Adressenlijst met gegevens op andere bladen

[steenhouwerij]

Goedemorgen,

Sinds een tijdje ben ik overgestapt van Excel naar Openoffice.
Bijna al mijn berekeningen heb ik om kunnen zetten van mijn oude excel werkbladen naar openoffice.
Het enige waar ik niet uitkom is de functie VERT.Zoeken.

In de bijlage staat een voorbeeldbestand
Op het eerst blad calculatie moet ik uit de keuzelijst de klant kunnen kiezen
Op het tweede blad orderbevestiging moeten dan de gegevens uit het derde blad klanten worden ingevuld.

In excel heeft het altijd gewerkt, maar ik moet eerlijksheids halve zeggen dat ik dat werkblad toen van iemand anders in een forum heb gekregen.

Wie kan mij helpen aan een weer werkend geheel?

[RPG]

Hallo

Het bijgesloten bestand is mogelijk niet compleet. Het wil iets bijwerken en dat is niet mogelijk vanwege het ontbreken van: administratie_voorbeeld1.xlsx. Dit kan ook de oorzaak zijn dat de namen die gebruikt worden in het spreadsheet niet goed gedefinieerd zijn/worden.

Om het toe te spitsen op enige verticaal opzoeken opdrachten. Daar komt de variabele Klantnummer voor. Probeer deze variabele eens gewoon toe te kennen aan cel. Kijken wat er uit komt. Als ik er 2 invul komt er "Klant A" te staan als resultaat van verticaal zoeken. Dat lijkt mij het gewenste.

Er is veel gebruik gemaakt van namen. Ik weet niet of je daar bekend mee bent?
menu --> Invoegen --> Namen --> Een laatste keuze

Romke

[RPG]

Hallo

Uit een Persoonlijk Bericht is mij duidelijk geworden dat ik opnieuw aandacht moet geven aan deze draad. Het onder staande is net gelijk een antwoord maar eerder een inleiding in het gebruiken van OpenOffice en speciaal OOo-base.

Het blijkt steeds opnieuw dat Excel werkbladen zich niet altijd zo gemakkelijk laten omzetten naar OOo werkbladen. Bovendien Maakt men bijna geen gebruik van de sterkste mogelijkheden die OOo biedt. Ik heb enige persoonlijke ervaringen mee maar ik lees dat ook voortdurend op het Engelse forum. Nu is mijn persoonlijke ervaring niet zobelangrijk daar het alleen betrekking heeft op een kleine hoeveelheid gegevens. Wat ik lees dat mensen die dat schrijven op het Engelse daar verantwoordelijk zijn voor kleine bedrijven.

Wat ik zie is dat OOo is gericht op het hebben van gegevens in tabellen. Waar deze tabellen opgeslagen worden is minder belangrijk. De tabellen kunnen zijn in werkbladen, tekstbestanden, dbase bestanden of een echte database. OpenOffice trekt dit allemaal een beetje gelijk door OOo-base. Dit neemt niet weg dat er verschillen blijven. Wanneer de tabellen verbonden zijn met een database document kunnen ze overal gebruikt worden op de computer waarop gewerkt wordt.

Wanneer men met veel gegevens wil werken dan is het hebben van goede tabellen belangrijk. Er betaat vaak de neiging om gegevens op te splitsen in gegevens per tijds eenheid bijvoorbeeld weken, maanden, jaren. Het is beter om lange tabellen te maken en pas later het deel er uit te filteren wat men nodig heeft.

Om met lange tabellen te kunnen werken is het nodig om kennis te krijgen van de mogelijkheden die OOo biedt. Welke mogelijkheden zijn belangrijk:

Filters
draaitabellen
queries

Een mogelijke manier van werken is.
Lange tabellen staan in een spreadsheet.

Maak een databasedocument verbonden met het spreadsheet. Men maakt hiervan gelijk een geregistreerde database.

Maak een nieuw spreadsheet of tekstdocument. Druk op F4. Dan kan een voudig alle gegevens gebruikt worden in het document.

Voorlopig wil ik het hierbij laten. Het doel is om te leren werken met OOo. Belangrijk is dan om de krachtige mogelijkheden die er zijn te onderzoeken. Op deze manier heb ik zelf geleerd om met OOo om te gaan. Door middel van het Engelse forum heb ik dat nog meer aangepast

Romke

[RPG]

Hallo

Ik weet niet of je Engels kunt lezen maar op het Engelse forum staan mooie voorbeelden en daar is ook veel goede informatie

Villeroy geeft veel goede informatie

DACM heeft enige voorbeelden gegeven. Het zijn erg mooie voorbeelden.

Forum voor voorbeelden
https://forum.openoffice.org/en/forum/v ... .php?f=100

Voorbeeld voor invoices niet om aftedrukken.
https://forum.openoffice.org/en/forum/v ... 00&t=56006

Romke

[RPG]

Hallo

https://forum.openoffice.org/nl/forum/v ... 067#p10160
Ik heb daar iets algemeens geschreven.

Ik kwam tijdens het zoeken Eekboek tegen en dat is ook al eens aangeraden door cornouws.

Romke

[RPG]

Hallo

Ik heb ook iets bedacht wat gebruik kan maken van reeds bekende gegevens die opgeslagen zijn in een spreadsheet. Het is wel zo dat ik gebruik maak van een database-document om de gegevens van het ene spreadsheet naar het andere te krijgen. De reden is hiervan is dat ik dat principieel de beste methode vindt. Als de datahoeveelheid groter wordt en ook het aantal handelingen groter wordt dan kan langzaam naar een meer geavanceerde methode over gestapt worden. Het is wel zo dat ik nog niet zo veel aan vormgeving gedaan hebt.

Voor wie
Het mag duidelijk zijn dat dit alleen bedoeld is voor een eenvoudige adminitratie. Als het aantal rekening groter wordt moet er echt over nagedacht worden om ook een echte database met een rapport generator te gebruiken. Voor degenen die Engels kunnen of echt met grote hoeveelheden gegevens werken is het Engelse forum de beste plek voor een goede verdieping in OOo.

Excel spreadsheet
Ik geloof dat als de gegevens in een Excell spreadsheet zijn opgeslagen het ook werkt.

Bijkomend
Ik ben van mening van mensen die met OOo werken ook moeten leren hoe het werkt. Ik denk dat het leren van de vele krachtige mogelijkheden die OOo heeft de voorkeur heeft boven de grote hoeveelheden kleine functie. De kleine functies dienen echt geprogrammeerd te worden.

Database
Het is duidelijk dat ik het belangrijk vindt dat gegevens in tabellen zijn. Deze tabellen worden benaderd door een database-document. Dat betekent ook dat ik het idee heb dat dan de database functies voor een spreadsheet ook belangrijk zijn.

Samen gevat
gegevens in tabellen
Benaderen via een database-document.
Importeren in een spreadsheet en dan gebruik maken van alle daarvoor in aanmerking komende mogelijkheden.


Nu de rekening
Bij het vormgeven moet er wel aangedacht worden dat de invoer van de factuur gegevens vastliggen door de gekozen manier van werken.

Brongegevens
Zoals reeds geschreven de basisgegeven staan in een database van welke aard ook.

Gegevens opvragen
Met een query kunnen de gegevens opgevraagd worden. In deze query kunnen in ieder geval twee zaken geregeld worden.
a) Plaats de gegevens in die volgorde zoals ze later nodig zijn.
b) Doe eventueel berekening of andere zaken die later nodig zijn.
c) Maak een parameter zodat er niet meer gegevens komen dan nodig zijn.

Gegevensbronnen
Een database base verschijnt met een naam in de gegevensbronnen(F4). Hier uit kunnen gegevens getrokken worden. Wanneer er een cel in het gegevens gebied geslecteerd is dan kan met:
menu --> Gegevens --Bereik vernieuwen
De gegevens vernieuwd worden. Onder bepaalde voorwaarden gebeurt het ook bij het opnieuw laden van het document.


Voor een factuur moeten in ierder geval twee soorten gegevens op gevraagd worden
a) De adres gegevens
b) De te facturen gegevens.

In een ander spreadsheet hebben we verschillende tabbladen
a) Factuur gegevens.
c) Adresgegevens.
d) Filter gegevens.
e) De factuur.

Filtergegevens
Hierin staan enkele gevens die gebruikt worden om gegevens te filteren en eventueel op te tellen.

De factuur
Hier komt het adres te staan en mogelijk nog enige zaken. Het adres worden samengesteld met behulp van de functie dget(). Het heeft als parameter de identifier van de klant. Met behulp van deze identifier haalt het gegevens uit de adressen tabel.
De andere factuur gegevens worden gefilterd en verplaatst naar de factuur die verstuur moet worden.

Om nu de factuur samen te stellen gebruik ik het standaard filter. Ik filter op de klant identifier en laat alles verplaatsen naar de factuur. Daar vindt ook de laatste optelling plaats voor het eind totaal. Vanwege de gekozen methode moest ik het eind totaal boven aan vermelden.
menu --> Gegevens --> Standaardfilter
Kies daar de identifier en in de uitbreiding de plaats waar de gegevens naar toe moeten.

Uit printen
Op het ogenblik weet ik voor het uitprinten geen beter methode dan de rekening met de hand te selecteren. Daarna in het print menu selectie aan te klikken.


Beperkingen
Ik ben me er van bewust dat de gekozen methode zijn beperking heeft maar binnen de beperkingen is het acceptabel lijkt mij. Bovendien ga ik er van uit dat het niet over tiental facturen per maand gaat maar over hoogsten 20.

Voordeel
Het leert wel omgaan met wat meer krachtige mogelijkheden die er bestaan.

Romke

[RPG]

Hallo

Ik heb gekozen voor de manier van werken op grond van mijn idee hoe iets werkt in OpenOffice. Het is niet niet alleen mijn idee maar ook van anderen.

In eerste plaats maak ik gebruik van tabellen. Tabellen kunnen gemakkelijk gefilterd en bewerkt worden. Ook maak ik gebruik van zoveel mogelijk sterke kanten van OpenOffice. Het is al moeilijk om deze delen te vinden en daarna ook nog te koppelen tot een krachtig geheel. Ik wil mijn kennis delen en daarom schrijf ik er over.

DatabaseBereik
Het maken van gedefinieerde databasebereiken vergemakkelijkt het omgaan met tabellen. Mijn voorkeur heeft het eerst definieren van een enkele cel als databasebereik. Gelijk met het maken van dit database bereik kunnen enkele zaken ingesteld worden. Het is belangrijk dat aangevinkt staat "Cellen invoegen/verwijderen"


subtotaal functie
Er is een mooie functie subtotaal die mooi samen werkt met gefilterd lijsten in een databasebereik. De functie beschrijving laat zich moeilijk vinden. Het kan gevonden worden door de functie op te zoeken met de functie wizard en daarna op de help knop te klikken.

Database functies.
De database functies werken mooi in combinatie met een database bereik. Wanneer een functie niet goed toegepast wordt dan geeft het een fout melding en niet een verkeerde waarde. Vert.zoeken wil bij verkeerd toepassen gauw een verkeerde waarde geven.Ik doel hier speciaal op de functie dblezen(DBget). Je krijgt een soort foutmelding als de waarde niet gevonden kan worden. Met vert.zoeken wordt soms zo een andere waarde gegeven.


Print Bereik
Print bereiken kunnen gebruik worden om enkele delen van het gehele document te laten printen. Ook voor tabellen met wisselende lengte is dat gemakkelijk.

Namen geven
Er is een mogelijkheid van het geven van namen. Speciaal de namen gegeven aan filter gebieden en print gebieden vereenvoudigen de zaak. Het lijkt er op dat het print bereik automatisch aan gepast wordt.


Queries
Als met een geregistreerde database gewerkt wordt, is het ook mogelijk om queries te maken. Met queries kunnen de zelfde gegevens iets anders neergezet worden. Ook kunnen berekeningen gedaan worden op record niveau. Ik heb gezorgd dat er een veld was om de klant te koppelen aan zijn adres gegevens. Doot het als eerst of laatste te plaatsen valt het buiten het print bereik.

Document maken.
Zo als altijd het beste is om uit te gaan van tabellen in een geregistreerde database.Als er hulptabellen nodig zijn voor adressen plaatst die op een apart werk blad.

Plaats zaken noodzakelijk voor het beheer hoog op het werkblad.

Daarna factuur gegevens
Zorg dat adresgegevens met behulp van dget goed samengesteld worden.
Maak een databasebereik van een enkele cel. Trek de gegevens uit de database en in dit geval de datasource naar die cell toe. Als er een totaal van de gegevens moet komen maak dan gebruik van de functie subtotaal(9;gebied). Ik vermoed dat voor totalen ook gebruik gemaakt kan worden van de functie som.
Maak nu noodzakelijke print bereiken aan. Geeft ook aan dat een rij herhaalt moet worden wanneer de gegevens over meerdere pagina's geprint worden.

Filter
Het filter moet de gegevens koppelen aan een adres.

Maak boven de pagina een filter.
A1 = is de veldnaam van de identifier in de adres gegevens
A2 = is de waarde van de identifier. Dit moet opgehaald worden uit de tabel.

Het filter wordt gebruikt om de adres gegeven op te halen. Ik denk dat dbget een beter gebruik is dan vert.zoeken.


Werking
Selecteer eerst een klant met behulp van zijn identifier. Pas daarna het autofilter toe.

Afsluiting
Door te proberen wordt het mij ook duidelijk dat niet alles in de helpfile goed beschreven wordt. Aan de andere kant wordt het soms ook pas duidelijk na het uitproberen.
Wanneer men de voorkeur heeft om alleen met tabellen in spreadsheet te werken dan kan werken met autofilter helpen. Er is een kans dat een verkeerd adres bij de gegevens komt.

Romke