Klantenbestand koppelen aan factuur in Calc

[Jorus]

Hallo,

Allereerst de beste wensen voor 2015!

Mijn vraag:

Ik maak mijn facturen altijd in OpenOffice Calc. Bovenin (zie afbeelding) vul ik dan altijd handmatig de klantgegevens in die ik opzoek uit een ander .xls bestand.

Een beetje omslachtig allemaal en wil het dit jaar eenvoudiger maken. Ik weet alleen even niet hoe ik dit moet doen. Ik ben al bezig geweest met Base, maar aangezien ik hier weinig kaas van heb gegeten heb ik geen idee waar ik moet beginnen.

Wat ik graag zou willen is dat als ik de begin letter van de naam in typ hij deze automatisch aanvult en het liefst met adres, postcode en woonplaats. Het mag ook een selectielijst worden. Het maakt me dus niet echt uit HOE, als het maar eenvoudiger wordt om de klantgegevens in te voeren.

Heeft iemand advies waar ik de juiste documentatie kan vinden, of gewoon een korte uitleg wat ik precies moet doen?

[RPG]

Hallo

Pas geleden heb ik me een poosje bezig gehouden met de mogelijkheid van het maken van denkbeeldige facturen. Het uitgangspunt was steeds een databasedocument. Wat dan de basis is van het database document is minder belangrijk. Het mag duidelijk zijn dat iets maken met wat genoemd wordt de Oracle rapport builder het meest voor de hand ligt. Toch heb ik gekeken naar hoe het mogelijk zou kunnen zijn met:
Calc
Een writer document

Calc
De gegevens staan in een databasedocument. De gegevens die nodig zijn worden uit de database gefilterd. Het zal zo zijn dat er meerdere tabellen nodig zijn bijvoorbeeld. Factuur gegevens en Adresgegevens.
Met een tweede geavanceerd filter, filter ik uit de tabel factuur gegevens de naar de factuur. Met behulp van andere opdrachten plaats ik de adres gegevens op de goede plaats. Ik meen mij te herinneren dat ik het totaal bedrag nog moest invullen dat het niet automatisch was.

Een writer document
Hierbij moeten alle gegevens in een enkel tabel staan. Daarna maak ik gebruik van velden. Voor de adresvelden kan ik het eerste record gebruiken. Voor de andere gegevens moet ik in een tabel meerdere records laten invullen. Het optellen kan in de tabel gebeuren maar het is duidelijk dat er een maximaal aantal records in een factuur mogelijk is. Voor het eenvoudig werken is een sjabloon / template het beste
https://forum.openoffice.org/nl/forum/v ... f=8&t=2088
Als een klein voorbeeld


Ik weet niet in hoeverre het bovenstaande aansluit bij het maken van een factuur. Ik weet niet aan welke eisen dat moet voldoen. Ook mag duidelijk zijn dat dit niet geschikt is voor tientallen facturen per maand.

Romke

[Jorus]

Het hoeft geen factuur-database te worden. De facturen vul ik handmatig in en wil ik graag zo houden. Het enige dat ik iets makkelijker wil hebben is het invullen van de naam en adresgegevens van de klant. Volgens mij moet dit niet heel moeilijk te realiseren zijn.. Ik weet het alleen niet

EDIT: Ik heb je bestand net even bekeken en dit zou misschien wat zijn. Echter komt alles horizontaal. Ik vond net ergens een bestand, een office excel bestand weliswaar, waar eigenlijk precies is wat ik wil. Hierin was een tweede blad aangemaakt waar een soort database wordt gemaakt, vervolgens stond er op de factuur een dropdownbox waar je een naam kunt selecteren en automatisch worden aan de linkerkant alle gegevens ingevoerd, dit gebeurde aan de hand van macro's. Ik weet niet of dit ook met Openoffice mogelijk is, maar als dit het geval is hoor ik het uiteraard graag.

EDIT 2: Ik weet hoe ik het wil hebben. Er moet een database komen (dit is niet echt handig in een stylesheet, maar als het niet anders kan moet het maar). In de factuur maak ik dan een dropdown list, waar ik de gewenste naam van de klant kan aanklikken. Vervolgens moeten hier dan wel de paden aangekoppeld worden van waar ik de naam, adres, postcode en woonplaats wil hebben. Hoe ik dit precies koppel aan de dropdown is mij niet duidelijk..

[RPG]

Hallo

De facturen vul ik handmatig in en wil ik graag zo

Niemand belet jou om alles met de hand in te vullen maar waarom start je dan deze draad?.

olgens mij moet dit niet heel moeilijk te realiseren zijn.. Ik weet het alleen niet

Het niet weten hoe maakt het nu net wel moeilijk speciaal voor jouw.

Echter komt alles horizontaal.

Waar dat aan ligt weet ik niet maar het lijkt mij nu nog bijkomend.

Ik vond net ergens een bestand, een office excel bestand weliswaar, waar eigenlijk precies is wat ik wil. Hierin was een tweede blad aangemaakt waar een soort database wordt gemaakt, vervolgens stond er op de factuur een dropdownbox waar je een naam kunt selecteren en automatisch worden aan de linkerkant alle gegevens ingevoerd, dit gebeurde aan de hand van macro's. Ik weet niet of dit ook met Openoffice mogelijk is, maar als dit het geval is hoor ik het uiteraard graag.

Als je op die manier wilt werken kun je beter Excel aanschaffen. Ik weet dat niet

Ik weet niet of ik jou manier kan volgen die je vertelt in de tweede edit!. Ik denk dat het te kort door de bocht is maar daarom niet verkeerd.

Ga uit dat je alle gegevens in een spreadsheet noteert. De reden hiervan is dat je dat waarschijnlijk nu ook hebt. Vergeet voorlopig de mooie opmaak. Het gaat alleen om de gegevens. Maakt van dat spreadsheet een geregistreerde database.
Nu is het mogelijk om er wat mee te doen in andere documenten. Dit lijkt mij de eerste stap. In een database base gebaseerd op een spreadsheet kun je een deel van de bewerkingen doen in het spreadsheet en een ander deel in een query die de gegevens opvraagt.

De links hieronder hebben als doen om je te leren denken hoe het beter aansluit bij OpenOffice. Dat is toch een iets andere manier van denken dan in Microsoft Office.

Ik denk dat het nuttig is om eens goed te kijken in de tutorial sectie van dit forum. Daar staan veel goede tutorials die je kunnen helpen.


[Tutorial] Voor het inlezen van CSV


In de Tutorial Het maken van een geregistreerde database staat veel informatie om te beginnen

Romke

[RPG]

Hallo

Het idee wat ik probeer uit te werken in deze draad is: Hoe kan ik langzaam over gaan van een spreadsheet naar een echte database. Voor veel mensen is werken met een spreadsheet iets wat gemakkelijker te begrijpen is dan werken met een database. Ik weet niet of ik de beste leermeester ben maar dat zien we dan wel.

Wat algemeen.
Wanneer begonnen wordt met iets zoals in deze draad grijpen veel mensen te hoog. Ook wordt te veel gedacht aan het eind resultaat. Ik heb dat zelf ook moeten afleren. Dat is de reden dat ik opmaak voorlopig achterwege zal laten. Het gaat gewoon over tabellen. In de tabellen staan de gegevens. Wanneer het nodig is, koppel je de gegevens aan elkaar. Bijvoorbeeld de gegevens voor een factuur in een maand. Hierbij horen ook de adressen. In de laatste stap hoort natuurlijk wel opmaak.

Het maken van de factuur is een andere stap. Ik heb nog niet een compleet idee in het hoofd maar mogelijk komt dat. Het doel is om in kleine stappen tot het eind resultaat te komen met gebruikmaken van de ingebouwde mogelijkheden. De ingebouwde mogelijkheden zijn bij veel gebruikers onbekend en worden ook niet gebruikt.

De mogelijkheden waar ik aan denk zijn
Het gebruik maken van de databereiken. Deze kunnen geïmporteerd worden uit een geregistreerde database.
Met behulp van geavanceerde filters zaken verplaatsen naar uit te printen facturen.
In een spreadsheet zijn speciale database functies die gelijk kunnen werken met een geïmporteerd databasebereik. Wanneer er een geregistreerde database is dan kan ook gebruik gemaakt worden van formulieren. Wanneer het een geregistreerde database is gebaseerd op een spreadsheet heeft dat beperkingen. Wanneer gebruikt gemaakt wordt van tekstdocumenten wordt er weer gebruikt gemaakt van velden eventueel in tabellen. Hoe dan ook leer de mogelijkheden te gebruiken die er zijn.

Eind resultaat
Het zou mooi zijn als mensen overstappen naar een echte database zoals de HSQLDB die in gebouwd is in OpenOffice en gebruik maken van wat we hier zien als mogelijkheden. En wel speciaal de mogelijkheden die OpenOffice biedt. Het is uiteindelijk een forum voor OpenOffice en niet voor enkel en alleen spreadsheet. OpenOffice bestaat uit veel onderdelen die door elkaar gebruikt kunnen worden.

Romke

[Jorus]

Hallo

De facturen vul ik handmatig in en wil ik graag zo

Niemand belet jou om alles met de hand in te vullen maar waarom start je dan deze draad?.

Dit snap ik, ik wilde alleen maar aangeven dat het mij puur om de contactgegevens van de klant gaat en niet om een hele factuur-database op te zetten. Dit om het niet moeilijker te maken voor wie meedenkt naar een oplossing .

Uiteraard denk ik graag mee om dit probleem op te lossen en ik snap je punten. Een database of werkblad-database maken lukt inmiddels. Ik zou alleen graag de formule willen weten hoe ik gegevens uit een database koppel in een werkblad.

[RPG]

Hallo

Ik zou alleen graag de formule willen weten hoe ik gegevens uit een database koppel in een werkblad.

Daar is voor zover ik de vraag begrijp niet een enkel formule voor. Dat gaat over verschillende stappen.

Een database ook in een spreadsheet bestaat uit gegevens over langere tijd. Voor het maken van een factuur is maar een deel van de gegevens nodig. Het beste lijkt mij altijd het maken van een query die alleen die gegevens filtert die in de factuur moeten komen. De adressen lijken mij allemaal in de factuur te moeten komen. De query wordt opgeslagen in de database. De query dient niet alleen voor de selectie van de reocrds maar ook de velden in de records kunnen geselecteerd worden en op de gewenste volgorde geplaatst worden.

Maak nu een nieuw spreadsheet document alleen voor het maken van een factuur.
In openOffice bestaat nu een mogelijkheid om alle gegevens die de query selecteren in het document voor het spreadsheet te halen.

menu --> Gegevens --> Bereik definieren

Deze databereiken zijn erg belangrijk in OpenOffice. Ze worden automatische gemaakt wanneer gegevens uit de gegevensbronnen gehaald worden. Maar ze kunnen kunnen ook zelf gemaakt worden. In het meer gedeelte kunnen extra opties ingesteld worden.
Het is mogelijk dat de gegevens automatisch ververst worden bij het opnieuw laden.

Voorlopig ga ik er van uit dat er beter meer bladen gemaakt kunnen worden dan alles op een enkel blad.

Ik ben nog aan het kijken voor een klein voor beeld.

Romke

[Jorus]

Ik heb een voorbeeld gevonden wat erg lijkt op wat ik wil. Ik ben alleen nog even bezig om te kijken hoe het precies in elkaar steekt.

https://forum.openoffice.org/en/forum/download/file.php?id=17688

[RPG]

Hallo

Dat is.
menu --> Gegevens --> filter --> autofilter

Romke

[Jorus]

Hallo

Dat is.
menu --> Gegevens --> filter --> autofilter

Romke

Allemaal goed en wel, maar ik kom er echt niet uit. Als je op "All" klikt krijg je mooi alle items, klik je op "Fruits" (Hoofditem) dan krijg je Apple, Banana en Strawberry (Subitems).

Inmiddels heb ik het wel voor elkaar gekregen om een nieuw hoofditem toe te voegen, maar als ik dan op dat hoofditem klik hoe krijg ik er dan subitems bij? M.a.w. hoe voeg je subitems toe aan een hoofditem?

[Jorus]

Ik heb bijna zoals ik het in gedachten had. Ik wil hier dan ook best even een beknopte uitleg voor geven, zodat men het later nog eens kan gebruiken, want echt goede documentatie voor deze vraag is ver te zoeken.

Ik zit alleen nog wel met één ding. In mijn testdocument heb ik gewerkt met 2 werkbladen en vervolgens met Gegevens>Geldigheid>Celbereik. Bij Bron gaf ik de naam op van een vooraf ingesteld cellenblok met alle namen. Nu is mijn vraag.. Is het ook mogelijk om bij de bron te verwijzen naar een extern werkblad? Ik heb namelijk allemaal losse facturen en om nou bij elke factuur een klantenbestand in te voegen lijkt me wat overdreven. Ik hoop dat ik het een beetje duidelijk heb uitgelegd zo, en als dit is opgelost schrijf ik graag even een handleiding.

[RPG]

Hallo

Op de feitelijke vraag heb ik geen antwoord. Ik werk nooit met ingevoegde werkbladen. De belangrijkste reden is: Ik heb dat niet nodig omdat ik een simpele gebruiker ben. Een andere reden is dat ik denk dat het de zaak onnodig gecompliceerd maakt.

Als het bestand weggestuurd wordt als PDF worden de extra gegevens dan ook ingevoegd? Het lijkt mij niet nodig dat de ontvanger het bestand moet bewerken.

Romke

[Jorus]

Deze werden in eerste instantie inderdaad bijgevoegd, maar dit kun je eenvoudig in de pdf instellingen wijzigen.
Zou het misschien handig zijn als ik mijn laatste vraag elders in het forum plaats, waar geavanceerde gebruikers zijn?

[RPG]

Hallo

Je kunt eventueel nog wachten tot morgen. Floris weet nog al veel over tekst bestanden en andere zaken en Eremmel is wel goed met spreadsheet.

Maar je kunt de vraag ook op het Engelse forum stellen, daar zijn meerdere mensen met ieder hun eigen invals hoek.

Romke

[Jorus]

Prima, wacht ik daar wel even op. Tot die tijd puzzel ik nog wel even verder, als het gelukt is meld ik het!

[Jorus]

Inmiddels heb ik het celbereik weten te koppelen met het externe werkblad waar de adressen in staan, namelijk met:

Code: Selecteer alles   UitklappenInklappen

='file:///C:/Users/Computernaam/Desktop/Klanten_test.ods'#Blad2.$A$2:$A$5

Wat me echter nog niet is gelukt is een koppeling te maken voor het adres. Toen ik met twee bladen werkte deed ik het met de formule:

Code: Selecteer alles   UitklappenInklappen

=VERT.ZOEKEN(A1;Klantenlijst;2;0)

Deze moet nu dus ook extern gekoppeld worden. Ik heb al diverse formules geprobeerd, maar allemaal foutcodes. Iemand een idee? Of is =VERT.ZOEKEN in dit verband niet de juiste oplossing?

[RPG]

Hallo

Of is =VERT.ZOEKEN in dit verband niet de juiste oplossing?

Mijn persoonlijke opvatting is dat ik het idee krijg dat jouw gehele manier van oplossen binnen OOo een verkeerde is. Ik moet dat natuurlijk baseren op geringe informatie. Ook mijn eigen ervaring is gering om zo'n groot oordeel te vellen. De basis van mijn wat harde oordeel is het feit dat ik niet het idee heb dat je met de sterke mogelijkheden van OOo werkt.

Mijn advies is: Ga door met het oude programma en probeer dat langzaam om te werken naar wat goed werkt in OOo. Je moet leren wat de sterke punten zijn OOo. Het is misschien best raadzaam om op het Engelse forum te lezen. Lees dan speciaal bijdragen van de erkende mensen. Villeroy en nog enkele anderen zijn erg goed. Op dat forum zijn niet alleen thuis gebruikers bezig maar ook mensen die het voor hun werk gebruiken. Het Nederlands forum is speicaal opgericht voor mensen die in het geheel geen Engels kunnen. De vragen die ik aan kan zijn ook gering.

Mijns inziens moet je echt leren werken met tabellen. Tabellen die heel strak zijn maar niet opgemaakt. De informatie die in die tabellen staat gebruik je voor het eind resultaat.

Wanneer de tabellen goed zijn en die informatie bevatten die je nodig is een andere stap het werken met die informatie. Door te werken met een geregistreerde database kun je de informatie zonder problemen her en der gebruiken voorlopig alleen voor enkele gebruiker. Je eind resultaat zal een stuk overzichtelijker worden.

Ik zou zeggen neem de tijd om de meer verborgen krachten van OOo te vinden.

Romke

[RPG]

Hallo

Ik heb ook uit gevonden hoe dat gemakkelijk te doen is:

• Open beide bestanden. Dus doel bestand en bron bestand
• Ga naar de cel waar de formule moet komen.
• Maak dan gebruik van de functie wizard. Die kun je aanroepen door op de knop naast de som functie te klikken.
• Wanneer je het gebied in het bron bestand selecteert dan wordt de bestandsnaam er ook bij gevoegd.

Romke

[Jorus]

Bedankt voor het zoeken . Ik had dit inderdaad ook al geprobeerd maar ik blijf foutcodes krijgen.

Zoiets zou het toch moeten zijn lijkt me:

Code: Selecteer alles   UitklappenInklappen

=VERT.ZOEKEN('b10;'file:///c:/users/Computernaam/desktop/klanten_test.ods'#$blad2.b2:b5;)

[RPG]

Hallo

Er staat een enkele aanhaling teken voor b10. Dat lijkt mij niet goed.
Foute code

Code: Selecteer alles   UitklappenInklappen

    =VERT.ZOEKEN('b10;'file:///c:/users/Computernaam/desktop/klanten_test.ods'#$blad2.b2:b5;)

Gecorrigeerd

Code: Selecteer alles   UitklappenInklappen

    =VERT.ZOEKEN(b10;'file:///c:/users/Computernaam/desktop/klanten_test.ods'#$blad2.b2:b5;)

Romke

[RPG]

Hallo

Aanvullend.
Ergens schreef je dat je bestanden opslaat met de extensie XLS. Ook dat moet je achterwege laten. Dat kan mogelijk ook fouten geven. Wanneer je compatible moet zijn met MSO dan is het beter om ook MSO te gebruiken.

Romke

[Jorus]

Hallo

Er staat een enkele aanhaling teken voor b10. Dat lijkt mij niet goed.
Foute code

Code: Selecteer alles   UitklappenInklappen

    =VERT.ZOEKEN('b10;'file:///c:/users/Computernaam/desktop/klanten_test.ods'#$blad2.b2:b5;)

Gecorrigeerd

Code: Selecteer alles   UitklappenInklappen

    =VERT.ZOEKEN(b10;'file:///c:/users/Computernaam/desktop/klanten_test.ods'#$blad2.b2:b5;)

Romke

Ik krijg foutcode 511, 508, 502 of #Naam?
Het is dus ergens nog steeds niet goed. Is Floris toevallig al aanwezig?

[RPG]

Hallo

Zorg wel dat de vierde pararameter op 0(nul) bij vert.zoeken.

Romke

[Jorus]

Ja heb ik. Nu moet ik wel zeggen dat de cellenblokken een naam hebben. Ik weet alleen niet of dat ook in de formule moet worden meegenomen.

=VERT.ZOEKEN(B10;'file:///C:/Users/Computernaam/Desktop/Klanten_test.ods'#Blad2.Klantenlijst;2;0)

Als ik dit doe krijg ik Error: #Naam?

Helaas heb ik op het engelse forum ook nog geen nuttige reactie gehad . Maar we houden moed..

[Jorus]

IK HEB HET VOOR ELKAAR!!

=VERT.ZOEKEN(B10;'file:///C:/Users/Appelpit/Computernaam/Klanten_test.ods'#$Blad2.$A$2:$C$5;2;0)

Dit moest het zijn. De celverwijzingen zijn die van het complete cellenblok dat ik een naam had gegeven namelijk, Klantenlijst.

Ik zal weldra mijn hele uitleg hier posten, zodat een andere er ook wat aan kan hebben.

[RPG]

Hallo

Het is mooi dat je een oplossing gevonden hebt.

Romke

[Jorus]

Hierbij de volledige uitleg en een voorbeeld. Mag eventueel bij tutorials geplaatst worden .

Mocht iemand nog weten hoe je een soort automatische invul-optie kan krijgen in de dropdown lijst, bijvoorbeeld je voert een gedeelte van de naam in en het resultaat wordt getoond (handig bij ellenlange lijsten), dan hoor ik het graag!

[RPG]

Hallo

Het is mooi dat je geslaagd bent. Persoonlijk heb ik het idee dat het werken met een geregistreerde database opbasis van dit spreadsheet eenvoudiger zal werken.Ik weet niet hoe dat past in je andere manier van werken maar dat kan ik niet zien.

Maak eerst een geregistreerde database van dit spreadsheet.

Voor het proberen
Maak een leeg tekstdocument.
Open ook de gegevens bronnen.(F4)
Maak een frame op die plek waar het adres moet komen. Menu --> Insert --> Frame
Trek de veldnamen naar het frame. Doe dit door op het kolom hoof te klikken en de muiknop in gedrukt te houden.
Zorg dat de namen goed komen te staan incluis spaties en nieuwe lijnen.

Nu is het document klaar.
Het moet nu uit geprobeerd worden. Laat het printen. Accepteer de waarschuwing en selecteer in de popup een enkel record. Het resultaat kan op papier geprint worden maar ook weggeschreven naar een bestand. Als het resultaat goed is moet het document met de veldnamen bewaard worden. Het document waarin het resultaat staat daar moet meegedaan worden wat noodzakelijk is. Het document met de veldnamen kan steeds opnieuw gebruikt worden.

Romke

[Jorus]

Vooralsnog werkt mijn oplossing prima. Voor mijn facturen werk ik altijd met Calc en ik zie daarom helaas ook niet in waarom jouw oplossing beter zou zijn. Misschien dat er in de toekomst een lichtje gaat branden en ik ga over te stappen. Uiteraard hoor ik het graag als mensen problemen ondervinden met deze oplossing, maar voor nu heb ik nog geen beperkingen kunnen vinden. Het enige wat ik nog even wil proberen te achterhalen is de auto-aanvul-optie bij het invoeren van een letter of gedeelte van een naam. Dit zou een leuke toevoeging zijn.