Bien entendu, si après avoir rédigé tout ou partie d'un texte de ce type, on voulait le modifier, en ajoutant ou en supprimant des phrases numérotées, refaire à la main toute la renumérotation des phrases et des renvois serait un cauchemar.
Il est heureusement possible d'automatiser tout cela et je voudrais décrire ici comment il est possible d'y parvenir sous OOo.
Je fais l'hypothèse que bien d'autres personnes, oeuvrant dans d'autres domaines que moi, ont elles aussi, besoin, à l'occasion, de numéroter des phrases ou des paragraphes ou des objets quelconques dans leurs fichiers et d'y faire référence dans le texte et j'espère donc que tout ce qui suit pourra être d'une utilité plus générale.
Création d'un champ séquence.
1.Faire 'Insertion/Champ.../Autres... '.
[Le même résultat peut en principe être obtenu par le raccourci clavier 'Ctrl+F2', notez cependant que sous KDE (Linux) ce raccourci est préempté par une fonction 'Afficher le bureau 2 '; il est alors souhaitable de créer un autre raccourci, en remplacement de 'Ctrl+F2'; pour la création de raccourcis clavier voir plus bas.]
2.Dans la boîte de dialogue qui s'affiche,
onglet "Variables", Sélectionner "Séquences"
remplir le champ 'Nom', qui correspondra au nom du nouveau champ séquence, (à titre d'illustration nous utiliserons ici le nom 'exemple').
3.Sélectionner un 'Format ' ('chiffre arabe' sera généralement le plus approprié).
4.En général, on laissera vide la rubrique 'Numérotation par chapitre' (à moins que l'on souhaite que la numérotation ne reprenne du début à un certain niveau de la hiérarchie des sous-sections et chapitres).
5.En général, laisser le champ 'Valeur' vide (sur l'utilité de ce champ voir plus bas).
6.Cliquer sur 'Fermer'.
Insertion d'occurrences du champ séquence.
Une fois ceci fait, vous pouvez insérer où vous voudrez un champ qui se réalisera comme le numéro d'une de vos phrases ou de l'un quelconque des objets à numéroter.
Pour cela placer le curseur là où vous souhaitez placer le numéro et faites 'Insertion/Champ.../Autres' (ou, plus simplement et plus rapidement, tapez le raccourci clavier correspondant – voir plus haut).
Puis sélectionnez 'Séquence' dans 'Type de champ' et 'exemple' dans « Sélection », enfin cliquez sur « Insérer ».
Vous verrez que si vous procédez plusieurs fois ainsi, puis supprimez ou ajoutez des occurrences du champ 'exemple' au beau milieu de la suite des objets numérotés du fichier, l'adaptation de la numérotation se fait d'elle-même.
Création d'un Autotexte contenant le champ séquence.
Même avec le raccourci clavier tout cela peut paraître un peu laborieux.
Nous pouvons heureusement disposer d'un moyen d'aller beaucoup plus vite, et de régler en même temps des problèmes de présentation des objets numérotés, si nous utilisons l'Autotexte.
1. Il vous faudra d'abord créer un exemple généralisable de placement du numéro. Une possibilité est de créer un tableau (dont vous pourrez éventuellement rendre les bordures invisibles), où vous prévoirez une case pour le numéro et une case pour l'objet à numéroter (et si vous le souhaitez d'autres cases encore pour des informations que vous pourriez avoir envie d'associer à vos objets numérotés, ce sera à vous de voir comment vous souhaiterez présenter tout cela).
N'oubliez pas d'introduire un exemplaire du champ « exemple » à l'endroit approprié du tableau (éventuellement entre parenthèses, encore une fois à vous de voir quelle présentation vous souhaitez adopter).
2. Sélectionner tout votre tableau.
3. Faire « Edition/Autotexte ».
4. Sélectionner « Modules personnalisés ».
5. Dans 'Nom' mettre le nom du champ (ici 'exemple').
6. Cliquez sur le bouton 'Autotexte'.
7. Sélectionner « Nouveau ».
8. Cliquez sur 'Fermer'.
OOo contient maintenant un Autotexte approprié.
Pour insérer un numéro dans la position qui convient il vous suffit maintenant de taper un 'e' (la première lettre du nom du champ 'exemple'...), suivi de la touche F3. Et voilà, très simple, très rapide...
Les renvois.
Il nous faut maintenant régler le problème des renvois aux objets numérotés, qui apparaîtront au fil du texte.
Voici comment vous devez insérer un renvoi à un objet numéroté.
1.Faire 'Insertion/Renvois'
2.Ouvrez l'onglet 'Références'.
3.Dans 'Type de champ', sélectionnez le champ 'exemple'.
4.Dans 'Format' choisir «'Numéro '.
5.Dans « Sélection », choisissez le numéro de l'exemple auquel vous voulez renvoyer.
6.Cliquez sur « Insérer ».
Notez que, pour aller plus vite, vous pouvez associer un raccourci clavier de votre choix à 'Insertion Renvois'.
Pour cela :
1.Faire 'Outils/Personnaliser...'
2.Ouvrez l'onglet 'Clavier'.
3.Dans 'Catégories' choisissez 'Insérer'.
4.Dans Fonctions choisissez 'Renvois'.
Cocher 'Writer' en haut à droite et choisissez un raccourci disponible qui vous convient.
Voilà... vérifiez que si vous supprimez ou ajoutez des objets numérotés, la numérotation des renvois est elle aussi ajustée automatiquement.
Notez pour terminer que si vous voulez commencer la numérotation de vos objets 'en cours de route' par un chiffre supérieur à 1, (par exemple si votre fichier commence à l'objet numéro 32...), il suffit de mettre ce chiffre dans le champ 'Valeur' de la fenêtre ouverte par 'Insertion/Renvoi'.
Voici un petit fichier qui illustre tout cela :
Ajustement_automatique_des_numérotations_et_renvois.odt- (16.14 Kio) Téléchargé 171 fois
Soyez très attentif sur ce choix, sinon la numérotation utiliserait un autre champ Séquence...
