[Calc] Dix concepts essentiels à connaître

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[Calc] Dix concepts essentiels à connaître

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 16:41

Traduction du tutoriel Ten concepts that every Calc user should know de MrProgrammer sur la version anglaise de ce forum.
Certaines parties sont adaptées au cas français, et la mise en forme a été remaniée pour plus de lisibilité.


Si certaines parties de ce tutoriel ne vous semblent pas claires, continuez la lecture. Vous comprendrez mieux à la deuxième ou troisième lecture.

Sommaire
0. Éléments principaux
1. Les types de données
2. Maîtriser l'affichage des données
3. Les dates dans les cellules
4. Les heures dans les cellules
5. Comprendre la saisie de données
6. Sauver vos données, faire des sauvegardes
7. Analyser et modifier vos données
8. Utiliser les formules et les références de cellules
9. Utiliser les fonctions et les plages de cellules
Dernière édition par bm92 le 13 Fév 2016 17:25, édité 2 fois.
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0. Éléments principaux

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 16:41

Un tableur est une collection de feuilles.
Chaque feuille est une grille rectangulaire composée de cellules.

Les versions actuelles de Calc offrent un nombre de lignes et de colonnes bien plus grand que nécessaire pour la plupart des gens. Les lignes et colonnes non utilisées ne sont pas enregistrées quand vous sauvez le tableur, il n'est donc pas nécessaire de les "supprimer" pour gagner de la place.
Les lignes sont numérotées 1, 2, 3, … et les colonnes sont nommées A, B, C, …, Z, AA, AB, AC, …, AZ, BA, BB, …, ZZ, AAA, AAB, …. On ne peut pas numéroter les colonnes à partir de zéro.

Toutes les cellules d'une colonne ont la même largeur; toutes les cellules d'une ligne ont la même hauteur.

Pour utiliser au mieux certaines possibilités de Calc, vous devriez utiliser la première ligne de votre feuille comme en-têtes de colonnes. Par exemple, si une colonne doit contenir des nombres représentant des dépenses, inscrivez le mot Dépenses sur la ligne 1 et mettez vos données dans les lignes 2, 3, etc.
Sélectionnez la cellule A2 et utilisez le menu Fenêtre > Fixer ; vos en-têtes resteront alors visibles quand vous descendrez dans la feuille.
Dernière édition par bm92 le 13 Fév 2016 17:26, édité 1 fois.
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1. Les types de données

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 16:44

Chaque cellule non-vide peut contenir un nombre ou une chaîne de caractères (un texte). Si vous voulez effectuer des calculs numériques avec vos cellules, assurez-vous d'entrer les valeurs en tant que nombres, et non pas en texte, car dans Calc les opérations arithmétiques sur les textes sont assez limitées. Le nombre 25 est différent de la chaîne de deux caractères 25. La saisie de nombres ou de textes est décrite ci-dessous au chapitre 5. La saisie de données.

On peut voir si une cellule contient un nombre ou une chaîne de caractères avec le menu Affichage > Mise en évidence des valeurs. Les nombres apparaissent en bleu. Désactivez la mise en évidence des valeurs si vous n'en n'avez pas besoin car elle masque votre formatage.

Les valeurs spéciales VRAI et FAUX sont en réalité des nombres. VRAI a la valeur 1 et FAUX la valeur 0. La conversion d'un contenu de cellule de texte à nombre, ou vice-versa, est expliquée ci-dessous au chapitre 7. Analyser et modifier vos données.
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2. Maîtriser l'affichage des données

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 16:45

On détermine comment afficher les nombres dans vos cellules avec le dialogue obtenu par le menu Format > Cellules > onglet Nombres, ou avec des styles.
Ces dialogues groupent les choix de formatage en grandes catégories (Nombre, Pourcentage, Monétaire, …), et en formats spécifiques. Par exemple on peut formater les nombres avec plus de décimales, avec des séparateurs de milliers (dépendant de votre locale), ou avec un symbole monétaire (comme F ou €).

Quelque soit la Catégorie et le format choisi, la cellule ne contient qu'un nombre, elle ne contient ni le séparateur de milliers ni le symbole monétaire. Ce dialogue ne change que l'affichage des valeurs à l'écran, et non la manière dont elles sont mémorisées dans la cellule. Changer le format du nombre ne modifie pas la valeur de la cellule. C'est pourquoi on ne peut pas convertir une chaîne de caractères en nombre, ou vice-versa, en changeant le format de la cellule.

Si la largeur de la cellule est trop étroite pour contenir la valeur formatée du nombre, Calc affiche ###. Corrigez ceci en élargissant la cellule ; faites un double-clic sur la barre de séparation du côté droit du nom de la colonne en haut de la feuille.

Le dialogue Édition > Rechercher & remplacer recherche seulement les valeurs, pas le format d'affichage, de sorte que rechercher des nombres avec séparateur de milliers ou avec un symbole monétaire ne fonctionnera pas. On peut effectuer des calculs avec des nombres affichant un symbole monétaire, parce que le symbole ne fait pas partie de la valeur. Votre locale par défaut (langue et pays) est défini à l'installation de Calc et des autres programmes de la suite. Il gouverne bien des affichages de Calc. Vous pouvez changer votre locale avec l'option Paramètres linguistiques > Langues > Paramètre linguistique. On accède au dialogue des options par Apache OpenOffice > Préférences sur Mac, ou par le menu Outils > Options sur les autres plateformes.
Dernière édition par bm92 le 13 Fév 2016 17:26, édité 1 fois.
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Re: [Calc] Dix concepts essentiels à connaître

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 16:45

3. Les dates dans les cellules

Une cellule peut contenir une date, mais la date mémorisée est en réalité un nombre entier. Quand on saisit une date dans une cellule, Calc détermine automatiquement le nombre entier correspondant, mais affichera une date.

Vous ne pouvez pas changer le format de date par défaut pour un locale, mais vous pouvez choisir un locale correspondant mieux à vos préférences. Par exemple avec le locale Français (France) les dates sont au format DD/MM/YY, alors qu'avec le locale Français (Suisse) les dates sont au format DD.MM.YY.
Ou bien si vous préférez un format de date qui n'est pas le format par défaut de votre locale, le nombre entier peut être affiché dans de nombreux formats de date différents, avec le dialogue du menu Format > Cellules > onglet Nombres > Catégorie > Date. Avec ce dialogue ou avec des styles vous pouvez formater des cellules vides, ou une colonne entière à votre format de date préféré, ainsi les dates saisies seront affichées comme désiré.

Chaque entier de date est une unité plus grand que l'entier du jour précédent, et ceci sur des semaines, mois, années, années bissextiles, de sorte qu'on obtient le nombre de jours entre deux dates par soustraction et en affichant la différence comme un nombre.

Pour saisir dans une cellule la date en cours, tapez le numéro du jour suivi du séparateur de date. Par exemple 17/.

Calc n'offre pas de moyen simple pour désigner une cellule comme horodateur, c'est-à-dire une cellule qui contiendra la date de modification d'une autre cellule de la ligne.
Dernière édition par bm92 le 13 Fév 2016 17:26, édité 1 fois.
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Re: [Calc] Dix concepts essentiels à connaître

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 16:46

4. Les heures dans les cellules

Une cellule peut contenir une heure, mais l'heure mémorisée est en réalité la fraction de jour correspondante. Par exemple six heures est mémorisé en 0,25 parce que cela représente ¼ d'une journée mais sera affiché comme 06:00:00. Avec le dialogue du menu Format > Cellules > onglet Nombres > Catégorie > Heure on peut afficher les heures dans de nombreux formats, par exemple H:MM ou HH:MM ou HH:MM:SS, et ceux-ci peuvent être suivis de AM/PM si on préfère un affichage sur 12h au lieu de 24h.

Une cellule peut contenir à la fois une date et une heure. La valeur de la cellule est la somme du nombre entier pour la date et du nombre fractionnaire pour l'heure. On formate les cellules date-heure en combinant un format de date et un format d'heure.
Si une cellule contient une durée (une différence entre deux date-heures) , la valeur peut faire plus d'une journée, c'est-à-dire supérieure à 1, ou même négative. Les formats d'heure précédemment mentionnés affichent seulement la fraction positive ; Calc ajoute ou soustrait des jours entiers jusqu'à ce que l'heure soit entre 00:00:00 et 23:59:59. Pour afficher une durée excédant 24 heures ou négative on doit taper la première partie du format d'heure entre crochets dans le descripteur de format : [HH]:MM:SS ou [HH]:MM ou [HH] ou [MM]:SS ou [MM] ou [SS].

Il n'existe pas de format de cellule pour afficher une durée en jours avec heures/minutes/secondes. N'utilisez pas le code de format AM/PM dans des cellules de durées car elles ne représentent pas un instant de la journée, et utilisez toujours un des formats avec crochets.
Dernière édition par bm92 le 13 Fév 2016 17:27, édité 1 fois.
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Re: [Calc] Dix concepts essentiels à connaître

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 17:01

5. Comprendre la saisie de données

Aors que l'on peut définir le format d'affichage d'une cellule avec le dialogue du menu Format > Cellules > onglet Nombres > Catégorie, l'interprétation de la donnée tapée dans une cellule est toujours basée sur les règles de votre locale.
Le format d'affichage est ignoré lorsque vous tapez la donnée, excepté si la Catégorie est Texte. Tout ce qui est tapé dans une cellule Texte est entré exactement comme tapé et sera mémorisé en une chaîne de caractères, mais comme un nombre et jamais comme une formule.
Pour toute autre Catégorie, Calc utilise votre locale pour interpréter ce que vous avez tapé. Le format par défaut d'une cellule est Catégorie > Nombre, et Format > Standard. Lorsque vous avez saisi une donnée dans une cellule formatée par défaut, Calc emploie la Catégorie qui correspond à ce que vous avez tapé.

Les exemples suivants ont été réalisés avec un locale Français (France), en Février 2016, sur des cellules au format Standard.
  • Si vous tapez +00012 Calc décidera que la valeur de la cellule est 12 et utilisera le formatage numérique par défaut. Affichage : 12
  • Si vous tapez 125% Calc décidera que la valeur de la cellule est 1,25 et que vous voulez l'afficher en pourcentage (Catégorie > Pourcentage). Affichage : 125,00%
  • Si vous tapez €5 Calc décidera que la valeur est 5 et que vous voulez l'afficher en monétaire. Affichage : 5,00 €
  • Si vous tapez ,7E4 Calc décidera que la valeur de la cellule est 7000 et que vous voulez l'afficher en notation scientifique. Affichage : 7,00E+003
  • Si vous tapez 0 1/2 Calc décidera que la valeur de la cellule est 0,5 et que vous voulez l'afficher comme une fraction. Affichage : 1/2
  • Si vous tapez 1/2 Calc décidera que la valeur de la cellule est une date, le 1er février de l'année en cours. Affichage : 01/02/16
    Vous pouvez taper une date avec un mois en toutes lettres, ou son abréviation exacte. Exemples : 25/déc. affiche 25/12/16 ; 17 avr. affiche 17/04/16 ; 18 juin 1940 affiche 18/06/40
    Quelque soit le locale, une date entrée au format YYYY-MM-DD est reconnue. Exemple 1789-7-14 affiche 14/07/89
  • Si vous tapez 24/ Calc décidera que la valeur de la cellule est le jour du mois en cours. Affichage : 24/02/16
  • Si vous tapez 1:23 Calc décidera que la valeur de la cellule est 1h 23mn. Affichage : 01:23:00
    Pour saisir 1mn 23s tapez 1:23.0 qui affichera 01:23,00 ou bien tapez 0:1:23 qui affichera 00:01:23
  • Si vous tapez 1/2 3:45 Calc décidera que la valeur de la cellule est une date-heure. Affichage : 01/02/16 03:45
  • Si vous tapez la donnée dans un format que Calc ne reconnaît pas, il la mémorisera sous forme de chaîne de caractères.
    Par exemple 5$ sera mémorisé en chaîne de caractères parce que le symbole $ n'est pas la monnaie du locale Français(France).
On peut toujours forcer Calc à mémoriser des nombres en texte en les préfixant avec une apostrophe ; ce préfixe ne fait pas partie du contenu de la cellule, par exemple '1/2 est mémorisé en une chaîne de 3 caractères au lieu d'être traité en date.
Pour mémoriser un texte commençant par une apostrophe, tapez en deux. Exemple : ''Ah' dit-il
Attention :
Dans cette utilisation on ne doit pas avoir remplacé le caractère Guillemet simple, dans le dialogue Outils > AutoCorrection > onglet Options linguistiques.
Dernière édition par bm92 le 13 Fév 2016 17:27, édité 1 fois.
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Re: [Calc] Dix concepts essentiels à connaître

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 17:05

6. Sauver vos données, faire des sauvegardes

Après avoir créé votre tableur vous voudrez le sauver dans un fichier. Calc vous offre un grand choix de formats. Le meilleur format est Classeur ODF, qui créera {votreFichier}.ods (ods signifie Open Document Spreadsheet). Vous risquez des pertes de fonctionnalités ou de formatage en sauvant dans d'autres formats.

Si vous souhaitez envoyer ce tableur à un utilisateur d'Excel, sauvez-le d'abord au format ODS, puis faites Fichier > Enregistrer sous et choisissez le type de fichier Excel 97/2000/XP pour créer {votreFichier}.xls destiné à votre collègue.

Si vous recevez un tableur créé avec Excel, gardez à l'esprit que, bien que la plupart des fonctionnalités d'Excel aient un équivalent dans Calc, les feuilles complexes ne peuvent pas toujours être parfaitement converties.
Si vous modifiez un tableur Excel, enregistrez-le au format ODS pour votre usage, et non pas directement au format XLS.

Si vous voulez enregistrer votre tableur sur un support externe (comme une clé USB), il est plus sûr de l'enregistrer d'abord sur le disque interne de votre ordinateur, puis d'utiliser le gestionnaire de fichiers du système d'exploitation pour copier ce fichier sur le support externe.

Lorsque vous travaillez sur un tableur important, il faut absolument faire régulièrement des copies de sauvegarde en cas de catastrophe. Faire Fichier > Sauvegarder toutes les cinq minutes ne crée pas des copies de sauvegarde car seul un exemplaire existe, et si la batterie de votre PC portable s'épuise vous constaterez, comme d'autres, que votre unique fichier a été détruit par la perte d'alimentation.
Il est très conseillé d'activer dans Outils > Options > Chargement/enregistrement > Général l'option Toujours créer une copie de sauvegarde. Encore mieux, utilisez l'extension Sauvegarde avec incrémentation automatique.

Mais ceci ne vous dispense pas de faire vous-même des copies régulières car ces sauvegardes automatiques restent sur votre disque interne. Pour vous protéger des pannes du disque interne, enregistrez des copies sur des supports externes ou attachez vos fichiers à un courriel envoyé vers un serveur internet.

Vous pouvez protéger votre fichier avec un mot de passe dans le dialogue Fichier > Enregistrer sous, mais en cas d'oubli du mot de passe vos données seront perdues définitivement.
Dernière édition par bm92 le 13 Fév 2016 17:28, édité 1 fois.
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Re: [Calc] Dix concepts essentiels à connaître

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 17:06

7. Analyser et modifier vos données

Le menu Données vous permet d'analyser et modifier vos données.

Avec le menu Données > Trier, reclassez les lignes dans l'ordre que vous souhaitez. Calc suppose que vous voulez garder ensemble tous les éléments de la ligne lors du tri ; mais vous pouvez trier à part une colonne particulière, avec les choix appropriés dans les dialogues du tri.
Si vos données comportent des en-têtes sur la première ligne, Calc comprend que vous ne souhaitez probablement pas qu'elle fasse partie du tri.
Trier des lignes est le plus courant, mais vous pouvez demander un tri des colonnes de gauche à droite.

Pour des données numériques, le dialogue du menu Données > Tableau croisé vous permet d'obtenir une vue synthétique des cellules en les regroupant pour obtenir une somme, un nombre d'éléments, une moyenne, etc. Précisez dans le dialogue les colonnes contenant les noms de groupes, et celles contenant les données à résumer. On peut utiliser plusieurs niveaux de regroupement, et afficher les groupes horizontalement, verticalement, ou les deux.

Le dialogue obtenu par le menu Données > Filtre permet d'afficher des sous-ensembles de vos données. Plutôt que de répartir les données sur plusieurs feuilles, il peut être préférable de les mettre toutes sur une feuille et de les filtrer. En général il est plus facile d'analyser des données qui sont regroupées. Par exemple ce sera difficile d'utiliser le Tableau croisé avec des données situées sur différentes feuilles. Quand des données sont filtrées, les lignes non-sélectionnées sont toujours présentes, mais cachées. Les lignes cachées ne sont pas prises en compte dans des opérations comme un formatage de cellules, un effacement de cellules, une suppression de lignes ; donc il peut être intéressant de cacher ce que vous ne voulez pas modifier, puis faire des modifications, enfin supprimer le filtre.

Le menu Données > Texte en colonnes sert à séparer un texte selon un délimiteur (ou une position) ; par exemple vous pouvez convertir les trois lignes de cette colonne:
Pommes:50
Bananes:20
Cerises:150

Vous obtiendrez deux colonnes, ce qui permettra d'additionner les nombres. Cette fonctionalité peut servir à convertir des chaînes de caractères en nombres, dates, ou heures, etc.

Chaque fois que vous modifiez le contenu ou le formatage d'une cellule, que ce soit en tapant ou avec le menu, vous pouvez annuler le changement avec le menu Édition > Défaire. Donc, dès que quelque chose d'inattendu apparaît, utilisez tout de suite Défaire. Les Défaire multiples sont possibles. Si le résultat du Défaire ne vous plaît pas, défaites le Défaire avec le menu Édition > Refaire.
Dernière édition par bm92 le 13 Fév 2016 17:28, édité 1 fois.
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Re: [Calc] Dix concepts essentiels à connaître

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 17:11

8. Utiliser les formules et les références de cellules

On utilise des formules pour faire des calculs sur des cellules. La cellule étant sélectionnée, tapez la formule dans la "Ligne de saisie" en haut de la fenêtre. La formule spécifie la valeur à afficher dans la cellule où elle est saisie. La formule d'une cellule ne peut jamais modifier le contenu d'une autre cellule. Après avoir entré la formule vous verrez le résultat dans la cellule et la formule dans la ligne de saisie.

Une formule débute par un signe égal ; les valeurs numériques peuvent être additionnées, soustraites, multipliées, ou divisées avec les opérateurs +, -, *, et /. Les multiplications et divisions sont effectuées avant les additions et soustractions sauf si on utilise des parenthèses comme dans =(cellule+cellule)*cellule.
On peut concaténer des chaînes de caractères (textes, ou cellules textes) avec l'opérateur &, comme dans ="Important: " & cellule. Si vous concaténez des nombres avec &, Calc suppose que vous voulez concaténer les chaînes de caractères représentant ces nombres.

On référence une cellule particulière avec la lettre de la colonne et le numéro de la ligne, chacun précédé d'un caractère $, comme dans $P$5.
Mais dans la plupart des cas on veut en fait référencer des cellules voisines.

Par exemple nous avons en colonne A des unités vendues, et des prix en colonne B. Nous pouvons calculer le coût total dans la cellule C2 avec la formule =A2*B2. En omettant le $ on fait une référence relative à ces cellules (et non pas une référence absolue) ; c'est-à-dire qu'on référence les deux cellules à gauche de C2.

En quoi est-ce différent de =$A$2*$B$2 ?
Observez ce qui arrive si on fait un copier/coller de la formule =$A$2*$B$2 de C2 à C3. Elle référence les cellules exactes A2 et B2, et la formule dans C3 est aussi =$A$2*$B$2.
Alors que si on fait un copier/coller de =A2*B2 de C2 à C3 cela veut dire "le produit des deux cellules à gauche", et la formule en C3 devient =A3*B3.

Dans la formule de C2, A2 signifie "deux cellules vers la gauche", B2 signifie "une cellule vers la gauche" ; F2 signifierait "trois cellules vers la droite", C3 signifierait "une cellule vers le bas", D3 signifierait "une cellule vers le bas et une cellule vers la droite", etc.
Dans la formule de C2, $A2 signifierait "cette ligne, colonne A", C$5 signifierait "cette colonne, ligne 5", et B$5 signifierait "ligne 5, une colonne vers la gauche".

La manière la plus simple de recopier les formules est de faire glisser la poignée de remplissage.
Par exemple, mettez les nombres de 0 à 9 dans les cellules B1:K1, et dans les cellules A2:A11.
Tapez =$A2*B$1 dans B2 (utilisez $ deux fois comme indiqué) et appuyez sur Entrée.
Faites glisser la poignée vers la droite, arrêtez-vous en K2 et relâchez le bouton de souris.
En gardant les dix cellules sélectionnées, faites un double-clic sur la poignée, ce qui remplit les formules vers le bas en correspondance avec la colonne A.
Vous avez créé une table de multiplication. Inspectez ces cellules et remarquez comment les formules ont changé avec la recopie.
Vous comprendrez bien mieux cet exemple si vous réalisez vous-même les actions au lieu de seulement les lire.
Dernière édition par bm92 le 13 Fév 2016 17:29, édité 1 fois.
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9. Utiliser les fonctions et les plages de cellules

Messagepar bm92 » 13 Fév 2016 17:12

Calc offre de nombreuses fonctions utilisables dans les formules. Pour plus de détails, lisez l'aide : onglet Contenu > Classeurs > Type de fonctions et opérateurs > Fonctions par catégorie.

Les fonctions courantes sont SOMME, NB, SOMME.SI, NB.SI, NBVAL, SI, ET, OU, CNUM, TEXTE, GAUCHE, DROITE, STXT, RECHERCHEV, et EQUIV.
Quelques fonctions comme SOMME ou NB acceptent une plage de cellules. Les plages sont indiquées par un deux-points, ainsi =SOMME(A2:A5) donne la somme des quatre cellules A2 jusqu'à A5. Cela équivaut à écrire =SOMME(A2;A3;A4;A5), mais lorsque la plage grandit, entrer de nombreux noms de cellules devient ingérable.
SOMME.SI et NB.SI permet d'additionner ou compter les cellules dont d'autres cellules correspondent à certaines valeurs.
RECHERCHEV recherche une valeur dans une table et renvoie le résultat qui lui correspond.
Les fonctions et les formules de Calc opèrent sur des valeurs de cellules, aussi n'espérez pas faire des calculs basés sur des formats de cellules, comme la somme de toutes les cellules que vous avez formatées en rouge.
On peut imbriquer des fonctions, par exemple =SI(ET(A2>=30;A2<40);A2+B2;50).
Pour des tâches complexes il peut être plus pratique d'effectuer des calculs partiels ou temporaires dans des colonnes inutilisées comme ZA, ZB, ZC, … puis de mettre la formule finale dans la partie utile de la feuille.
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