Het leuke van het omgaan met tabellen

[RPG]

Het valt mij op dat het duidelijk is dat veel gebruikers de normale werking van een Office programma niet bestuderen. Ik denk dat dit waar is voor alle office programma's: ApacheOffice, LibreOffice, MicroSoft-office en de alle niet opgenoemde. Ik baseer die gedachte van mij op het feit dat veel vragen gaan over het schrijven van macro's of het gebruik van functies. Ik moet ook zeggen dat bovenstaande observatie ook op mij van toepassing was bij mijn eerste kennismaking met een Office programma.

Ik heb al vaker geschreven dat tabellen in een Office programma bijna altijd de basis zijn waar alles omdraait. Meestal zullen we meer dan een enkele tabel nodig hebben. In de eerste plaats zal het dus belangrijk zijn te leren hoe het gebruikte office programma met tabellen om gaat. ApacheOffice en LibreOffice verschillen weinig van elkaar en in principe gaat het daar over. Uiteindelijk is het forum daar ook op die groep gericht.
Gegevens die we vaker nodig hebben kunnen het best benaderd worden via een databasedocument. Een databasedocument maakt het erg gemakkelijk om de zelfde tabel-gegevens in andere documenten te gebruiken. Gegevens die we maar in een enkel document nodig hebben kunnen we verzamelen in een werkblad wat we ook gebruiken voor verdere verwerking. Ik heb persoonlijk het idee dat we de gegevens het best in originele staat kunnen bewaren zodat we zeker weten dat de gegevens betrouwbaar zijn.

Betrouwbaar houden van gegevens.
Naar mijn overtuiging is het belangrijk om gegevens in tabellen betrouwbaar te houden. Naar mijn idee is het dus belangrijkom welke bewerking dan ook toe te passen op afgeleide gegevens. Dit kan het gemakkelijkst door gebruikt te maken van een databasedocument of door de gegevens uit een databasebereik naar een ander werkblad te kopiëren.

Het werken met gegevens
Laten we beginnen met gegevens die we benaderen via een databasedocument. Een databasebasdocument biedt ons veel mogelijkheden om gegevens min of meer op maat te maken voor verdere verwerking in een volgende document. Dit volgend document kan bijna alle vormen aannemen die Office biedt. Het opmaat maken is afhankelijk wat het feitelijk database programma is.

Databasebereik in een werkblad.
Een databasebereik biedt mogelijkheden om het bereik te filteren, sorteren en het maken van subtotalen. Het filteren en sorteren geeft ook de gelegenheid om gegevens naar een ander werkblad te kopieren. In dit andere werkblad kan een nadere bewerking gedaan worden en zonodig gecombineerd worden met een andere tabel: bij voorbeeld adres gegevens voor de factuur.

Draaitabel
Het begrip draaitabel is een buitengewoon krachtig middel om een tabel op een andere manier te tonen. Mijn manier van leren is geweest om met een kleine tabel te beginnen. Klein zowel in rijen als ook in kolommen. Tijdens het oefenen het aantal rijen en kolommen langzaam uitbreiden. Daarnaast is het belangrijk om ook de helpfile aangaande de draaitabel te blijven herlezen. Dit herlezen heeft als doel om de meer verborgen mogelijkheden te ontdekken. Ik spreek van verborgen daar beginners zoals ik ook was niet verwachten dat er zoveel mogelijk is met soms handig vormgeven van een tabel.

Het gebruiken van functies
In een andere draad heb ik eens tot mijn eigen verbazing geschreven dat er gewerkt moest worden met OpenOffice zonder gebruik te maken van functies en macro's. Ik heb echt het idee dat beginners te snel alles zelf willen ontwikkelen en zich daarbij richten op macro's en functies maar het is natuurlijk ook waar dat ook beginners soms een functie moeten gebruiken om iets gemakkelijk te laten verlopen.

Richting voor verdere studie
Het is mij duidelijk dat deze bijdrage ook alleen verschillende zaken aanstipt. Het is ook bedoeld om een richting te geven aan zelfstudie met behulp van de help file of het lezen van de meer uitgebreide handboeken die behoren bij ApacheOffice of LibreOffice. Deze handboeken zijn te vinden op hun sites. Ondanks het feit dat LibreOffice meer vernieuwingen heeft gekregen dan ApacheOffice maakt dat toch weinig verschil voor veel beginners in het leren omgaan met deze programma's