OpenOffice.org

Het opslaan van data
In deze draad wil ik proberen iets duidelijk te maken over een manier van werken in OpenOffice.org. Deze manier van werken heeft betrekking op het omgaan van data in een spreadsheet. Deze omgang van data is anders dan wat op het eerste ogenblik voor de hand ligt. Om dit goed te begrijpen is het noodzakelijk om te weten dat OpenOffice.org een geïntegreerd programma is van zowel een tekstverwerker, spreadsheet of rekenblad ,tekenprogramma, presentatie en een database. Ik wil me speciaal richten op de interactie van een database in een spreadsheet. Let wel ik noem eerst een database en dan pas een spreadsheet.

Een database in OpenOffice.org is niet een eenduidig begrip. Wat men als database wil gebruiken hangt af van wat de gebruiker aan kan en ook welke behoefte de gebruiker heeft. De behoefte kan ook per project verschillen. Het is wel zo dat de ene database meer biedt dan de andere. Een opsomming in oplopende moeilijksgraad is:
a) gebaseerd op een spreadsheet
b) gebaseerd op de ingebouwde dbf files
c) gebaseerd op de meegeleverde/ingebouwde HSQLDB
d) gebaseerd op een zelf gekozen database.

De mogelijkheden worden in diverse handleidingen beschreven. Voor de eerste twee kan men hier de informatie vinden. Voor de HSQLDB is de handleiding beduidend groter.

Het lezen van de helpfile van OpenOffice.org waarin de queries behandeld worden kan helpen voor het goed begrijpen van de mogelijkheden. Niet alles is mogelijk voor een database gebaseerd op een spreadsheet en de ingebouwde dbf.

Daar dit geplaatst heb is in het calc forum zal er speciaal aandacht gegeven worden aan de interactie van calc en een database, OpenOffice lijkt wel speciaal ontworpen te zijn voor het gemakkelijk binnen halen van gegeven uit een database. Dit kan alleen maar met een tabel of query. Men kan kiezen tussen het opslaan van de gegevens in het spreadsheet of een meer dynamisch koppelen.
In het eerste geval moet aangegeven worden dat de data ververst moet worden. In het tweede geval wordt het automatisch ververst bij het opnieuw laden van het calc bestand.


Een begin
Ook ik kon de verleiding niet weerstaan om met het opslaan en tonen van gegevens het op de zelfde manier te doen zoals ik het eerst op papier gedaan had. Langzamerhand heb ik geleerd om mij te richten naar de computer en dat kan waarschijnlijk nog beter. Ik ben geneigd te denken dat er enkele verschillende onderdelen zijn waarin het verdeeld kan worden
a) Het definiëren van tabellen om de ruwe data in te kunnen opslaan.
b) Het invoeren van de ruwe data in daarvoor geschikte formulieren.
c) Het beheren van de data in daarvoor geschikte formulieren. Dit kan voor een deel samen gaan met het gebruiken van de data.
d) Het maken van rapporten met de daarvoor geschikte hulpmiddelen.

Tabellen
Goed gemaakte tabellen maakt het werken met een database gemakkelijker. Het maakt hierbij niet uit welk database programma hierbij gebruikt wordt. Waar ik zelf wel altijd oplet is dat ik gegevens gemakkelijk weer naar een andere database kan krijgen. Ik zelf heb maar een kleine database maar ik heb daar in nog steeds gegevens die ik in 1985 heb ingetypt. Men kan bijvoorbeeld eerst beginnen met een database gebaseerd op een spreadsheet en de gegevens later kopieren naar een database die aan andere behoeften voldoet, Ik denk hierbij aan een database gebaseerd op dbf tabellen of op de ingebouwde HSQLDB database engine. Meestal kan men de gegevens gemakkelijk naar een andere versie overbrengen. Het eenvoudig beginnen geeft de gelegenheid om te wennen aan een database.

De overgang naar een database
Voor de meeste mensen is het moeilijk om aan een database te wennen. In een database wordt eerst geselecteerd op welk deel men wil gebruiken. Op dit deel wordt dan een bewerking uit gevoerd. Het kost vaak enige moeite en ook tijd om dit te laten door dringen.

Overgang van MSO naar OpenOffice.org
Veel gebruikers van MSO zijn geneigd te denken dat OOo(OpenOffice.org) op de zelfde manier werkt. Dit is niet het geval. Zolang de nieuwe gebruiker van OOo zich niet de werkwijze van OOo eigen maakt zal het moeilijk zijn.

Romke

Hallo

In het eerste deel heb ik benadrukt dat het gebruik van tabellen gemaakt in een al of niet eenvoudige database erg belangrijk is. Het is natuurlijk waar dat het gebruik van een database die een wat meer uitgebreide instructie set heeft meer toe staat dan de eenvoudige platte tabellen die gemaakt kunnen worden met een database gebaseerd op een spreadsheet, dbf bestanden en textfiles. Wanneer men eenmaal de data in een database heeft en die verder wil gebruiken met de navolgende hulpmiddelen dat moet er een platte tabel van gemaakt worden maar dat is eenvoudige terwijl men de beschikking blijft houden over de meer gevarieerde gegevens.

Selectie met behulp van een query
Het gebruik van queries maakt het mogelijk om delen van de tabellen te gebruiken in verdere berekeningen. Het is eenvoudig om elke keer wanneer met een query opnieuw gebruikt om naar iets te laten vragen zo dat alleen dat deel getoond wordt wat men wil zien

Queries zijn te gebruiken in:
De gegevens van zo'n query kunnen eenvoudig gebruik worden in
A) consolidatie van gegevens
b) Draaitabellen of op zijn Engels Pivot tables
c) Databasebereik of Datarange
d) De standaard rapport generator
e) De Oracle/Sun rapport generator
f) Zelfgemaakt werkbladen die berekening doen met gegevens
g) Subtotalen

Ik denk dat het kennen en het kunnen gebruiken van bovenstaande mogelijkheden sneller tot resultaten leidt dan deze zelf proberen te schrijven. Er vloeien enkele voordelen uit deze manier van werken. De gegevens moeten op een goede manier opgeslagen worden die past bij OOo. Op deze manier kunnen ze vaak hergebruikt worden. Door gebruikt te maken van de meer complexe opdrachten denk ik dat de beginnend gebruiker sneller tot een resultaat komt dan door trachten het zelf te ontwikkelen.

Romke