Het leuke van overstappen van MicrosoftOffice naar OpenOffic

[RPG]

Het leuke van overstappen van MicrosoftOffice naar OpenOffice
Dit is een deel van de berichten die "het leuke van" in de titel hebben. Voor de meesten die Microsoft Office verlaten is de overstap naar OpenOffice niet leuk. OpenOffice heeft naast een andere werkwijze ook vaak minder mogelijkheden dan MicrosoftOffice(MSO). Op het Engelse forum zijn meer MSO verlaters actief dan op dit Nederlandse forum.

Wanneer ik OpenOffice schrijf bedoel ik feitelijk alle Office programma's die afgeleid zijn van OpenOffice.org. Veel mensen beginnen met ApacheOffice wat de originele versie van OpenOffice.org is maar helaas al sinds 10 jaar is daar weinig ontwikkeling meer. LibreOffice wat een afsplitsing is van ApacheOffice kent wel veel ontwikkelijng. Het ontwikkelt zich ook op een manier waar MSO-verlater zich meer bij thuis voelt.

MSO verlaten
De overstap naar OpenOffice is voor de meesten in het geheel niet leuk. Veel overstappers denken vaak een zelfde manier van werken te kunnen aanhouden en komen met die vragen op dit forum terecht. Gezien het feit dat veel overstappers in het geheel niet hebben geleerd hoe MSO werkt zijn de antwoorden die we geven aan dove mans oren gericht. Je kunt dit ook anders zien namelijk dat MSO veel vriendelijker is voor de normale gebruiker dan OpenOffice.

MSO voor de meer geoefende gebruiker
Voor een meer geoefende gebruikers is de overstap ook erg moeilijk maar die herkent naar mijn idee na enige tijd wel de overeenkomsten. Op het Engelse forum heb ik wel eens geschreven: Vergeet in het begin alles van MSO en leer OpenOffice als een nieuw programma. Na enige tijd wordt ook duidelijk dat er ook grote overeenkomsten zijn. Wat blijft is dat MSO toch vaak meer mogelijkheden heeft: wie die mogelijkheden echt nodig heeft moet mogelijk blijven bij MSO.


Veel strakker
Een belangrijk kenmerk van OpenOffice is toch wel dat de normale gebruiker zich strenger aan de regels moet houden dan de MSO-verlater gewend is.

Tabellen in de gegevensbronnen
Gegevens in de omgang met OpenOffice worden benaderd via de gegevensbronnen. Het verzamelen, beheren en gebruikmaken van gegevens heeft allemaal te maken met de gegevensbronnen. De normale gebruiker hoeft niet te weten waar deze gegevens opgeslagen zijn voldoende is de naam in de gegevensbronnen. De feitelijk basis bepaalt wel wat er allemaal mee mogelijk is. Naar mijn idee is dit ook gemakkelijker voor de meeste gebruikers wanneer ze zich aan dat idee kunnen overgeven.

Macro's
Het kenmerk van MSO is misschien wel dat gebruikers buitengewoon gemakkelijk macro's kunnen maken. Het lijkt wel dat de MSO gebruiker er vanuit gaat dat macro's de aangewezen methode is om een probleem op te lossen. Het is niet alleen een verschijnsel wat zich voordoet bij MSO gebruikers maar ook bij nieuwe OpenOffice gebruikers. Aangezien in MSO deze macro's zich vaak eenvoudig laten schrijven zijn ze daar ook veelvuldig voorhanden. De macro taal in OpenOffice is veel moeilijker door de onderliggende API dit maakt ook dat gebruikers minder terug kunnen vallen op macro's. Bovendien is vaak zo dat MSO gebruikers vaak een macro gebruiken die in het geheel niet nodig is: soms volstaat een eenvoudige menu opdracht of een andere in principe eenvoudige mogelijkheid.

Excel verlaters
Ik heb iets meer kennis van Excel verlaters dan van MSO-Word verlaters en ik zie dat bij werkblad gebruikers veel gebruik gemaakt wordt van functies en macro's. Bij mijn kennismaking van OpenOffice werd mij duidelijk dat werkbladen veel mogelijkheden hebben om tabellen te analyseren en op die manier de gewenste resultaten te krijgen voor dat moment terwijl de gegevens onveranderd blijven.

Weinig formules en geen macro's
Ook uit eigen ervaring had ik het idee dat werken met formules en macro's de manier was om met gegevens om te gaan in OpenOffice. Onder invloed van Villeroy op het Engelse forum heb ik langzamerhand een ander idee gekregen. Naar mijn idee is het verzamelen van gegevens in tabellen het begin van veel vragen die gesteld worden op het forum. Tijdens het verzamelen van deze gegevens is het belangrijk om ze zo te verzamelen dat alles er staat. In principe heet dit een database. Het maken van een goede tabel is nog niet zo eenvoudig. Ik zelf ben ook altijd begonnen met eenvoudige tabellen.

Office programma's zijn ook gemaakt voor normale gebruikers die niet zelf hoeven te programmeren met functies of macro's. Er kan gebruik gemaakt worden van verzamelde gegevens die niet direct staan in het huidige document.

Gegevens opvragen uit gemaakte tabellen
Met de eerder genoemde gegevensbronnen beschikt OpenOffice feitelijk altijd over een databaseprogramma. De mogelijkheden van dit databaseprogramma is afhankelijk van de mogelijkheden van het onderliggende programma. Voor platte tabellen bestaat er altijd de mogelijkheid om op record niveau bewerkingen te doen maar voor een HSQLDB programma zijn er meer bewerkingen mogelijk. Naast de bewerkingen op record niveau is het mogelijk om de gewenste gegevens(records) op te vragen in een document om er nog een bewerking op toe te passen of op een andere manier te gebruiken. Het feit dat dit niet precies is omschreven heeft te maken met feit dat dit ook een soort inleiding is.

Omgaan met gegevens
Heel vaak zien we dat in een werkblad alle gegevens in de bewerkingen worden meegenomen. Het is vaak langzaam zo gegroeid. Naast dat het zo gegroeid is hebben veel mensen niet door dat het aantal bewerkingen beperkt moet worden wanneer het aantal gegevens groeit. Ik ben zelf ook op deze manier begonnen. Het mooie van veel Office programma's is dat er veel mogelijkheden zijn om de gegevens te beperken tot het gewenste. Het gewenste kan van moment tot moment verschillen.
Bij het maken van facturen is het voldoende om alleen de te facturen gegevens te hebben en in een later stadium de gegevens per factuur te tonen en te factureren. Wanneer we de verschillende perioden in het huidige jaar willen vergelijken dan zijn natuurlijke alle gegevens van het huidige jaar nodig.

Het bovenstaande kan mooi gedaan worden met twee verschillende werkbladen die de gegevens voor beide vereisten uit de gegevensbronnen halen. Voor het maken van facturen is het waarschijnlijk noodzakelijk om de gegevens per factuur te filteren. Voor dit alles is nauwelijks een formule nodig. Let wel dit staat in een stuk voor de moeilijkheden die Excel verlaters hebben maar ik ben zo vrij om te denken dat het bovenstaande in Excel ook zo mogelijk was. Het kan zijn dat de stappen iets anders waren maar niet veel.

Ik ben van mening dat Excel en OpenOffice gemaakt is voor normale gebruikers. Het is voor normale gebruikers niet gemakkelijk gemaakt ook dat heb ik ervaren.