Ik ben al enige tijd op zoek naar de mogelijkheden die er zijn door gebruik te maken van allerlei menu opdrachten. In tweede instantie worden dan enkele functies gebruikt. Aangezien ik ook gebruik wil maken van filteren van gegevens ligt het voor de hand om de functie SUBTOTAAL te gebruiken.
Waarom gebruik maken van de menu opdrachten.
Ik ben van mening dat beginners te snel beginnen met het proberen van de vele functies die er zijn. De ingebouwde menu opdrachten worden als te moeilijk gezien. Ik ben wel begonnen met allerlei menu opdrachten maar heb de kracht van de menu opdrachten soms nog onvoldoende herkend. Het is wel zo dat veel mogelijk pas goed werken bij grote tabellen en niet voor beginners. Beginners hebben de gewoonte om met enkele regels gegevens te werken en dat langzaam te laten groeien tot grotere tabellen. Op dat moment lijkt het voor beginners vaak niet een goede keuze om een stap terug te doen.
DatabaseBereik
Voor een beginner is het toch wel een goede gewoonte om zijn tabel te definiëren als een databasebereik. Een databasebereik kan gemakkelijk gefilterd worden met een autofilter. Een gefilterd databasebereik heeft eigenschappen die anders op een moeilijker manier te bereiken zijn. De volgende lijst is een opsomming waar de voordelige eigenschappen naar voren komen.
- De functie SUBTOTAAL heeft alleen betrekking op de gefilterde records.
- Alleen de gefilterde records worden geprint op papier of in een PDF.
- Alleen de gefilterde records worden gekopieerd.
- Alleen op de gefilterde records worden andere bepaalde acties uitgevoerd.
- Het verplaatsen van het gefilterde resultaat naar een ander werkblad.
Ik ben van mening dat de menu opdrachten erg belangrijk zijn in de omgang met een Officesuite. Het maakt niet uit of het Excel is een andere soort spreadsheet zoals Calc. Ik heb nooit een goede reden gevonden voor de mogelijkheid van het maken van namen. Dit veranderde op het moment dat ik het ging gebruiken voor het maken van de namen van de velden in een databasebereik. De gemaakte namen bleken prima te gebruiken in de door mij gewaarde functie SUBTOTAAL.
De mogelijkheid van het maken van Namen heeft ook enige bescherming: Wanneer het min of meer duidelijk is dat het goed is worden er weinig vragen gesteld anders worden er steeds bevestiging gevraagd.
Gebruik maken van de eenvoud
De ontwerpers van Officesuites hebben naar mijn idee meerdere doelen nagestreefd. Een van de doelen is dat met eenvoudige middelen toch snel betrekkelijk grote hoeveelheden gegevens geanalyseerd kunnen worden. De verschillen tussen de Officesuites zijn klein maar het betekent niet dat de zelfde manier van werken in alle office suites mogelijk is.
Leren aan onwetende computergebruikers
Het is mijn persoonlijke ervaring dat ook aan onwetende computersgebruikers best zulke zaken zijn uit te leggen. Ik ben al enige tijd bezig een mevrouw van iets over de 80 jaar te leren omgaan met een moderne mobiele telefoon. De eerste stap was het leren omgaan met een oud en afgedankt model. De verleiding was het eenvoudig kunnen communiceren met kennissen en familie ver weg. Het gebruik van de oude mobiele telefoon bleek als voordeel te hebben dat hij rinkelde als deze gewoon op tafel lag terwijl de laptop voordien in gebruik altijd eerst aangezet moest worden.
Door geduldig uit te leggen werd ook steeds minder verwacht dat alles altijd het zelfde moest zijn. Door het geduldige uitleggen en het kunnen herstellen van gemaakte fouten kreeg de onwetende computergebruiker steeds meer vertrouwen en ook de wens om er meer gebruik van te maken. Ik als eenvoudig leermeester en haar kennissen en familie als verleiding, want ze wil daar graag contact mee. Ditzelfde is natuurlijk ook mogelijk voor een programma zoals een Office suite. Er moet uitleg zijn en een verleiding.
Romke