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Jean-François PHILIP alias Jeff a écrit:Ce tutoriel est sous licence GNU F.D.L. (Licence de Documentation Libre GNU)
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et de citer son origine : Forum.OpenOffice.org
©2015 PHILIP Jean-François

Bonjour à toutes et tous,

Principalement à l’usage des débutants, ce tutoriel vous fait découvrir l’assistant de fonction de Calc.

Plan du tutoriel :

Les aides de rédaction de formules
L’assistant, présentation
Construire une formule simple
Construire une formule imbriquée
Comprendre ou déboguer une formule
Limites de l’assistant

Une brève phrase de terminologie pour commencer :
Une formule met en œuvre une ou plusieurs fonctions.

Pour vous aider dans la rédaction de vos formules, Calc propose au moins deux façons de procéder :

1. Vous connaissez la formule à employer :
   
   
   • Calc vous affiche une info-bulle pour vous guider dans la saisie.
     (pour activer ces info-bulles, appeler le menu Outils > Contenu des cellules > Autosaisie)
     Cette info-bulle affiche la syntaxe de la fonction ; un symbole en forme de flèche vous indique quel paramètre vous êtes en train de saisir :
     
     

     

     1_info-bulles_formule.jpg (9.71 Kio) Consulté 4947 fois

2. Vous ignorez quelle formule employer, ou bien vous voulez trouver une erreur dans une formule :
   
   
   • le plus simple est de passer par l’assistant de fonction.

Ce tutoriel présente les différents usages de l’assistant de fonction.

Plusieurs choix s'offre à vous pour appeler l'assistant :

1. L’icône fx à gauche de la barre de formule
   
   

   

   2_icône.jpg (20.22 Kio) Consulté 4947 fois

   
   
2. Le menu Insertion > Fonction...
   
3. Le raccourci clavier Ctrl + F2

L’assistant s’affiche, et présente plusieurs zones, ici numérotées en rouge :

1. Catégorie
   Par défaut, l'assistant vous propose la totalité des fonctions comprises dans Calc, et affiche donc Toutes ; il suffit de cliquer sur la flèche à droite de cette zone pour afficher les fonctions par catégorie (mathématiques, statistiques, textes …)
   
   
2. Fonction
   Pour sélectionner une fonction, il suffit de cliquer sur celle-ci dans la liste proposée (pour utiliser la fonction choisie, un double-clic est nécessaire, ou bien un appui sur le bouton « Suivant »)
   
   
3. Cette zone affiche en gras la fonction qui est en surbrillance, et donne la syntaxe à utiliser.
   Dans l'exemple ci-dessus, la fonction ABS doit donc s'utiliser de la façon suivante :
   ABS(nombre)
   nombre est soit un nombre saisi directement, soit une cellule contenant le nombre.
   On peut donc avoir comme exemple de formule :
   

   Code : Tout sélectionner   AgrandirRéduire

   =ABS(-5,6)

   
   ou bien, si la cellule A1 contient le chiffre utilisé :
   

   Code : Tout sélectionner   AgrandirRéduire

   =ABS(A1)

   
   
   
4. Cette zone affiche une description de la fonction ; dans l'exemple ci-dessus, on sait donc par cet affichage que la fonction ABS renvoie la valeur absolue d’un nombre.
   
   
5. cette zone, très utile, va servir à afficher le résultat de la fonction choisie, indépendamment du résultat final (voir Déboguer une formule).
   
   
6. cette zone va permettre d’afficher (sur quelques caractères seulement) le résultat total de la formule.
   Dans l’exemple ci-dessus, le signe = étant saisi sans autre paramètre, le résultat total de la formule est donc l'erreur 520.
   
   
7. cette zone affiche la syntaxe de la formule dans sa totalité.
   
   
8. dans cette zone, la liste des boutons :
   
   1. Aide : renvoi l’aide intégrée, ou bien l’aide en ligne, selon la configuration de votre suite.
      Si aucune formule n’apparait dans le cadre au-dessus (zone 7), l’aide n’est pas spécifique à la fonction en surbrillance dans la zone 2.
   2. Annuler : ferme l’assistant
   3. Précédent/Suivant : comme indiqué, sert à passer à l’étape suivante, ou à revenir en arrière dans la construction de la formule.
   4. OK : valide la formule et ferme l’assistant
   
   
9. Matrice : cette case à cocher permet de valider matriciellement votre formule (équivalent clavier → Ctrl + Maj + Entrer) ; en pratique, dans 95 % des cas, cette case n’est pas à cocher.
   À ce jour, l’assistant n’affiche pas le résultat total d’une fonction matricielle.
   
   
10. Onglet Fonction et Structure : par défaut, l’onglet actif est l’onglet Fonction, qui permet de choisir une fonction pour construire ou modifier une formule.
    L’onglet Structure permet de visualiser les niveaux d’imbrication de fonction, ainsi que leurs paramètres (voir Déboguer une formule)

Pour cet exemple, on considère que la cellule A1 contient le texte suivant :

Code : Tout sélectionner   AgrandirRéduire

[Calc] Assistant Analyser, construire des formules

Le but est d’obtenir en B1, le même texte, mais en substituant la seconde espace par deux points :

Code : Tout sélectionner   AgrandirRéduire

[Calc] Assistant : Analyser, construire des formules

1. La cellule active recevant la formule (B1) doit être sélectionnée.
2. Appel de l’assistant
3. Comme souvent (je n’ai pas dit toujours ) lorsque l’on manipule du texte, la catégorie à afficher est Texte, cela permet de n’afficher que les fonctions en rapport.
   
   Si l’on peut hésiter sur la fonction REMPLACER, il est clair que la fonction SUBSTITUE corresponds exactement à notre situation, donc sélection de cette fonction par double-clic.
   
   Syntaxe de la fonction :
   

   Code : Tout sélectionner   AgrandirRéduire

   SUBSTITUE("Texte";"Texte_cherché";"Nouveau_texte";occurrence)

   
   
   Lorsque le curseur est dans un champ, une aide contextuelle est affichée pour remplir le champ.
   
   

   

   
   
   "Texte" : est le texte que l’on modifie. Soit le texte est saisi directement entre guillemet, soit, dans l’exemple, on désigne la cellule contenant le texte ; pour cela, il suffit de se positionner dans le champ, puis de cliquer sur A1.
   (si la cellule A1 n’est pas visible, cliquer sur le bouton Réduire pour réduire la boite de dialogue)
   "Texte" est en caractère gras, l'aide contextuelle précise que cette saisie est requise afin que la formule ne renvoie pas de valeur d'erreur.
   
   "Texte_cherché" : Nous cherchons une espace, il faut donc saisir celle-ci entre guillemets.
   
   "Nouveau_texte" : Saisir les deux points, toujours entre guillemets.
   
   Occurrence : Il s’agit de modifier la seconde espace, donc il faut indiquer le chiffre 2.
   Ce paramètre n'est pas en caractère gras, il s'agit donc d'un paramètre optionnel ; lorsqu'un paramètre optionnel est omis, la formule ne renvoie pas de valeur d'erreur.

Vous venez de construire votre première formule avec l’assistant

Pour cet exemple, on considère que la cellule A1 contient le texte suivant :

Code : Tout sélectionner   AgrandirRéduire

[Texte] Assistant Analyser, construire des formules

Le but est d’avoir en B1 la balise [texte], quelle que soit la longueur de la chaîne texte.

Un peu de logique pour choisir nos fonctions et construire la formule :

• Comme nous voulons extraire la partie gauche d’un texte, il faut donc utiliser la fonction GAUCHE.
  Par défaut, cette fonction ne renvoie qu’un seul et unique caractère, il faut donc renseigner le paramètre optionnel nombre.
  
  

  

  
  
• Comme la longueur de la chaîne de caractère varie, on peut utiliser la fonction CHERCHE pour trouver la position du crochet ].
  
• Le champ nombre de la fonction GAUCHE étant toujours sélectionné, il suffit de double-cliquer sur le nom de la fonction CHERCHE dans la liste des fonctions, puis de remplir les différents paramètres.

Le champ « Résultat de la fonction » affiche le seul résultat de la fonction actuellement sélectionnée (CHERCHE), le champ « Résultat » affiche un aperçu du résultat total de la formule.

Vous avez scrupuleusement (enfin, pas tout à fait ) suivi les messages précédents, et pourtant votre formule retourne une erreur.

Deux éléments viennent à votre secours :

1. L’aide F1, choisir l’onglet Index, terme recherché Codes d'erreur;liste
   
   

   

   
   
   Bien souvent, la simple consultation de ce tableau suffit à détecter la source de l’erreur.
   
2. L’assistant
   
   • Démarrer l’assistant.
   • Choisir l’onglet Structure, qui va permettre de débuter la recherche de l’erreur par l’affichage de la fonction la plus « éloignée » dans les imbrications.
     
     

     

     
     
   • Dans cet exemple, la fonction la plus imbriquée est la fonction CHERCHE ; dans la zone Formule, il faut donc cliquer sur le nom de la fonction.
     
   • Dans la zone Résultat partiel, cette fonction renvoie déjà une erreur, il est donc logique que le résultat final renvoie une erreur.
     La zone de résultat partiel va donc être indispensable pour localiser la fonction engendrant une erreur.
     
     

     

     
     
   • Pour une erreur #VALEUR, l’aide F1 indique :
     

     L’aide F1 a écrit:La formule produit une valeur ne correspondant pas à la définition, ou une cellule référencée dans la formule contient du texte et non un nombre.

Le débogage est quasiment finit, maintenant que l’on connaît la fonction mise en cause, et le type d’erreur, il suffit de remplacer ")" par "]" dans le champ Texte cherché

Quelques limites de l’assistant de fonction :

• L’assistant n’affiche pas de résultat (partiel ou total) pour les fonctions matricielles.
• L’assistant ne permet pas d’utiliser simultanément le menu Insertion > Noms > Insérer.
  Il faut donc saisir manuellement le nom des cellules nommées ; bien évidemment, si vous avez correctement orthographié le nom d’une cellule nommée, celle-ci est automatiquement reconnue, et est donc utilisée pour l’affichage du résultat partiel/total.