation, etc. dans une planche d’étiquettes sophistiquées que vous pouvez imprimer sur une feuille A4 de n’importe quel support.

Méthode :
  1. La méthode utilisée consiste à réaliser une première étiquette-type sous forme d'un cadre.
    Le format choisi est celui d'une Carte bancaire, mais cette méthode peut être adaptée pour réaliser des planches avec des formats différents.
    Une fois la maquette créée du point de vue graphique (fond de la carte, typographie), les différents éléments variables (Nom, adresse, etc.) seront glissées sur ce cadre grâce à la fonction F4.
    Ce cadre sera dupliqué autant de fois que nécessaire, quand sa maquette sera entièrement satisfaisante.

    Le document type est créé à l'aide d'un Cadre ;
    Menu : Insertion > Cadre... Les cadres sont d'une utilisation très souple.
    Pour toute information complémentaire sur les Cadres, lire le Tutoriel : Tout sur les cadres.

  2. S'agissant d'une initiation, le tutoriel propose la création de la liste des adhérents sous forme d'un Classeur de AOO avec le module calc,
    de sa transformation en base de données,
    tout en indiquant la possibilité d'utiliser un fichier Calc .ods ou une Base de données .odb déjà existante.

Vocabulaire : Étiquettes est le terme générique qui recouvre les Cartes d’adhérents, Cartons d’invitation, Cartes de visites, Cartes commerciales, etc.

Champs : Les champs servent à contenir les données variables d’un document, telles que la date active, le nombre total de pages du document ou ici le contenu d’une liste de Noms, d’Adresses, etc.
Affichage des champs a écrit:
  1. L'affichage des champs dans AOO Writer se fait avec une Trame de fond d'un vilain gris sale,
    Améliorez de suite cet effet visuel par
    Menu : Outils > Options... > OpenOffice > Affichage >
    par la liste déroulante en face de Trame de fond des champs, choisir Jaune 1
    Apparence des champs.png
    L'amélioration des effets visuels est traitée dans tous les Tutoriels d’installation du forum, Conseils et réglages, partie 2 .

  2. L'affichage des champs se fait de 2 manières, l'une excluant l'autre car la commande est "à bascule".
    Menu : Affichage > Nom des champs > ou Ctrl + F9 (ou cmd⌘ + F9 pour MacOsX)
    Nom des champs.png
    Nom des champs.png (14.74 Kio) Consulté 16653 fois
    Par défaut, l'affichage se fait avec le contenu du champ par exemple le champ Numéro de page affichera son contenu 2
    tandis que l'affichage avec Noms du champ donnera Numéro de page en toutes lettres.


Publipostage : est le terme générique recouvrant la méthode pour créer un document Writer
qui comportera dans des « champs », les différentes données variables,
  • la création d’une lettre type destinée à plusieurs destinataires,
  • la création d’enveloppes
  • la création d'étiquettes de différents formats
    étant les différentes facettes de ses possibilités.

Une Fusion permet à un document (le Traitement de texte Writer) de profiter des informations d’un autre document (une base de données) et
de générer autant de documents qu’il y a d’informations différentes.
    Fusion.png

Plan du tutoriel

  1. Création de l’image de fond dans ce présent message,
  2. Conception de l'esquisse du cadre type sur un document texte Writer Allez au message
  3. Création du fichier Adhérents avec le Classeur Calc Allez au message
  4. Création du fichier Base de données Adhérents à partir du fichier Calc
    ou Utilisation d'une Base de données existanteAllez au message
  5. Insertion des Champs de données dans le cadre type Allez au message
  6. Création des planches d'étiquettes
    A. Cas d'un petit nombre d'étiquettes de 2 à 10 au maximum à réaliser,
    B. Création de nombreuses étiquettes (plusieurs pages à créer). Allez au message
  7. Fusion Allez au message

I. Création de l’image de fond;
Ce tutoriel, ne parlant pas de la création d'une image et de son traitement, rappelle simplement quelques notions à respecter.

Il est plus aisé de travailler avec une image que vous insérez en tant qu'image de fond.
Un cadre permet justement d'insérer une image en arrière plan, ce qui n'est pas réalisable avec une seule cellule d'un tableau.

Avant de commencer le travail d'élaboration du document Writer, créez votre image qui devra se trouver en arrière-plan de vos étiquettes.
    Ce qui n'empêche pas de rajouter, en premier plan, une autre image plus petite,
    mais dans ce cas, vous l'insérerez seulement en fin d'élaboration de la maquette.
Vous pouvez utiliser une image de la Gallery, une composition Draw, une image avec une Transparence plus ou moins élevée,
une photographie traitée avec "The gimp", etc.
Deux impératifs :
  • un choix qui doit préserver la lisibilité du texte qui figurera en premier plan,
  • une image enregistrée en .png insérée comme lien pour éviter toute surcharge pondéral du document final,

      Insérer une image Lien.png
    dans la cas d'une image en premier plan
L'insertion d'une image en arrière plan du cadre est traité dans le message suivant.

Créez un Nouveau dossier sur votre Bureau ( ou ailleurs) en le nommant par exemple Création
dans lequel vous placerez tous vos fichiers créés à l'occasion.
MonArrièrePlan.zip
Exemple d'image d'arrière-plan .png à dezipper
(77.21 Kio) Téléchargé 142 fois

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II. Création d'une esquisse dans Writer

Messagepar Papayes » 22 Août 2013 17:53

Créer des étiquettes sophistiquées

II. Conception de l'esquisse sur un Nouveau document du Traitement de texte Writer

Toute création d'étiquettes sophistiquées dans leur forme graphique, répond à un cahier de charge minimum qu'il faut établir avant de se lancer dans la réalisation.

  1. Dimension de la carte impliquant le nombre d'étiquettes par page,
  2. Création du cadre dans cette page
  3. Création d'une esquisse
    - Titre de la carte et ses attributs : Police existante dans le système utilisé, casse, taille, etc.
    - Création du style de paragraphe Association
    - Formatage et Styles personnalisés des autres éléments de la carte.
  4. Positionnement des éléments au 1/10e de mm

A. Dimension de la carte impliquant le nombre d'étiquettes par page
    Le format d’une carte bancaire est de 86x54 mm.
    Dans une page A4, en tenant compte des marges minima exigées par votre imprimante,
    cela permet de placer 2 cartes dans la largeur et 5 cartes en hauteur.
    Menu : Format > Page...
    Onglet Page : La page créé a ici le format A4 Portrait,
    Marges gauche et droite 1,50cm
    Marges haut et bas : 1,05cm
    Style de page_PageFormat.png
    Ni En-tête ni Pied de page.


B. Création du cadre dans cette page
Menu : Insertion > Cadre...
  1. Onglet Type :
    Cadre Type.png
    Tapez les dimensions désirées : Largeur : 8,60cm (1)
    Hauteur : 5,40cm (2)
    Ancrer : pour une fois A la page (3)

  2. Onglet Options :
    Protéger la Taille.png
    Cochez de suite Protéger : Taille
  3. Onglet Bordures : aucune
  4. Onglet Arrière-plan
    CadreImageArrièreplan.png

    Comme : Choisir par la liste déroulante Image (1)
    Fichier : Bouton Parcourir (2) pour retrouver votre fichier-image .png que vous avez créé à l'occasion.
    Une fois sélectionné et chargé, cliquez sur Lier (3)
    Type : Remplissage (4)
    Validez vos réglages par le Bouton OK (5)

Si vous utilisez l'image exemple MonArrièrePlan.png, voici le haut de la page que vous devez obtenir.
    cadre créépng.png
Cliquez de suite à côté et faites Ctrl + Entrée pour obtenir une nouvelle page pour faire vos essais.


C. Création d'une esquisse
    Copiez ce cadre et collez-le en page 2.
    Collage d'un cadre sur une autre page a écrit:Sélection du cadre par clic sur son bord, puis Copier ou Ctrl + C
    Allez en page 2 et collez par Ctrl + V
    Pour désélectionner le cadre : le + simple : Touche Echap ou clic ailleurs.
    Pour y écrire, clic dans le cadre.


    Enregistrez sous
    Menu : Fichier > Enregistrer sous votre travail par exemple Esquisse1
    et faites votre première sauvegarde incrémentée Sauvegarde avec incrémentation automatique.

Nous utiliserons systématiquement les styles de paragraphe personnalisés afin d'éviter les paragraphes vides
et obtenir un positionnement au dixième de mm.
Une esquisse préalable.png
Créer l'esquisse a écrit:1. Tapez le Titre de la Carte, Association les Amis de AOO formatez comme vous l'entendez puis créez votre Style personnalisé de paragraphe.
Exemple des attributs de l'exemple a écrit: Avec le bandeau latéral Propriétés
PropriétésParagrapheAssociation.png
Police : Brodway ; Taille : 12 pts
Alignement : Centré
Espacement : Au dessus : 0,50cm ; En-dessous : 0,10cm
Création rapide d'un style de paragraphe a écrit: Style et formatage (le Styliste) ouvert : Première icône Styles de paragraphe >
Créer le style Association.png
Glisser-déposer dans le Styliste la sélection du paragraphe (le point d'insertion suffit),
Nommez le Style à créer :
Créer un style2.png
Tapez par exemple Association et validez par OK

2. Tapez le Sous-titre Carte d'adhérent , formatez et créez le Style de paragraphe Association2
3. Tapez l'Année, 2014 formatez et créez le Style de paragraphe Année
4. Tapez les données que vous désirez afficher par adhérent :
    Prénom espace NOM puis maj+Entrée pour aller à la ligne simple,
    Adresse1 Entrée comme fin de paragraphe
    Adresse2 Entrée comme fin de paragraphe
    CodePostal espace Ville Entrée comme fin de paragraphe
Formatez et créez le style de paragraphe Information et appliquez-le à ces entrées.
5. Tapez espace 123, formatez avec l'alignement à droite et créez le Style de paragraphe Numéro


D. Positionnement au 1/10e de mm des différents éléments du texte
    L'avantage de créer des styles personnalisés de paragraphe est de pouvoir jouer avec les espacements Au-dessus et En-dessous du paragraphe
    afin de disposer les paragraphes au 1/10e de mm sans utiliser le moindre paragraphe vide (ce qui stabilise votre document).
    Attention : Travaillez avec le Styliste en modifiant le style personnalisé et non en surcharge d'attributs de paragraphe
    Par exemple, pour mieux positionner le N° qui est aligné à droite contrairement aux autres données :
    Modifier le Style Numéro > Styliste > Modifier
    Modifier le style Numéro.png

    puis dans l'onglet Retraits et espacement
    StyledepargapgrapheNuméro.png
    Augmentez l'espacement à droite Après le texte : 0,40cm (*)
    Faites une sauvegarde incrémentée et imprimez cette page 2 pour mieux la visualiser.
    Apportez les modifications nécessaires en passant par vos Styles personnalisés.

Sélectionnez votre texte et collez-le dans le cadre de la page 1.
Supprimez le contenu des paragraphes de style Informations et le nombre 123 après N°
en laissant N° espace.
cadre prêt pour le publipostage.png


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III. Création du fichier Adhérents avec Calc

Messagepar Papayes » 23 Août 2013 09:49

Créer des étiquettes sophistiquées

III. Création du fichier adhérents avec le Classeur Calc

    ➫ Si vous avez déjà une Base de données comprenant dans une de ses Tables la liste de vos adhérents,
    ou bien un fichier Calc qui comprend leurs références,
    Passez directement au message suivant
    Allez au message suivant

Ce message pour vous aider à créer un Classeur Calc comportant la liste d'informations de vos adhérents.

Ouvrez un Nouveau document Classeur
Menu : Fichier > Nouveau > Classeur
Menu Fichiers_Classeur.png

Le Tableur se présente avec ses lignes et colonnes de la première feuille Feuille1 dans l'onglet en bas de page.
Tableur vide1.png


Prenez la bonne habitude de nommer de suite votre Feuille1 d'un nom explicite mais court : par exemple Membres
Nommer une feuille a écrit:Clic droit sur l'onglet feuille1 > Renommer la feuille
ClicDroitRenommer la feuille1.png

Tapez le nom sans la zone Nom
Renommer la feuille1.png
et validez par le bouton OK

Enregistrez de suite votre Tableur : Menu : Fichier > Enregistrer sous
EnregisterSousAdhérentsodb.png
> Format ODF .ods pour un tableur Calc, par exemple Adhérents.ods

Tapez en Ligne 1 les En-têtes des colonnes qui serviront de « Champs » à votre Base de données pour le publipostage.
Tapez le nom des champs.png
Vous pouvez taper directement dans la cellule ou dans la ligne de saisie, Touche Tab pour se déplacer à la cellule suivante.

Remarque très importante sur le choix du nom des champs :
Ce classeur étant destiné à devenir une Base de données et pour éviter tout problème lors de la fusion,
les Noms des colonnes ne comporteront ni accentuation (pas d’accents é, è, ë ni ù), ni caractères particuliers comme le trait d’union (–) le souligné(_), ni espace :
Pour remplacer les espaces, utilisez les majuscules comme CodePostal (ou CPostal pour faire plus court).
Num est préférable à Numéro car le champ affiché prendra moins de place lors de l'élaboration de la carte.

Formatage du tableur a écrit:Il et possible d'améliorer l'aspect visuel de ces Noms de colonnes :
Sélection de la plage A1:H1 puis avec le bandeau latéral : Propriétés :
PlageA1H1SélectionnéePourFormatage.png
Texte : Gras, Italique, Centré
Apparence de la cellule : Arrière plan de cellule : Jaune clair par la Pipette, etc.
Là également vous pouvez créer votre Style personnalisé de cellule.
Mais cela n'a aucune influence sur la création des étiquettes et ce n'est pas l'objet du présent tutoriel.
Le formatage des cellules est également obtenu par menu : Format > Cellules...


Remplissez ensuite les autres lignes. Touche Entrée pour valider et allez à la ligne suivante.
Chaque ligne contient un enregistrement sur chaque Membre, chaque colonne contient les informations correspondantes du Champ.
Vue partiel du classeur.png

Voici le fichier exemple :
Adhérents.ods
(16.64 Kio) Téléchargé 122 fois
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IV. Création du fichier Base de Données et son activation

Messagepar Papayes » 23 Août 2013 17:59

Créer des étiquettes sophistiquées

IV. Création du fichier Base de Données à partir du classeur Calc et son activation

  1. Transformation du Classeur source .ods en Base de données .odb

    Pour utiliser les données du fichier Calc ou d'Excel enregistré en .ods, il est nécessaire de créer un fichier Base de données
    avec le module Base de AOO et de l'activer.

  2. Si vous possédez déjà une Base de données, il faut l'activer dans OpenOffice.

A. Transformation du fichier des Adhérents.ods en un fichier Base de données.

Note : Si vous possédez déjà un fichier Calc
ou un fichier Excel que vous avez ouvert avec AOO et enregistré en .ods,
il est parfois nécessaire d'y modifier simplement les En-têtes des colonnes afin de respecter les conseils relatifs aux Noms des champs :
Les Noms des colonnes de la ligne 1 ne comporteront ni accentuation (pas d’accents é, è, ë ni ù), ni caractères particuliers comme le trait d’union (–) ou le souligné(_), ni espace :
Pour remplacer les espaces, utilisez les majuscules comme CodePostal (ou CPostal pour faire plus court).
Num est préférable à Numéro car le champ affiché prendra moins de place lors de l'élaboration de la carte.


Le fichier classeur source (Adhérents.ods) n'a pas besoin d'être ouvert dans AOO pour cette procédure.

Ouvrez un Nouveau document Base de Données
Menu : Fichier > Nouveau > Base de données
Menu Fichiers_Basededonnées.png

La boite de dialogue Assistant Bases de données affiche
  1. la première étape : Sélectionner une base de données :
    AssistantBasedeDonnéesClasseur.png
    Cochez le dernier bouton radio : Se connecter à une base de donnée existante (1)
    Par la liste déroulante,
    ListeSéroulantePourClasseur.png
    choisir Classeur (2)
    Validez par le Bouton Suivant>> (3)

  2. Étape 2. Paramétrer une connexion de type classeur
    Assistant_Etape2_Vierge.png

    Cliquez sur le bouton Parcourir... (1)
      S'affiche en superposition la fenêtre Ouvrir
      OuvrirClasseurAdhérents.png
      pour sélectionner le fichier classeur Adhérents.ods (1) dans l'arborescence de votre disque dur.
      Validez la sélection par le bouton Ouvrir (2) de la fenêtre Ouvrir.
    EmplacementDuClasseur.png
    Son chemin s'affiche alors dans la zone Emplacement et nom du fichier (2)
    Bouton Suivant>> (3)

  3. Étape 3. Enregistrer et continuer
    AssistantBasedeDonnées3Terminer.png
    Gardez coché le bouton radio Oui, je souhaite que l'assistant référence la base de données dans Openoffice (1)
    La base créée sera automatiquement activée dans AOO et s'affichera dans le Navigateur des Bases pour le publipostage.

    Vous pouvez décochez la case Ouvrir la base de données pour édition (2)
    cela fait une fenêtre de moins sur l'écran (sauf bien sûr pour les curieux !)
    Validez par le bouton Terminer (l'assistant) car il reste à enregistrer la base créée dans la boite de dialogue qui s'ouvre.
Enregistrer la base créée à partir de votre fichier calc :
Le nom du fichier source n'est pas proposé. Par défaut c'est Nouvelle base de données1 .odb
Tapez par exemple Adhérents.odb, l'extension permettra de les différencier.
EnregisterSousAdhérentsodb.png

Utilisation d'une base de données existante a écrit:B. Activer une base de donnée existante
  1. Utiliser une base de données existante
    Il est possible de d'utiliser une base de données que vous avez déjà à disposition :
    Menu : Fichier > Nouveau > Base de données >
    AssistantBasedeDonnéesExistante.png

    Cochez le bouton radio Ouvrir un fichier de base de données existant (1)
    • soit une base récemment utilisée (2)
    • soit rechercher dans l'arborescence du disque dur par le bouton Ouvrir... (ou 2)
    comme il est possible de créer une Base de données .odb à partir d'un fichier d'une autre application :
    Cochez le bouton radio Se connecter à une base de donnée existante
    et choisir dans la liste déroulante l'application correspondante.
    seConnecterAutreApplication.png

  2. Activer la Base de données dans AOO.
    Il existe deux méthodes pour activer une base de données .odb dans AOO
    1. Première méthode par les Options
      Menu : Outils > Options... > OpenOffice Base > Bases de données > (1)
      OptionsBasesdedonnées.png

      Bouton Nouveau... (2)
      Dans la boite de dialogue Créer un lien de base de données qui se superpose,
      Créer un lien.png
      bouton Parcourir... (1)
      Choisir votre fichier dans la fenêtre Ouvrir et validez votre choix par Ouvrir
      la boite de dialogue se remplit automatiquement :
      OptionbaserecherchedufichierOKOK.png
      Validez par OK (2)
      N'oubliez pas de validez la Boite de dialogue des Options par OK (3)

    2. Deuxième méthode :
      Activation par clic droit dans le Navigateur des bases de données >
      Bases de données enregistrées... qui ouvre la boite de dialogue Bases de données enregistrées
      semblable à la partie droite de la Boite de dialogue des Options du paragraphe précédent.
      Le Navigateur des bases de données sera vu dans le message suivant.
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V. Insertion des champs de données dans la carte type

Messagepar Papayes » 24 Août 2013 11:13

Créer des étiquettes sophistiquées

V. Insertion des champs de données dans la carte type

Ouvrez le fichier Writer contenant l'esquisse du cadre type .
cadre prêt pour l'insertion des champs.png
par exemple Esquisse 1 tel le fichier joint
Esquisse1.odt
(17.45 Kio) Téléchargé 98 fois

I. Ouverture des Sources des données

Touche F4 ou icône Sources de données
    Bouton Sources de données F4.png
    Cette commande est à bascule, elle affiche ou ferme les Sources de données.

Cet affichage par F4 permet de Glisser-déposer les Champs directement dans le document Writer

C'est la méthode la plus aisée. La méthode par insertion des champs sera traitée en fin de ce message dans un encart.

Un cadre s'attache en haut de la page Writer de la même manière que s'affiche la Gallery de AOO si vous l'ouvrez.
Descriptif du cadre Sources de Données a écrit:
Descriptif de F4 Final.png
Il se décompose en trois parties :
  1. La Boite d'outils Données de la Table (il s'agit d'une des Tables de la Base de données).
    Une seule icône est active : le bouton Afficher/Masquer le navigateur : il s'agit du Navigateur de bases de données

  2. À gauche : Le Navigateur de Bases de données : Il affiche par défaut la base de données Bibliography
    et votre base Adhérents si elle a été activée.
    Ce Navigateur comme son nom l'indique permet de choisir les Bases de données activées, mais aussi par Clic droit dans le Navigateur ou sur l'icône d'un fichier
    ClicdroitNavigateur.png

    • d'activer une autre base de données : > Bases de données enregistrées...
    • de désactiver une base de donnée,
    • mais aussi d’éditer, de copier une base sélectionnée ou un de ses fichiers.
  3. À sa droite : La Zone de la Base de donnée, la Table des données avec ses lignes et colonnes s'y affichera dès qu'elle aura été sélectionnée.


II. Dans le Navigateur de Bases de données
Développez par les petits Image jusqu'à obtenir la Table qui contient les informations sur les adhérents
ici Membres
    Développerjusqu'à Membres.png
    ou Feuille1 si vous n'avez pas nommé votre feuille dans le fichier source Calc
    développerjusqu'àfeuille1.png
    ou Table1 dans le cas d'une autre Base avec le nom par défaut de la Table.


III. Glisser-déposer les champs
Il suffit désormais de Glisser-déposer les différentes En-têtes de colonnes (les champs)
dans le cadre au niveau des paragraphe stylés
Glisser-déposer les en-têtes de colonnes.png

  1. Glisser-déposer l'En-tête Prénom devant le premier paragraphe ¶ de style Informations
    Tapez une espace,
  2. Glisser-déposer l'en-tête Nom,
    Maj + Entrée pour aller à la ligne, Entrée si vous désirez masquer le paragraphe suivant,
  3. Glisser-déposer l'en-tête [color=#8000BFAdresse1[/color],
    Entrée pour créer un nouveau paragraphe qui pourra être masqué, la 2e adresse est souvent non renseignée,
  4. Glisser-déposer l'en-tête [color=#8000BFAdresse2[/color],
    Entrée pour fermer le paragraphe,
  5. Glisser-déposer l'en-tête CodePostal,
    Tapez une espace,
  6. Glisser-déposer l'en-tête Ville,
    Entrée
  7. Glisser-déposer l'en-tête Num au paragraphe suivant derrière l'espace de N° qui est au Style Numéro (Aligné à droite)
Voici ce que vous devriez obtenir :
Premiercadreavec les champs.png

    Note 1 : Corrections :
    Si vous avez oublié une espace, vous pouvez vous déplacer en utilisant les touches flèches ◀ ▲ ▼ ▶ du clavier qui permettent d'aller d'un champ à un autre.
    Un champ se supprime par Retour arrière ou par Suppr en plaçant le point d'insertion derrière ou devant le champ.

    Note 2 : Vérifications
    En raison de l'espace réduit disponible que représente le cadre, pour contrôler les Noms des champs par Ctrl + F9
    comme on peut le pratiquer aisément dans une lettre type, créez une nouvelle page par Ctrl+ Entrée (page 3)
    copiez les champs du cadre en les sélectionnant par le bas pour ne pas en oublier et
    collez dans cette nouvelle page 3.
    Voici ce que vous devez obtenir :
    PremierAffichageForum.png

    et avec la commande à bascule Ctrl + F9 ou par Menu : Affichage > Noms de champs
    PremierAffichageavecCtrlF9Forum.png
    Repassez par Ctrl + F9 en affichage normal pour continuer.

IV. Modifications à apporter

  1. Amélioration de l'aspect de l'étiquette en cas de champ non renseigné, facultative mais recommandée
    Si vous désirez rendre invisible le paragraphe Adresse2
    lorsque le champ correspondant n'est pas renseigné
    afin d'éviter un intervalle vide entre la première Adresse et le Code Postal.

    Placez le Point d'insertion juste devant le champ Adresse2
    Carteavec Modification sur adresse2.png
    puis Ctrl + F2 > Boite de dialogue Champs :
      ChampAdresse2.png
    Onglet Fonctions > (1)
    Type de champ : Paragraphe masqué (2)
    Condition : Tapez NOT(Adresse2) (3)
    [ la syntaxe de la commande est : NOT(Nom du champ) ]
    Validez par le bouton Insérer (4) et Fermez la boite de dialogue.

    L'affichage des champs ne change pas si la commande Paragraphes masqués est cochée
    dans menu : Affichage > Paragraphes masqués
      MenuAffichageparagraphesmasqués.png
    Décochez cette commande : Adresse2 ne doit plus être affichée :
    Adresse2masquée.png
    Repassez en affichage normal (cochez la commande) pour continuer.
      Note : Cette commande est accessible également par les Options :
      menu : Outils > Options... > OpenOffice Writer > Aide au formatage >
      Case Champs : paragraphes masqués >
      OptionsWriterAide au formatage.png

  2. Indispensable : Ajouter le champ Enregistrement suivant afin que les étiquettes suivantes soient fusionnées.

    Ce champ Enregistrement suivant se place juste après le dernier champ, sans espace.

    Placez le Point d'insertion juste derrière le dernier champ.
    Carteavec Modification sur Num.png

    Ctrl + F2 > Boite de dialogue Champs :
    Champs_EnregistrementSuivantMembres.png

    Onglet Base de données >
    Type de champ : Enregistrement suivant
    Choisir votre base et sa table : ici Membres
    Validez par le bouton Insérer et Fermez la boite de dialogue.

L'affichage normal ne change pas puisque le champ "Enregistrement suivant" ajouté est caché.
Pour vérifier la modification,
sélectionnez l’ensemble des champs comme précédemment et collez en dessous du précédent collage de la page 3 :
vérifiez par Ctrl + F9 que vous avez bien les champs affichés :
DeuxièmeAffichageForum.png
Repassez par Ctrl + F9 en affichage normal.

Votre cadre est fonctionnel et près à être dupliqué.
Sauvegardez ce fichier contenant un seul cadre, il servira pour une impression lors d'une seule nouvelle adhésion...
Esquisse2.odt
Fichier Exercice/Exemple
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Insertion des champs d'une base de données sans passer par F4 et le Glisser-déposer a écrit:
    Ce fut le contournement d'un bogue sur MacOsX de OOo où le glisser-déposer ne fonctionnait plus.
La procédure passe par l'insertion de champs, donc par Ctrl + F2 ( cmd⌘ + F2 sous macOsX) ou du Menu : Insertion > Champs > Autres...
Boite de dialogue Champs
ChampsBase_de_données_Champ_du_publipostage.png
Onglet Base de données (1)
Type de champ : Champ du publipostage (2)
Développez la Base de donnée du cadre de droite pour faire apparaître les champs de la Table désirée. (3)

Placer le curseur à l'emplacement désiré dans le document Writer
Sélectionnez un des champs (4)> Bouton Insérer (5)
Cliquez dans le document pour voir le point d'insertion clignoter,
Tapez une espace puis insérer un autre champ, et ainsi de suite.
:!: Ne tapez pas Entrer sans vous être assuré d'être bien dans le Traitement de texte car la commande Entrée équivaut au bouton Insérer qui reste sélectionné.

La suite de la procédure est la même : les modifications à apporter se retrouvent avec la même boite d'outils
  • Paragraphes masqués pour les champs non renseignés
  • Enregistrement suivant.

:idea: On trouve dans ce même onglet Base de données une troisième méthode pour activer une base de donnée
en cliquant sur le bouton Parcourir... en face de Ajouter un fichier de base de données.


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VI. Création des planches d'étiquettes

Messagepar Papayes » 25 Août 2013 10:17

Créer des étiquettes sophistiquées

VI. Création des planches d'étiquettes

Enregistrez sous le précédent fichier avec un nouveau nom : Création_Planche_Adhérents
Ne laissez que le cadre de la page 1 et à la rigueur une page 2 vide.
Création_Planche_Adhérents.odt
(21.18 Kio) Téléchargé 165 fois

Vérifiez que le champ Enregistrement suivant est toujours là, sinon insérez-le de nouveau derrière le champ Num
(Bogue signalé sur certaines configurations, le champ Enregistrement suivant est parfois instable lors des enregistrements sur un autre poste).

Deux cas se présentent :
  1. Vous avez un nombre restreint d'étiquettes à imprimer, de 2 à 10 au maximum :
    la création d'une seule planche d'étiquette peut être réalisée par duplication successive du cadre type
  2. Vous avez de nombreuses étiquettes à imprimer :
    l'utilisation d'un tableau unicellulaire facilite la duplication du cadre par de simple coller.

A. Création d'une seule planche d'étiquettes

Il faut dupliquer le cadre type autant de fois que désiré.

Cette méthode est fastidieuse en raison de la procédure de duplication d'un cadre dans une même page
et n'est à employer au maximum que pour une seule planche d'étiquettes.

Dupliquer un cadre dans une même page a écrit:Un cadre se duplique comme un objet du module Dessin :
  1. Sélection par son bord > les poignées vertes s'affichent,
  2. Copier de préférence par Ctrl + C (cmd⌘ + C pour MacOsX)
  3. Clic ailleurs ou Touche Echap (ou esc pour MacOsX)
  4. Coller de préférence par Ctrl + V (cmd⌘ + V pour MacOsX)
  5. Le cadre retrouve ses poignées vertes : le collage s'est fait par dessus la source :
    Déplacer le cadre supérieur à l'emplacement désiré.
  6. Clic ailleurs pour désactiver la sélection.

Répéter 9 fois les 6 points de la procédure
Sélection > Copier > Clic ailleurs > Coller > Déplacer > Clic ailleurs
prend relativement peu de temps, le placement bord à bord du cadre collé n'étant pas une difficulté.

Un conseil : Passez en commande Paragraphes masqués (Menu : Affichage > Paragraphes masqués)
car vous contrôlerez ainsi le bon fonctionnement de votre collage : Dans la base de données exemple,
3premiers enregistrements.png
le 1er cadre correspond au 1er enregistrement avec l'Adresse2 non renseignée
le 2e cadre correspond au 2e enregistrement avec Adresse2 renseignée,
le 3e cadre correspond au 3e enregistrement avec Adresse2 non renseignée, etc.
Duplication du cadre type a écrit:Sélection du cadre type >
    cadre1 sélectionné.png
Copier > Clic ailleurs > Coller >
    le cadre collé se superpose au premier
    Collage du cadre2.png
    et affiche tous les champs car Adresse2 est renseigné dans le 2e enregistrement.
Déplacer le cadre superposé et placer le bord à bord.
    Cadre2copiéetplacé.png
Clic ailleurs pour le désélectionner.

Recommencer la procédure : Sélection > Copier > Clic ailleurs > Coller >
    Le cadre 3 qui se superpose n'affiche pas Adresse2 puisque non renseigné.
    Collage du cadre3.png
Déplacer le cadre superposé et placer le bord à bord.
    cadre3 et recommencer.png
Clic ailleurs pour le désélectionner.
Et ainsi de suite.

Veillez à ne pas dupliquer deux fois au même emplacement,
car deux cartes superposées participeront quand même à la fusion et la carte inférieure (cachée mais active) ne sera donc pas imprimée.
En cas de doute, un léger déplacement d'un cadre sélectionné permettra de voir si il est bien le seul,
sinon un simple déplacement du cadre ou sa suppression suffira.


Personnellement, je ne crée qu'une ou deux planches afin d'éviter des pertes de papier lors des impressions
qui restent toujours aléatoires avec certaines imprimantes, les associations n'ont pas toutes une imprimante laser couleur performante.
Mais s'il faut refaire toutes les cartes d'adhésion, la méthode suivante est indispensable.


B. Création de plusieurs planches d'étiquettes
Le temps de réalisation d'une seule planche avec la méthode précédente est pratiquement le même qu'avec la méthode suivante
car celle-ci nécessite quelques manipulations et des réglages supplémentaires,
mais la réalisation d'une planche devient est déjà plus facile.

La méthode consiste à coller le cadre ancré comme caractère dans un Tableau d'une seule cellule.

La sélection du tableau à la fin de la première page et des copier-coller successifs permet de créer autant de pages que nécessaires.
Attention cependant à ne pas atteindre un document trop volumineux qui risque de vous exploser en peine fusion !

Procédure.
  1. Création du tableau et ses réglages
    1. Placer le cadre actuellement ancré à la page en bas de page pour pouvoir créer le tableau en haut de page.
    2. Créer un Tableau d'une seule cellule par l'icône Tableau de la barre d'outils Standard
      Création tableau nonocellulaire.png


    3. Modifiez le Style de paragraphe Contenu de tableau dans le Styliste et affectez lui une taille réduite : "8 pts" est bien suffisante afin de ne pas risquer de créer des sauts de pages inattendus par les futurs copier-coller.

    4. Sélectionnez le tableau soit par le curseur dans son angle supérieur gauche,
      Sélection du tableau.png
      soit simplement en cliquant à intérieur > Clic droit > Tableau >
      Onglet Bordures : Ligne : Aucune
      Espacement avec le contenu à zéro. (Tapez 0 à Gauche, les autres valeurs se synchronisent )
      Format de tableauOngletBordures.png
      Validez par OK.
  2. Modification du cadre :
    1. Mise à zéro des espacements (par rapport au texte du Tableau)
      Dans ses propriétés, (clic droit dans le cadre sélectionné > Cadre... )
      Onglet Adaptation du texte
      Adaptation du texteEspacement du cadre.png
      Mettez les espacements à zéro pour faciliter l'adaptation du tableau.
      Validez par OK.

    2. Ancrer comme caractère
      ClicDroitComme caractère.png
      Ccadre sélectionné > Clic droit > Ancrage > Comme caractère

    3. Couper par Ctrl + X

  3. Collez par Ctrl + V dans le tableau monocellulaire ce cadre ancré Comme caractère :
    cadre1 dans tableau mono.png
    Le tableau se met de suite à la bonne hauteur. C'est la même astuce que pour afficher des images (ancrées) dans un Tableau.
    Le pied de mouche ¶ se place à côté du caractère cadre.

    Collez de nouveau par Ctrl + V, le cadre "caractère" se colle au premier.
    TableauSimpleCollage2.png

  4. Cliquez dans la partie droite du tableau, à coté du pied de mouche ¶ et touche Tab,
    une nouvelle ligne (monocellulaire) se crée normalement.
    Nouvelle cellule crée par la Tabulation.png
  5. Collez de nouveau par Ctrl + V, le cadre caractère s'affiche,
    Collez de nouveau par Ctrl + V, le cadre caractère se colle au premier,
    4 cartes dans tableau.png

    Cliquez dans la partie droite du tableau, à coté du pied de mouche et touche Tab,
    et ainsi de suite.

Quand la première page est remplie, faites un Enregistrer sous : Première Page Cartes
Sélectionnez le tableau entier par le curseur dans son angle supérieur gauche,
Copiez par Ctrl + C le tableau
Collez par Ctrl + V, votre page 2 est créée
Collez par Ctrl + V, votre page 3 est créée
et ainsi de suite.

Enregistrez sous vos pages pour les garder en tant que modèle de planches d'étiquettes.

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VII. Fusion

Messagepar Papayes » 26 Août 2013 14:37

Créer des étiquettes sophistiquées

VI. Fusion de la base de données et de la plage d'étiquette

Dès qu'un enregistrement est sélectionné,
le Bouton Données dans les champs est activé dans la barre d’outils Données de la table
Données dans les champs.png

Création du document fusionné :

Exemple d'une seule planche de 10 étiquettes :
Ouvrez votre Planche de 10 étiquettes
Sélectionnez les enregistrements que vous désirez fusionner,
  • soit par la touche Maj pour une sélection unique de 1 à 10
  • soit par la touche Ctrl pour 10 Enregistrements séparés
    Sélection non jointives.png
en cliquant sur l'en-tête de ligne de chaque enregistrement.
Cliquez sur le bouton Données dans les champs.
La fusion est immédiate.
    Planche1pour impression.png
Enregistrez sous immédiatement Planche1.
Vous pouvez l'imprimer comme tout document writer.
    Planche1 imprimée.png

Ouvrez de nouveau votre planche d'étiquettes pour une nouvelle série de 10 étiquettes...
etc.

Exemple d'une série de 4 planches de 10 étiquettes

Ouvrez votre fichier de 4 planches confectionnées avec la méthode du tableau.
Sélectionnez les enregistrements que vous désirez fusionner,
  • soit par la touche Maj pour une sélection unique de 1 à x,
    soit par la touche Ctrl pour 40 Enregistrements séparés,
    en cliquant sur l'en-tête de ligne de chaque enregistrement.
  • soit en cochant le petit carré en haut à gauche (intersection des En-têtes de lignes et de colonnes)
    pour sélectionner tous les enregistrements (cas de la Base de 38 enregistrements)
    Sélection globale.png

Cliquez sur le bouton Données dans les champs.
La fusion est immédiate.
Enregistrez sous immédiatement Planche1à50.
Vous pouvez l'imprimer comme tout document Writer.

Cordialement,
"Tout ce qui n'est pas donné est perdu"
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