Récapitulation d'infos depuis plusieurs feuilles

[Boris]

Bonsoir,

Grâce à vous j'ai réussi mon tableur de planning et d'occupation de lieux, c'est du tonnerre je fais des jaloux.
Maintenant j'ai bien sûr envie d'aller plus loin et pouvoir faire un récapitulatif des embauches individu par individu.
Sur 1 planning d'activité sont réunies les personnes travaillant à cette activité. Une même personne peut être présente dans différents plannings le même mois.
Et donc j'aimerais faire une feuille de récapitulation du mois d'une personne, avec affichage du lieu, des dates et de sa fonction

Jusqu'à présent j'ai compris les solutions que vous m'avez indiqué, mais de là à les complexifier il y a encore une étape...

Dites-moi si j'abuse, vous êtes quand même en train de bosser pour moi , je compte un peu sur le fait que résoudre des problèmes vous amuse...
Au moins ce coup-ci j'ai préparé ma pièce jointe.

Cordialement,

Boris

[Jean-Louis Cadeillan]

Un début de réponse ci-joint

RecapDates.ods

J'ai commencé à répondre au plus près à ta question, c'est-à-dire le remplissage automatique de la feuille Recap, mais j'ai supposé qu'il y avait plein d'autres feuilles avec d'autres employés, d'autres activités et qu'il fallait donc chercher les feuilles concernées et faire une recherche multifeuilles, ce que je ne vois pas trop comment faire hors macro, sauf passer par une feuille qui reprendrait toutes les autres sans distinction, puis faire une recherche dessus, mais je trouve ça bien lourd. Donc ma solution de la feuille Recap risque de ne pas te convenir au final.
J'ai poursuivi ma réflexion en me disant qu'il fallait peut-être retourner le problème et faire une feuille de saisie où chaque ligne représenterait une prestation élémentaire d'un employé sur une journée, voire une seule heure, pour un spectacle, un poste et une salle donnée. C'est ma feuille Saisie.
Les titres sont en orange, les cellules à liste déroulante en bleu clair, les cellules à saisir (avec valeur par défaut éventuelle) en jaune clair et les cellules se remplissant automatiquement en violet. La liste déroulante de la colonne Date propose comme dates celles qui sont envisageables pour le spectacle préalablement sélectionné (voir la formule en validité), les dates de fin et de début de spectacles étant saisies sur la feuille Spectacles.
Enfin, la feuille Saisie peut elle-même récapituler par employé, par salle, etc., grâce à l'autofiltre.
Elle peut aussi servir pour faire des comptes, des statistiques sur d'autres feuilles et ce plus facilement qu'en partant de ton organisation de départ. Elle pourra aussi te servir de base pour mettre en place un pilote de données...
Je me suis certes éloigné de ton organisation mais prends le temps de considérer mon approche, il se peut qu'au final elle te fasse gagner du temps...
Cordialement
Jean-Louis
PS : l'organisation proposée essaie de se rapprocher de celle d'une base de données, hormis la redondance des données et un essoufflement certain si les infos deviennent volumineuses...

[Boris]

Impressionnant... Et tout ça à minuit...

Pourquoi, sur la feuille Saisie, les cases de liste (bleu clair) sont-elles à menu déroulant ? J'ai beau jouer avec, je ne vois pas de changement. A moins qu'il ne soit pas prévu de s'en servir, que les menus déroulants soient juste une conséquence de l'organisation.
Je vais maintenant essayer de comprendre ce qu'il se passe dans les feuilles.

Bien. Alors...
Je ne comprends pas ce qui se passe sur la feuille Recap. Déjà je ne comprends pas les paramètres de la fonction ADRESSE. Il devrait y en avoir 4, tu en as 5 !
Ensuite la fonction INDIRECT me laisse perplexe, quelle est la différence avec "=" ? Tu renvoies la valeur d'une cellule à une autre depuis la cellule source ?
Pour couronner le tout, la fonction est la même dans chaque cellule d'une même salle, ça n'aide pas à se référencer

Quant à la feuille Saisie, il n'y a aucun doute le résultat est impeccable. Mais il n'y a pas la moindre formule ! D'où vient le remplissage ?
En jouant avec les dates d'activité (suppression pure et simple d'une ligne) sur une feuille de salle et sur la feuille Recap il n'y a pas d'actualisation de la feuille Saisie. Mais d'où sortent ces données ?

Quoiqu'il en soit je pressens que ma feuille Récap pourrait facilement être remplie à partir de Saisie (voire devenir inutile), mais elle sert de siège aux fonctions...

Un peu largué le Boris

[Jean-Louis Cadeillan]

Bonjour Boris,
J'aurais sans douté mieux fait de joindre deux fichiers :

• le premier, mettons A, avec seulement les feuilles :
  • Grande salle
  • Petite salle
  • Récap
  • Sources
• le second, mettons B, avec seulement les feuilles :
  • Sources
  • Saisie
  • Spectacles

Ce sont deux approches différentes du problème :

• l'approche A, c'est la tienne, avec la saisie sur les feuilles Grande salle et Petite Salle, saisie assistée éventuellement par des listes de la feuille Sources et une synthèse sur la feuille Recap, qui va chercher l'information sur les feuilles Grande salle et Petite Salle ;
• l'approche B, celle que je te suggère, avec
  • une saisie directe sur la feuille Spectacle pour leur nom et leurs dates de début et de fin
  • une saisie directe sur la feuille Sources pour le nom des employés, les postes possibles et les salles possibles
  • sur la feuille Saisie
    • une saisie assistée (par des listes déroulantes) pour chaque prestation : un employé affecté à un poste, une salle, un spectacle, une date
    • une saisie directe pour cette prestation des heures de matin, après-midi et soir (avec un pré-remplissage = valeurs par défaut)
    • un affichage séparé des jour, mois, année de la date à des fins de tri, si nécessaire
  Dans cette approche B, tu n'as plus besoin de feuille Récap, c'est l'autofiltre qui permet de faire les synthèses que tu souhaites, directement sur la feuille Saisie.

Réponses aux questions :

Pourquoi, sur la feuille Saisie, les cases de liste (bleu clair) sont-elles à menu déroulant ?

C'est avec ces menus déroulants que je les aies remplies, c'est ce que j'appelle la saisie assistée...

je ne comprends pas les paramètres de la fonction ADRESSE. Il devrait y en avoir 4, tu en as 5 !

Voir le wiki, notamment ce paragraphe :

Pour des raisons d'interopérabilité, les fonctions de classeur ADRESSE et INDIRECT supportent maintenant un paramètre optionnel supplémentaire afin de spécifier si la notation d'adressage R1C1 est utilisée à la place de la notation A1 habituelle. Si la notation R1C1 n'est actuellement pas supportée par l'application, cela permet cependant aux feuilles de classeur importées de calculer la formule en utilisant cette notation.
Dans ADRESSE, le paramètre est _inséré_ comme le 4ème paramètre, renvoyant le paramètre facultatif de nom de feuille en 5ème position.

Comme j'élabore les fonctions avec l'assistant fonction (Ctrl+F2) tous les paramètres me sont proposés...

il n'y a pas d'actualisation de la feuille Saisie

Et pour cause, puisque la feuille Saisie, dans cette approche B, est une feuille ... de saisie

la fonction INDIRECT me laisse perplexe, quelle est la différence avec "=" ? Tu renvoies la valeur d'une cellule à une autre depuis la cellule source ?

La formule fait référence à la feuille, par le biais du contenu de la cellule A4 ou A10 (là où tu as mis Grande salle ou Petite salle); il suffit de changer le contenu de cette cellule pour que la formule aille chercher ses infos sur une autre feuille; la fonction INDIRECT ne fait qu'une chose, transformer une chaîne de texte (ici construite par la fonction ADRESSE()) en une référence de cellule !

je pressens que ma feuille Récap pourrait facilement être remplie à partir de Saisie (voire devenir inutile)

Ton pressentiment est bon, la feuille Récap, dans l'approche B, n'est plus indispensable car une mise en forme de la feuille Saisie, par l'autofiltre, permet la même récapitulation.
J'ai suggéré, dans mon précédent message, la possibilité d'utiliser un pilote de données (ou tableau croisé dynamique), basé sur la feuille Saisie, pour des calculs de synthèse. Ce sera un débouché naturel si tu as des regroupements ou des statistiques particuliers à faire...
Conclusion
J'ai eu le tort de laisser mélangées les deux approches, désolé...
Pour le néophyte que je suis, en matière d'organisation de spectacles, toute la difficulté a été de comprendre l'organisation de tes données, car toi, tu vois d'abord les données organisées tout naturellement (les feuilles Grande salle et Petite salle). Or, pour faciliter le travail d'un tableur, il faut toujours chercher en premier quelle est l'information élémentaire, d'où l'idée de regrouper sur chaque ligne de la feuille Saisie, les informations concernant un employé dans une salle donnée, pour un spectacle donné, à un poste donné et à une date donnée. J'ai tenté de rendre le remplissage de cette feuille le plus aisé possible avec une saisie assistée au maximum : on se sert de la souris et des listes déroulantes au maximum pour la remplir...
J'espère qu'après cette mise au point tu y verras plus clair...
Cordialement
Jean-Louis
PS : je joins le fichier B

RecapDates02.ods

je n'ai laissé dans la feuille Sources que les données utiles (il n'y a plus les mois, puisque la fonction MOIS() l'extrait automatiquement de la date) et j'ai mis ces données en jaune clair, puisqu'il faut les saisir...au moins une fois !

[Boris]

Waouh !

Bon, je viens d'y passer une paire d'heures et je comprends mieux (encore heureux me diras-tu !).
Ce qui m'a troublé c'est l'aspect de la feuille Saisie, qui ressemblait beaucoup à une feuille de récapitulation alors qu'elle n'est qu'une feuille de tri. Sur le coup, dans la version que tu proposes (et dont je reste admiratif de la logique ), les source de données sont très rigide alors qu'elles sont appelées à évoluer tout le temps (en tout cas très souvent). Mon calendrier de base, par exemple, est sur toute une saison (Septembre à Août) et le tableau Récap existe déjà en version automatisée, mais se limite à un spectacle.
Néanmoins la piste du tri est intéressante. Il s'agirait donc maintenant, dans mes essais, de réunir les différentes informations sur les différentes feuilles dans les colonnes de tri. Même si ce n'est pas aussi esthétique que le projet initial, au moins c'est fonctionnel.
Ou alors il faut que j'aille faire autre chose pendant quelques jours

Quand à l'ordre de mes informations, c'est simplement l'ordre d'arrivée de ces informations, histoire que le document soit logique. On apprend d'abord quel spectacle, puis où, puis quand, et on décide avec qui. Et évidemment il faut transmettre les informations à ce "qui", d'où la feuille de récapitulation qui sert aussi l'employeur bien entendu...
Le cas échéant je mets un lien vers la bête: h**p://m6b0jp.alterupload.com/

URL externe neutralisée

En tout cas, Jean-Louis,

Cordialement,

Boris