Beginnen met een database

[RPG]

Overgaan van papier naar een computer

Op dit forum komen vaak vragen die aan de titel gerelateerd zijn. Ik ben zelf ook op die manier begonnen en doe het nog vaak zo. Deze manier van werken geeft nogal eens problemen daar de computer niet werkt op die manier. Wij als mens kunnen gevarieerd reageren op de aangeboden gegevens. Indien we met een computer werken moet alles vastgelegd worden. Dit maakt het vaak zeer complex speciaal voor beginners.

Ik heb het idee gekregen dat het verstandig is om het geheel te splitsen in verschillende onderdelen. De volgende onderdelen zijn vaak belangrijk:
Definitie van de basis gegevens eventueel in tabellen.
Kiezen van de tools voor opslag, invoer en verwerking
Invoer van de verschillende gegevens met behulp van de gekozen tools.
Uitvoer van de verschillende gegevens met behulp van de gekozen tools.

Vooral voor beginners is het kiezen van de tools nogal moeilijk. De reden is duidelijk er is geen kennis. Je bent namelijk beginner. Het verdiepen in de tools is al een diepgaande studie op zichzelf. Gezien het feit dat ik dit schrijf voor een forum wat zich richt op OpenOffice.org lijkt mij een deel van de keuze reeds duidelijk namelijk: OpenOffice.org. Dit betekent nog niet het einde van de keuzes want dan kan er gekozen worden voor de verschillende onderdelen zoals
Writer
Calc
Database
Impress

Ook deze keuzes zijn niet gemakkelijk maar het is al beperkt. Mijns inziens werkt OOo het best met gegevens die in tabellen staan: een database. Deze database kan gebaseerd zijn op een spreadsheet of een echte database. Hoe geavanceerder de database is hoe moeilijker het kan worden voor beginners. Ik denk dat de HSQLDB database die standaard meegeleverd wordt een goed begin is.

Als men de keuze voor een database eenmaal gedaan heeft dan is de volgende stap het maken van formulieren voor de data invoer. Maak deze formulieren niet te complex. Hoe complexer de formulieren zijn hoe moeilijker het wordt en het wordt snel zo moeilijk dat de beginner het niet kan. Vragen op een forum helpt vaak niet want daar zien ze snel dat het moeilijk of onmogelijk is voor de vragensteller. Je mag vaak al blij zijn met een antwoord wat naar moeilijk studie materiaal wijst.

De gekozen oplossing van een database maakt het binnen OOo mogelijk om de gegevens uit die database te gebruiken in andere documenten. Ik denk hierbij speciaal aan spreadsheets maar ook writer, draw en impress bieden mogelijkheden. Deze mogelijkheden zijn slecht aangegeven maar bieden heel veel. Dit betekent vaak dat je in een database de gegevens selecteert eventueel ook bewerkt en daarna verder gebruikt in het gewenste document. Het selecteren van de gegevens in een database kan bij eenvoudige selectie vaak bij elkaar geklikt worden. Het is zelfs mogelijk dat de gegevens dynamisch zijn zonder al te veel moeilijkheden.

Exploiteren van de gegevens
Het voorgaande maakt al duidelijk dat het gemakkelijker is om de echte invoer van gegevens te splitsen van het tonen van gegevens. In een formulier waarin gegevens getoond worden kan men eventueel wel gegevens veranderen indien hier rekening mee gehouden wordt.

Rapporteren van gegevens
Rapporten maken vanuit de database kan op verschillende manieren en het maakt niet wat de basis is van de database. Vaak wordt de Sun/Oracle rapportbuilder gebruikt voor het maken van een rapport met gegevens die in de database zijn. Het is ook mogelijk om een rapport zelf te ontwikkelen in een writer of calc document. In alle gevallen moet er echt enige studie verricht worden om het een en ander onder de knie te krijgen. Mijn ervaring hierbij is begin met kleine data hoeveelheden zodat men snel het resultaat kan zien. Het liefst de gegevens op een enkele bladzijde of soms meerdere. Dit kan men bereiken door een filter in te stellen zodat men maar weinig gegevens krijgt.

De genoemde tools zijn niet gemakkelijk te leren maar ik denk dat na verloop van tijd het sneller tot een resultaat leidt. De opgedane kennis kan men later opnieuw gebruiken.