Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bespreek het rekenblad
Whazza
Berichten: 4
Lid geworden op: ma aug 02, 2010 4:22 pm

Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door Whazza »

Beste Forumleden,

ik heb subtotalen opgesteld en wil alleen de subtotalen kopieren naar een ander blad. Met excel kon dat door alleen de subtotalen te tonen en vervolgens via F5 alleen de zichtbare cellen te laten kopieren. Bij calc kan ik zo'n optie echter niet vinden. Kan iemand mij even helpen?

MVG!
Open Office 3.2, Windows Vista.
RPG
Berichten: 4667
Lid geworden op: wo apr 15, 2009 1:01 am
Locatie: Apeldoorn, Nederland

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door RPG »

Hallo

selecteer alles
Maak een filter waarbij alleen die regels geselecteerd worden die op het einde het woord Result hebben.
Dan kun je de subtotals selecteren en copieren naar een andere plaats.

Romke
LibreOffice 7.4.3.2 op openSUSE Leap 15.4
JaapB
Berichten: 43
Lid geworden op: zo jan 05, 2014 8:57 pm

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door JaapB »

Ik heb dezelfde vraag. Het filteren op cellen met de term 'resultaat' is veel werk bij veel subtotalen. Met het risico er eentje over te slaan. Bij het selecteren van lege cellen in een kolom die geen subtotaal kent worden de subtotalen opnieuw berekend.
Is er een andere oplossing voor het selecteren van zichtbare cellen (subtotalen)?
Open Office 4.1.3 op Windows 10
RPG
Berichten: 4667
Lid geworden op: wo apr 15, 2009 1:01 am
Locatie: Apeldoorn, Nederland

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door RPG »

Het lijkt mij zo dat mijn eerste antwoord niet goed gewerkt kan hebben. Want ik heb het nu opnieuw geprobeerd en bij het uit filteren verdwijnt ook de getallen. Bij het wel of niet tonen moet je echt de regels selecteren. Wanneer het om veel tussen regels gaat dan is de kans groot om iets over te slaan.

Ook al staan je gegevens in een werkblad dan heb ik toch het idee dat een databasedocument voordelen heeft. In een databasedocument is het mogelijk dat de gegevens op een andere manier getoond worden.

Voor het rekenkundig analyseren van gegevens heb ik een grote voorkeur voor een draaitabel soms in combinatie met een databasedocument zoals boven al aangegeven. Een draaitabel heeft nog een vervolg en dat heet draaitabel.ophalen. Er bestaat ook zoiets als consolidatie.
menu --> gegevens --> consolideren
Het voordeel van een draaitabel en consolideren is dat dit de oorspronkelijk tabel onberoerd laat. Je kunt net zoveel draaitabellen aan de oorspronkelijk tabel verbinden als je wilt met steeds iets andere vragen.

Is het mogelijk dat je wat duidelijker aangeeft wat het doel van het geheel is.

Wat je ook doet het lijkt mij in ieder geval belangrijk om een extra kopie van je gegevens te maken want er is ook een kans dat alles overschreven wordt.
LibreOffice 7.4.3.2 op openSUSE Leap 15.4
RPG
Berichten: 4667
Lid geworden op: wo apr 15, 2009 1:01 am
Locatie: Apeldoorn, Nederland

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door RPG »

Soms kost het enige tijd om iets te bedenken uit de vele mogelijkheden. Er wordt dan ook duidelijk waarom misschien iets wel zo wordt gedaan.

Het standaardfilter en ook het SpeciaalFilter heeft veel extra mogelijkheden die niet zo vaak gebruikt worden.
Je ziet dat alleen als je de knop "meer opties" aanklikt.

Een van de mogelijkheden is het gefilterde resultaat naar een andere plaats laten kopieren. Ik kies altijd een ander werkblad.

Daarnaast is er nog een optie en dat is: Filter criteria behouden of persitent. Ik denk dat het niet consequent vertaald is.
Op deze manier worden de formules voor subtotaal gekopieerden en blijven ze ook verbonden met het origineel.
Het is ook zo dat de optie "Filter criteria behouden" of "persitent" standaard, althans in mijn versie, is geselecteerd.

Dit is voor het eerst dat ik een nuttig doel zie en herinner, voor de mogelijkheid van "Filter criteria behouden"
LibreOffice 7.4.3.2 op openSUSE Leap 15.4
JaapB
Berichten: 43
Lid geworden op: zo jan 05, 2014 8:57 pm

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door JaapB »

Dank. Maar ....
Ongeacht hoe ik filter: door het filteren komen de subtotalen op nul te staan. Ook als ik ze zoals jij beschrijft met het vanuit het standaard filter kopiëren 'Resultaten kopiëren'. naar een ander tabblad verplaats.

Je vroeg ook wat mijn doel is. Het volgende:
Ik heb een lijst met afschrijvingen van mijn bank gesorteerd op tegenrekening,
Per tegenrekening wordt een subtotaal berekend.
Dan wil ik alleen die subtotalen met de betreffende tegenrekening kopiëren.

In Excel klikte ik dan op het niveau van de subtotalen (dat gaat in OO net zo).
In Excel zag ik dan achter het subtotaal "Totaal #####' (In OO ontbreekt die toevoeging, eigenlijk is dat vraag 1: hoe krijg ik de omschrijving achter het subtotaal?)
Dan wil ik alleen de subtotalen per rekening kopiëren in een ander werkblad. In Excel gaf ik dan in 'Ga naar' en dan 'Alleen zichtbare cellen'. (In OO zoek ik naar die mogelijkheid)
Open Office 4.1.3 op Windows 10
JaapB
Berichten: 43
Lid geworden op: zo jan 05, 2014 8:57 pm

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door JaapB »

PS: Ik zie nu wel hoe ik het eerste punt op moet lossen. Ik krijg nu de omschrijving met als toevoeging 'SOM' achter het betreffende subtotaal.
Nu nog alleen het nivo subtotaal kopiëren.
Open Office 4.1.3 op Windows 10
RPG
Berichten: 4667
Lid geworden op: wo apr 15, 2009 1:01 am
Locatie: Apeldoorn, Nederland

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door RPG »

Het filteren is in het begin altijd moeilijk te doorgronden. Als het resultaat 0 is dan is de tabel op zichzelf wel goed helemaal gefilterd maar kun je er voor jouw doeleinde er niet zo veel meedoen. Dat filter moet je eerst verwijderen. Je moet dan ook een goed resultaat zien. Bij het veelvuldig oefenen had ik ook een keer last dat alles op 0 stond. Ik heb toen gekozen voor het verwijderen van het filter.
menu --> Gegevens --> Filter --> Filter verwijderen

Nu moet je opnieuw begin
  • Standaardfilter openen
  • Kies een veld waarop je gemakkelijk kunt filteren. Bij het oefenen heb ik een willekeurig veld gekozen die bij subtotalen niets had staan. Dat veld heb ik laten filteren op leeg.
  • Klikken op meer opties
  • In het onderste deel kiezen en aangeven waar het naartoe gekopieerd moet worden. Je moet niet zelf kopiëren en
  • plakken maar dat wordt gedaan. Ik kies altijd een ander leeg blad in de linker bovenhoek.
  • Als het resultaat nog niet geheel naar wens is dan teruggaan naar het blad waar de gegevens staan en daar opnieuw filteren.
  • Bij gebruik moeten de waarden wel als getallen gekopieerd worden daar ze anders veranderd worden. De formules moeten weg. Selecteren- Kopieren en plakken als getallen.
Het is beter dat zowel de begin tabel als de doel tabel als een gegevens bereik zijn gedefinieerd. Doordat ik standaard die gegevens uit een databasedocument haal wordt dat voor de begintabel automatisch gedaan. Ik moet de doeltabel wel zelf definiëren
menu --> gegevens --> gegevens Bereik definiëren

Probeer ook maar met de draaitabel wat te doen.
De banken verstrekken naast wat vroeger de dagafschriften waren ook een mooie lijst van deze gegevens. Je krijgt dan alles aangeleverd in een CSV. Voor ons mensen is die lijst niet zo mooi om te zien maar het is mooi voor de computer.

De eerste stap is het mooi inlezen van dit bestand: Datum moeten goed zijn, getallen moet op orde gemaakt worden en dan kunnen ze toegevoegd worden aan de lijst van de vorige periode.
Het is nog even opletten dat er geen dubbele regel in staan maar sorteer alles op datum en dan vis je bij het regel ophalen de dubbelen er wel uit.

Een draaitabel geef je bijna elk gewenst overzicht wat je wilt hebben zonder een enkele formule.
LibreOffice 7.4.3.2 op openSUSE Leap 15.4
JaapB
Berichten: 43
Lid geworden op: zo jan 05, 2014 8:57 pm

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door JaapB »

Helaas.
Ik heb je stappen gevolgd en de in het nieuwe werkblad gekopieerde subtotalen staan op nul.
Draaitabellen zijn voor mij te ingewikkeld om te doorgronden merk ik. Zeker voor een exercitie die ik niet zo frequent doe.
Dit zou toch een heel basale functie moeten zijn, die niet zo ingewikkeld is uit te voeren.
Ik heb nu een complexe omweg gevonden:
Subtotalen naar een nieuw werkblad kopiëren zoals door jou beschreven (bedragen komen op nul)
Met verticaal zoeken in het nieuwe werkblad de subtotalen uit het basis werkblad (waar ze nog met waardes staan) er bij zoeken.
Niet de schoonheidsprijs, hier wint Excel het qua gebruiksvriendelijkheid helaas.
Open Office 4.1.3 op Windows 10
RPG
Berichten: 4667
Lid geworden op: wo apr 15, 2009 1:01 am
Locatie: Apeldoorn, Nederland

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door RPG »

JaapB schreef:Ik heb je stappen gevolgd en de in het nieuwe werkblad gekopieerde subtotalen staan op nul.
Als je mijn stappen gevolgd had dan had je de goede uitkomst gehad!
JaapB schreef:Draaitabellen zijn voor mij te ingewikkeld om te doorgronden merk ik.
Enige tijd hier in steken zou je leven waarschijnlijk wel gemakkelijker maken.
JaapB schreef:hier wint Excel het qua gebruiksvriendelijkheid helaas.
Het is jouw vrijwillige keuze geweest om over te stappen van Excel naar een ander programma.

Als ik het verhaal zo hoor en ik heb gisteren gekeken dan lijkt mij een stap voor stap aanpak van het geheel beter dan wat je nu doet.

Misschien moet je eens beter kijken hoe je met je bank gegevens moet omgaan. Ik heb het steeds het idee dat mensen met allerlei bewerkingen het probleem eerder groter dan kleiner maken. Banken leveren mooie bestanden aan zoals al eerder beschreven. Mijn opinie hier over is dat thuisgebruikers dit in de eerste plaats leesbaar moeten maken voor de computer. Als tweede is het misschien verstandig om hier enige kolommen aan toe te voegen. Deze toegevoegde kolommen moeten aan het uiteinde of aan het begin van de kolommen zijn zodat de bankgegevens gewoon toegevoegd kunnen worden. Deze toegevoegde kolommen kunnen voor nadere analyse gebruikt worden.

Naast het toe voegen van kolommen is het soms ook verstandig om records toe te voegen. Dit kan gebruikt worden voor saldo berekeningen. Hier kunnen gegevens alleen per periode bekeken worden. Je gegevens kun je nog bewaren in een werkblad.

Mijn advies is, ga toch maar eens aan het werk met draaitabellen. Begin met een eenvoudige kleine tabel.
Plaats eventueel hier een klein voorbeeld waar je mee bezig bent.
LibreOffice 7.4.3.2 op openSUSE Leap 15.4
RPG
Berichten: 4667
Lid geworden op: wo apr 15, 2009 1:01 am
Locatie: Apeldoorn, Nederland

Re: Hoe kopieer ik alleen de zichtbare cellen?

Bericht door RPG »

Het lijkt er op dat je in de complexiteit van een werkblad een beetje vastloopt. In een werkblad kun je niet maar zo iets gaan kopiëren. Om er beter mee om te gaan moet je leren om te gaan met plakken speciaal. Je moet dit leren door het gewoon te proberen en door de help file te lezen. Het lukt mij ook niet om dat goed onder woorden te brengen.

Als je goed kijkt naar de gehele uitkomst van subtotalen zie je dat het een functie is. Deze functie laat zich wel kopieren maar gaat in dit geval om de getalmatige uitkomst. Door plakken speciaal kun je zelf bepalen wat je als uitkomst wilt gaan plakken. Dat vergt toch ook wel enige oefening maar dat is jouw eigen keuze.
menu --> Bewerken --> Plakken Speciaal

Het leren omgaan met een ingewikkeld computerprogramma vergt best enige oefening. Ik weet nog goed dat ik wel 20 jaar geleden voor het draaitabellen zag. Echt goed vat kon ik er niet op krijgen. Ook was er nergens informatie. Toen ik mij ging verdiepen in een database begon ik ook begrip te krijgen van draaitabellen. Nu is er gelukkig uitleg over draaitabellen maar je moet goed zoeken naar die uitleg.

Ik denk dat het leren omgaan met draaitabellen vaak wel de beste keuze. In deze draad is de keus waarschijnlijk gemakkelijk daar het kopiëren geen problemen oplevert. Ik heb zelf de veelzijdigheid van de draaitabel pas ontdekt door heel zorgvuldig de helpfile te lezen. Naast het lezen van de helpfile heb ik ook goed geoefend met kleine tabellen. In het begin had ik geen idee wat precies gedaan werd. Door het gebruik van kleine tabellen kon ik gewoon zien wat er gebeurde en begrijpen. Nog steeds is het vaak zo dat ik een tabel eerst klein maak om zo tot een resultaat te komen en dan pas de gehele tabel.
LibreOffice 7.4.3.2 op openSUSE Leap 15.4
Plaats reactie