[Résolu] [Base] Gestion de locations

[Jacou]

Bonjour,

Suite aux conseils de Piaf et Dude, j'ai décidé de recommencer mon projet à Zéro.

Donc dans l'ordre :
Je voudrais gérer des locations avec la facturation ( loyer, Edf, Charges, Taxes..), son règlement et les achats correspondants aux locaux loués et leurs règlements.
Sur plusieurs années.
Actuellement j'ai :
-9 locaux dans 3 bâtiments à gérer
-1 loyers/mois/local (facture avec 1 ligne)
-2 factures Electricité par an pour 2 locaux (facture avec 7 lignes) à réception de la facture EDF
-1 facture Eau par an pour 1 local à réception de la facture Lyonnaise
-2 facture Gaz par an pour 1 local à réception de la facture Engie
-1 facture charge/local/an (facture avec 1 à 3 lignes)
Aujourd'hui les factures sont faites sur Calc et le reste sur papier. Avec une fiche Client qui est archivée dans le contrat à son départ et une fiche Local où sont écrits les loyers/indices.

Mes obligations :
Garder un historique des locataires ( Nom, Tel, Adresse ), des loyers ( prix, date augmentation, indice, date indice), les factures ( fichier et papier)
Avoir un formulaire listant les ventes ( TTC du et Réglé) ( triable par client, local, bâtiment) et les achats (TTC du et réglé) (triable par local, bâtiment)
Pouvoir modifier les factures même une fois imprimées.

Mes problèmes :
-Ne pas avoir de champs calculés comme dans mon précédent projet, pour éviter les erreurs surtout lors de modification des factures.
-Avoir un prix (loyer) lié au client lors de la facturation
-Mais j'ai un problème avec les prix pour faire les factures Eau, Gaz, Taxes (1 à 2 fois maxi par an avec des intitules qui ne changent pas mais dont le prix change à chaque fois). J'ai donc une Table TbProduit sans prix. Je dois renseigner le prix à facturer en fonction de la facture EDF ( ou autre ) reçue. On peut mettre les prix des charges dans un fichier prix avec les loyers mais on risque d'avoir un fichier très vite volumineux (Chaque année le loyer change et à chaque changement de locataire il y a un nouveau loyer puisque l'indice change)

Dans un premier temps, mon ébauche de Relation vous paraît elle correct?

Merci à tous ceux qui voudront bien prendre de leur temps pour m'aider.

[jeanmimi]

Bonjour,
Comme il s'agit d'une gestion de locations de locaux loués à des clients, j'ai l'impression qu'il manque la Table pour enregistre les locations avec la date de début, la date de fin, voire le loyer.

[Jacou]

Il s'agit là de locations qui sont censées durer 1 an ou plus.
On enregistre donc le locataire avec sa date d'entrée, sa date de sortie ( à la fin du contrat ) et le local qu'il loue; ces informations devant être conservés avec l'adresse et le telephone.

Si je ne me trompe pas ce que tu préconises est adapté à de la location saisonnière. Mais je vais y réfléchir.

Merci pour ta réponse.

Edit :

je viens de tester une table Locations. Ci-joint.
Je n'ai pas changer la structure des autres tables ( idClt dans la table TbLocal et idLocal dans TbClt a supprimer)
Cela établi bien la relation entre le local et le locataire mais j'ai toujours un problème pour le loyer dont l'historique de chaque augmentation doit être conservé.
Je n'arrive pas à faire le lien net entre le loyer actuel et les anciens et le Locataire.

Merci pour la piste.
A bientôt.

[Jacou]

Merci de ne pas poster plusieurs messages à la suite. Si vous devez ajouter un complément d'information, le bouton Editer en haut à droite du message permet d'y remédier.

Bonsoir,

J'ai un peu travaillé sur l'idée de la table de Location et je pense arriver à quelque-chose de correct pour la gestion et l'historique des loyers.


Encore Merci pour la piste à suivre, ça aide beaucoup

[jeanmimi]

J'ai modifié la présentation de la requête et créé un Rapport : l'historique semble bien respecté.
Il te faudra tester maintenant avec les vraies données.
Je n'ai pas encore trop compris comment tu vas intégrer les charges des fluides (eau, électricité) ni faire les factures des loyers.
SI tu veux créer un Rapport comme je l'ai fait, tu devras télécharger l'extension ORB car elle ne fait pas partie de AOO.

[Jacou]

Bonsoir Jeanmimi

Merci pour ton aide, j'ai repris ton fichier joint et j'ai avancé sur la présentation des tables Local, Batiment, Loyer, Location et Client.
J'ai fait le ménage dans les tables en supprimant les champs inutiles et en en rajoutant quelques uns.
Pour l'instant ce n'est que du travail de présentation mais cela prend forme
Que penses tu de cette 1ere ébauche?
Ce soir je vais mettre une base cohérente dans les tables pour tester le travail déjà effectué.

Cette 1ere partie du travail me semble être relativement indépendante de la Facturation; je finalise un peu cette partie et je passerai à la facturation.
Je n'ai que 7 factures d'energie ( EDF, Eau, Gaz ) par AN à faire (Cela devrait diminuer).
Quand je reçois la facture ( EDf, Lyonnaise ) je refacture immédiatement au locataire.
Sachant que les prix changent à chaque fois, il me semble plus simple de mettre les prix manuellement ( avec la facture originale devant les yeux ) et d'automatiser les libellés qui eux sont fixes sur plusieurs années.

J'espère être suffisamment claire. Dis moi si tu le vois différemment.

Merci encore et à bientôt

[jeanmimi]

Que penses tu de cette 1ere ébauche ?

Belle progression !
Quelques points pour améliorer.
Dans le formulaire Locaux, il faut faire le lien entre le formulaire maitre (MainForm) et le formulaire dépendant (SubForm) comme ceci :

Dans le formulaire Client, le bouton pour attribuer un local au client n'est pas actif.

[Jacou]

Bonjour,

J'avais un problème avec les ordres de tabulation dans le Formulaire Client :
Si j'attribue les n° d'activation de 0 à 14 ( 0 pour le Nom et 14 pour le Bouton), quand je me place sur le Nom, la tabulation m'amène au Bouton ( n° activation 14),
J'ai enlever la Tabulation sur le MainFormGrid et attribuer un n° d'activation à chaque champ "Nom, prénom..." de 1 à 14 et le n° 15 au Bouton "Cliquez pour attribuer" et la CA MARCHE.
Pourquoi je ne sais pas ???

Dans le Formulaire Client j'ai corrigé le bouton.

Dans le Formulaire Locaux si je lie le Formulaire locaux avec celui Bâtiment, à la sélection d'un local cela marche bien. Mais à la création d'un nouveau local la liste des bâtiment disparait et il devient difficile d'attribuer un n° de bâtiment au local si on le voit pas. De ne pas lier les 2 formulaires me paraît plus convivial mais peut générer des erreurs de saisie.
Je ne sais pas trop comment faire sauf mettre le formulaire Bâtiment en MainForm mais je trouve moins convivial.

Dans le Formulaire Vente, je voudrais afficher
-dans un 1er formulaire la liste des factures de vente modifiable
-dans le 2em formulaire le détail de la facture sélectionnée dans le Formulaire1

Mon formulaire 2 marche bien ( avec l'aide de Piaf ) mais pas le 1.
En effet je voudrais afficher
---idVte – Client – Typede Vte – Libelle – TotTVA – TotTTC – Payé
et pouvoir modifier :
---idVte – Client – Typede Vte – Libelle – TotTVA – TotTTC – Payé

le TotTVA et le TotTTC viennent d'une requête
Ne peut on avoir un formulaire (sur requête) modifiable si la requête est basée sur une table et une requête ?
Je ne suis pas sur d'être très clair.

Merci pour ton aide

[jeanmimi]

Dans le Formulaire Locaux si je lie le Formulaire locaux avec celui Bâtiment, à la sélection d'un local cela marche bien. Mais à la création d'un nouveau local la liste des bâtiment disparait et il devient difficile d'attribuer un n° de bâtiment au local si on le voit pas. De ne pas lier les 2 formulaires me paraît plus convivial mais peut générer des erreurs de saisie.
Je ne sais pas trop comment faire sauf mettre le formulaire Bâtiment en MainForm mais je trouve moins convivial.

Oui, c'est ce qu’il faut faire : le formulaire Bâtiment doit être en MainForm, comme ça, chaque local est bien attribué à son bon bâtiment.

la liste des factures de vente modifiable

il me semble plus simple de mettre les prix manuellement

lors de modification des factures

Je ne suis pas sûr que les comptables des clients, si ce sont des professionnels, acceptent des factures modifiées manuellement après impression.

Je regarde ta version 4.
En attendant, la version 3ter avec le formulaire Locaux_jeanmimi.

[Jacou]

Bonsoir,

J'attends ton avis avec impatience

En attendant j'ai corrigé les locaux comme tu le préconisais
et je continue de buter sur la vente avec mon formulaire1 sur requête qui n'est pas modifiable et le lien du prix du loyer

A bientôt et encore merci

[Piaf]

Bonjour

je continue de buter sur la vente avec mon formulaire1 sur requête qui n'est pas modifiable

pour le formulaire Vente teste la base jointe.

A+

[Jacou]

Bonsoir,

Je suis content, j'ai réussi à lier le loyer ( PU ) au client/Local pour n'afficher dans le champ de liste "PU" ( détail de facture ) que le loyer courant du client.

Pour ce qui est de la présentation de la Facture, je pensais arriver à quelque chose comme ça

Je pensais faire d'une pierre deux coups

Dans la partie haute :
-avoir la liste de toutes les factures émises (TTCdu) et celles réglées (Paye). Avec les fonctions de tri je peux très facilement suivre 1 locataire ou 1 type de vente...
-avoir la possibilité de rajouter des lignes de paiement
Cela me permettrait de trouver facilement les impayés.
Peut être que je me complique la tâche et qu'il y a plus simple.

Par contre j'aimerais vraiment comprendre pourquoi mon formulaire1 basé sur requête n'est pas modifiable alors que mon 2em formulaire aussi basé sur requête fonctionne très bien?

Merci.

[Piaf]

Bonsoir

ontre j'aimerais vraiment comprendre pourquoi mon formulaire1 basé sur requête n'est pas modifiable alors que mon 2em formulaire aussi basé sur requête fonctionne très bien?

Les deux requête n'ont rien à voir, l'une effectue des calculs simples sur les données d'un même enregistrement, l'autre utilise des fonctions de regroupement et de somme.
Une proposition pour le formulaire vente

La case à cochée Réglée est renseignée par macro.
Attention, dans la table vente, le champ payé était en texte.
A+

[Jacou]

Bonjour,

Merci Piaf, ça à vraiment l'air intéressant, je dois m'absenter ce matin, mais je vais bosser dessus en soirée.

Merci encore a+

Edit:

Bonjour,

Pour les ventes, je n'arrive pas à faire remonter par macro le TTC en haut sans stocker le TTC calculé ( peut être plus tard ).
Le plus simple me semble de faire un formulaire pour la saisie et un autre pour le suivi des règlements. C'est fait dans la base jointe (Formulaire VenteSaisie et VenteSuivi).
Par contre je pensais arriver à afficher le bon prix de loyer mais j'ai une erreur. Si vous pouviez regarder la commande Sql de la ComboBox PU Svp.

Merci à bientôt.

Re edit

[jeanmimi]

je n'arrive pas à faire remonter par macro le TTC en haut

En haut de quoi ?

Si vous pouviez regarder la commande Sql de la ComboBox PU

Est-ce la requête où le champ PU apparait 2 fois dans la même commande SELECT au lieu de 1 fois ?

[Jacou]

Bonjour,

Comme présenté ci-dessus, je voudrais que le total TTC ( champ calculé ) du détail de la facture ( en bas à droite de la saisie écran ) soit écrit dans la colonne TTc du Formulaire FactureGrid ( celui du haut ).

Pour la commande Sql, c'est celle qui est dans la "zone combinée" nommée "PU" dans les "VenteSaisie" sousformulaire "DetailGrid"

De plus j'ai un problème d'affichage dans "VenteSuivi", "MainFormGrid" la colonne "Paye" ne s'actualise pas des saisies effectuées dans "VenteSaisie" sur le Client "1 Dupond".
J'ai refais le formulaire, la requête et je ne trouve pas l'erreur.

J'ai également un peu avancé sur les rapports.
j'ai un plusieurs problèmes de calcul = 0 dans la requête "RqFactparClt" :
220-0=0 et 391,46-0=0 et 198-0=0 et 0-220=0 c'est pas vraiment ça.

Merci beaucoup de votre patience.

[jeanmimi]

"VenteSuivi", "MainFormGrid" la colonne "Paye" ne s'actualise pas des saisies effectuées dans "VenteSaisie" sur le Client "1 Dupond"

Dans le formulaire VenteSuivi, il y a deux fois la même Grille (ou contrôle de table) qui affichent RqFacture, quelle est l'utilité ? est-ce qu'il ne serait pas mieux de n'avoir qu'une seule Grille ?
Dans le formulaire VenteSaisie, puisque tu as une relation entre tes Tables, pourquoi saisir dans une Requête ?

j'ai un plusieurs problèmes de calcul = 0 dans la requête "RqFactparClt" :
220-0=0 et 391,46-0=0 et 198-0=0 et 0-220=0

Si l'affichage ci-dessous te convient, tu peux forcer l'affichage d'un enregistrement par COALESCE.

[Jacou]

Bonsoir,

Oui Coaslesce c'est ça qu'il me faut. Merci

Dans le Formulaire VenteSuivi, il y a 2 grilles identiques pour tester l'erreur d'affichage, je l'ai laisser par oubli, il ne doit y en avoir qu'une, c'est fait.

Dans le formulaire VenteSaisie, le formulaire FactureGrid (mainform) n'est pas sur une requête.
Seul le DetailGrid est sur une requête et il fonctionne bien, c'est la commande Sql de la zone combinée que je n'arrive pas à ajuster (elle m'affiche plusieurs PU).

Merci à bientôt.

Edit :

J'applique la formule que tu m'as passé et je n'ai plus qu'une erreur sur la 5eme ligne (0-220=0).

Merci, je verrai ça demain

[jeanmimi]

c'est la commande Sql de la zone combinée que je n'arrive pas à ajuster (elle m'affiche plusieurs PU)

Apparemment, elle n'en affiche plus qu'une.

[Jacou]

re bonsoir,

Dans la version JacouLocation1(2) il y a une commande Sql dans la zone de liste PU du Formulaire VenteSaisie.
Dans ta version 1(3) il n'y a plus de commande Sql et à la saisie la zone déroulante ne propose aucun choix.
J'ai certainement loupé quelque chose mais je ne comprends pas

a+

[jeanmimi]

Cette version restitue bien la liste déroulante de la colonne PU du formulaire VenteSaisie.

[Jacou]

Bonjour,

Oui mais là tous les loyers sont affichés et pas seulement celui du client de la facture en cours. Je n'arrive pas à faire le lien avec le client pour n'afficher dans la liste que le dernier loyer attribué au client.

Merci de ton aide, à bientôt.

[jeanmimi]

la zone de liste PU du Formulaire VenteSaisie

Oui mais là tous les loyers sont affichés et pas seulement celui du client de la facture en cours

Le principe d'une Zone de liste est d'afficher un choix de valeurs. Si tu veux ne voir qu’une seule valeur affichée, il n'y a pas besoin de Zone de liste, mais plutôt un champ, par exemple Monétaire.

Je n'arrive pas à faire le lien avec le client pour n'afficher dans la liste que le dernier loyer attribué au client.

Pour faire un lien, il faut que les ID du MainForm et du SubForm soient en relation, et en pratique pour ton formulaire, que les Id à relier soient présents dans la Table et dans la Requête. Ici, les seuls possibles sont les IdVte.

[Jacou]

Pour le PU, j'ai fait une Zone Combinée qui me permet de saisir le prix d'une charge diverse non répertoriée et d'avoir la liste pour afficher le prix du loyer du client ( c'est ce que je voudrais )
Mais si ce n'est pas possible, ce n'est pas grave, je ferai autrement

J'ai bien adapté ta formule Coalesce sur mon solde et je n'ai plus aucune erreur

Merci beaucoup et à bientôt.

[Jacou]

Bonsoir,

J'ai enfin finalisé mon projet.
Je remercie tous ceux qui m'ont aidé et conseillé et les admin du Forum.

Je joins mon projet qui comprends : (si ça peu servir)
ouverture de la base avec un menu
ouverture de formulaires et rapports par Tag ( macro sur bouton ) (Piaf)
Liste déroulante ( simple et double affichage )
Formulaires lés
Formulaire sur Requête
Test sur Dates
Rapports
Remise à zéro annuelle de fichier (Ventes et achats)
Sauvegarde incrémentielle sur macro de fermeture de base (Alain de la Chaume)

Toutes ces astuces ou macros, découlent ou ont été prises dans ce forum.

Je tiens encore à remercier tous ceux qui m'ont aidé.
Si il y a des critiques, je suis preneur.
A bientôt.