[Writer] Ajustement automatique des numérotations & renvois

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[Writer] Ajustement automatique des numérotations & renvois

Messagepar ptyxs » 08 Déc 2005 17:18

Dans mon activité professionnelle, j'ai souvent à rédiger des textes qui contiennent de nombreuses phrases numérotées (qui peuvent se compter, dans un même texte, par dizaines, voire par centaines), textes qui contiennent aussi, naturellement, des renvois à ces phrases, au fil du texte, par le biais de leur numéro.
Bien entendu, si après avoir rédigé tout ou partie d'un texte de ce type, on voulait le modifier, en ajoutant ou en supprimant des phrases numérotées, refaire à la main toute la renumérotation des phrases et des renvois serait un cauchemar.
Il est heureusement possible d'automatiser tout cela et je voudrais décrire ici comment il est possible d'y parvenir sous OOo.
Je fais l'hypothèse que bien d'autres personnes, oeuvrant dans d'autres domaines que moi, ont elles aussi, besoin, à l'occasion, de numéroter des phrases ou des paragraphes ou des objets quelconques dans leurs fichiers et d'y faire référence dans le texte et j'espère donc que tout ce qui suit pourra être d'une utilité plus générale.

Création d'un champ séquence.

1.Faire 'Insertion/Champ.../Autres... '.
[Le même résultat peut en principe être obtenu par le raccourci clavier 'Ctrl+F2', notez cependant que sous KDE (Linux) ce raccourci est préempté par une fonction 'Afficher le bureau 2 '; il est alors souhaitable de créer un autre raccourci, en remplacement de 'Ctrl+F2'; pour la création de raccourcis clavier voir plus bas.]


2.Dans la boîte de dialogue qui s'affiche,
onglet "Variables", Sélectionner "Séquences"
remplir le champ 'Nom', qui correspondra au nom du nouveau champ séquence, (à titre d'illustration nous utiliserons ici le nom 'exemple').
3.Sélectionner un 'Format ' ('chiffre arabe' sera généralement le plus approprié).
4.En général, on laissera vide la rubrique 'Numérotation par chapitre' (à moins que l'on souhaite que la numérotation ne reprenne du début à un certain niveau de la hiérarchie des sous-sections et chapitres).
5.En général, laisser le champ 'Valeur' vide (sur l'utilité de ce champ voir plus bas).
6.Cliquer sur 'Fermer'.

Insertion d'occurrences du champ séquence.

Une fois ceci fait, vous pouvez insérer où vous voudrez un champ qui se réalisera comme le numéro d'une de vos phrases ou de l'un quelconque des objets à numéroter.
Pour cela placer le curseur là où vous souhaitez placer le numéro et faites 'Insertion/Champ.../Autres' (ou, plus simplement et plus rapidement, tapez le raccourci clavier correspondant – voir plus haut).
Puis sélectionnez 'Séquence' dans 'Type de champ' et 'exemple' dans « Sélection », enfin cliquez sur « Insérer ».

Vous verrez que si vous procédez plusieurs fois ainsi, puis supprimez ou ajoutez des occurrences du champ 'exemple' au beau milieu de la suite des objets numérotés du fichier, l'adaptation de la numérotation se fait d'elle-même.

Création d'un Autotexte contenant le champ séquence.

Même avec le raccourci clavier tout cela peut paraître un peu laborieux.
Nous pouvons heureusement disposer d'un moyen d'aller beaucoup plus vite, et de régler en même temps des problèmes de présentation des objets numérotés, si nous utilisons l'Autotexte.

1. Il vous faudra d'abord créer un exemple généralisable de placement du numéro. Une possibilité est de créer un tableau (dont vous pourrez éventuellement rendre les bordures invisibles), où vous prévoirez une case pour le numéro et une case pour l'objet à numéroter (et si vous le souhaitez d'autres cases encore pour des informations que vous pourriez avoir envie d'associer à vos objets numérotés, ce sera à vous de voir comment vous souhaiterez présenter tout cela).
N'oubliez pas d'introduire un exemplaire du champ « exemple » à l'endroit approprié du tableau (éventuellement entre parenthèses, encore une fois à vous de voir quelle présentation vous souhaitez adopter).
2. Sélectionner tout votre tableau.
3. Faire « Edition/Autotexte ».
4. Sélectionner « Modules personnalisés ».
5. Dans 'Nom' mettre le nom du champ (ici 'exemple').
6. Cliquez sur le bouton 'Autotexte'.
7. Sélectionner « Nouveau ».
8. Cliquez sur 'Fermer'.

OOo contient maintenant un Autotexte approprié.
Pour insérer un numéro dans la position qui convient il vous suffit maintenant de taper un 'e' (la première lettre du nom du champ 'exemple'...), suivi de la touche F3. Et voilà, très simple, très rapide...

Les renvois.

Il nous faut maintenant régler le problème des renvois aux objets numérotés, qui apparaîtront au fil du texte.
Voici comment vous devez insérer un renvoi à un objet numéroté.
1.Faire 'Insertion/Renvois'
2.Ouvrez l'onglet 'Références'.
3.Dans 'Type de champ', sélectionnez le champ 'exemple'.
4.Dans 'Format' choisir «'Numéro '.
5.Dans « Sélection », choisissez le numéro de l'exemple auquel vous voulez renvoyer.
6.Cliquez sur « Insérer ».

Notez que, pour aller plus vite, vous pouvez associer un raccourci clavier de votre choix à 'Insertion Renvois'.
Pour cela :
1.Faire 'Outils/Personnaliser...'
2.Ouvrez l'onglet 'Clavier'.
3.Dans 'Catégories' choisissez 'Insérer'.
4.Dans Fonctions choisissez 'Renvois'.
Cocher 'Writer' en haut à droite et choisissez un raccourci disponible qui vous convient.

Voilà... vérifiez que si vous supprimez ou ajoutez des objets numérotés, la numérotation des renvois est elle aussi ajustée automatiquement.

Notez pour terminer que si vous voulez commencer la numérotation de vos objets 'en cours de route' par un chiffre supérieur à 1, (par exemple si votre fichier commence à l'objet numéro 32...), il suffit de mettre ce chiffre dans le champ 'Valeur' de la fenêtre ouverte par 'Insertion/Renvoi'.

Voici un petit fichier qui illustre tout cela :
Dernière édition par ptyxs le 10 Déc 2005 09:42, édité 7 fois.
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Messagepar jumbo444 » 17 Mars 2006 18:57

Dans la partie "Création d'un champ séquence", cela va un peu vite entre le point 1 et le point 2. Je rajouterais:
1bis. Dans l'onglet "Variables", Sélectionner "Séquences"

Sinon j'ai tout compris c'est super!

A noter que cela permet aussi de créer de nouvelle catégorie de légende (chose que je cherchais depuis longtemps).

Merci

Laurent
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[Writer] Ajustement automatique des numérotations & renvois

Messagepar Papayes » 17 Oct 2012 18:24

Bonjour,
[Writer] Ajustement automatique des numérotations & renvois
Actualisation du tutoriel

Notre amis ptyxs n'est plus revenu depuis le 10 mars 2007
et nos tutoriels des années 2005 et 2006 ont pris quelques éraflures dans leur forme mais pas dans leur esprit.

Je reprends celui de ptyxs en l'agrémentant des copies d'écran de la version de AOO 3.4.1.


  1. Création d'un champ Séquence

    1. Faire Menu : Insertion > Champ...> Autres... ou Ctrl+F2 ou cmd+F2 pour Mac
    2. Dans la boîte de dialogue Champs qui s'affiche,
      onglet Variables
      Insérer Exemple2.png
      Zone Type de champ : Sélectionner Séquence (1)

    3. Remplir le champ Nom, (2) qui correspondra au nom du nouveau champ Séquence, (par exemple tapez ... Exemple).

    4. Gardez par défaut le Format (Arabe (1,2,3) sera généralement le plus approprié).
    5. Laisser vide la rubrique Numérotation par chapitre(à moins que l'on souhaite que la numérotation ne reprenne du début à un certain niveau de la hiérarchie des sous-sections et chapitres).
    6. Laisser le champ Valeur vide (sur l'utilité de ce champ voir plus bas).

    7. Cliquez sur le bouton Insérer (3) :
      Exemple se crée dans la zone Sélection
      en même temps que s'affiche 1 dans la page à l'emplacement du curseur.
      Image
        Nota : Le fait de Fermer sans Insérer ne crée pas le nouveau champ Séquence désiré.
      Vous pouvez effacer le champ séquence Image affiché par la création du champ Séquence .

    8. Cliquer sur le bouton Fermer que si vous ne désirez pas continuer (4),
      sinon laissez cette fenêtre ouverte dans un coin de votre écran.

  2. Insertion d'occurrences du champ séquence.

    Le champ Séquence Exemple créé, vous pouvez insérer où vous voudrez un champ qui se réalisera comme le numéro d'une de vos phrases ou de l'un quelconque des objets à numéroter.
    Pour cela placer le curseur où vous souhaitez placer le numéro
    et à partir de la boite de dialogue Champs (Variables, Séquence, Exemple) cliquez sur le bouton Insérer.

    Si vous avez fermé la fenêtre, il faut l'ouvrir de nouveau : Menu > Insertion > Champ/... > Autres ou Ctrl+F2
    l'onglet Variables devrait se sélectionner comme étant le dernier onglet ouvert.
    Sélectionnez Séquence dans Type de champ et Exemple dans Sélection, enfin cliquez sur le bouton Insérer .

    Vous verrez que si vous procédez plusieurs fois ainsi, puis supprimez ou ajoutez des occurrences du champ Exemple au beau milieu de la suite des objets numérotés du fichier, l'adaptation de la numérotation se fait d'elle-même.

  3. Création d'un AutoTexte contenant le champ Séquence.

    L'AutoTexte permet alors d'aller plus vite et de régler en même temps des problèmes de présentation des objets numérotés.

    Un AutoTexte peut être composé d'un texte formaté, d'un texte avec des images, des tableaux et des champs. Une fois créé en sélectionnant la partie désirée (texte, tableau, cadre) par Ctrl+F3, il s'appelle dans la page par le raccourci correspondant +F3. Ces AutoTextes n'appartiennent pas au document mais au Profil Utilisateur.

    Il faut d'abord créer un exemple généralisable de placement du numéro.
    Une possibilité est de créer un tableau (dont vous pourrez éventuellement rendre les bordures invisibles), où vous prévoirez une case pour le numéro et une case pour l'objet à numéroter (et si vous le souhaitez d'autres cases encore pour des informations que vous pourriez avoir envie d'associer à vos objets numérotés.
    N'oubliez pas d'introduire un exemplaire du champ Exemple à l'endroit approprié du tableau (éventuellement entre parenthèses).
      Image

    1. Sélectionnez tout votre tableau (Curseur à l'angle supérieur gauche se transformant en flèche)
        Image et cliquez, le tableau est sélectionné :
        Image
    2. puis Menu : Édition > AutoTexte ou Ctrl + F3
    3. Dans la boite de dialogue AutoTexte,
      Boite Autotexte.png
      sélectionnez My AutoTextes (1) .
    4. Dans la zone Nom (2) tapez le Nom du champ (ici exemple), un Raccourci est proposé (3) e (la première lettre du nom du champ exemple).
    5. Cliquez sur le bouton Autotexte et dans le menu contextuel choisir Nouveau (4)
    6. Cliquez sur le bouton Fermer (5).

    Votre Profil AOO contient maintenant un AutoTexte exemple sous la forme d'un Tableau et de Raccourci e.

    Pour insérer le Tableau, il vous suffit maintenant de taper e suivi de la touche F3.

    Si vous avez besoin de plus de lignes, copiez le tableau nouvellement affiché,
    tapez dans sa dernière cellule Tab pour créer une nouvelle ligne
    Image
    et collez dans la première cellule vide et ainsi de suite.

    Si vous avez besoin d'autres entrées à une autre page, il suffira d'y placer votre AutoTexte e+F3

  4. Les renvois.

    Il nous faut maintenant régler le problème des Renvois aux objets numérotés du champ Séquence Exemple, qui apparaîtront au fil du texte.
    Pour insérer un renvoi à un objet numéroté du champ Séquence Exemple .
    1. Placez le curseur à l'endroit désiré.

    2. Menu : Insertion > Renvois

    3. Dans la boîte de dialogue Champs qui s'affiche,
      Sélectionnez l'onglet Renvois (il devrait l'être déjà par défaut).
      Insérer Renvoi.png

    4. Dans la zone Type de champ, sélectionnez le champ exemple.
      :!: Soyez très attentif sur ce choix, sinon la numérotation utiliserait un autre champ Séquence...

    5. Dans Format choisir Numérotation.

    6. Dans la zone Sélection, choisissez le numéro de l'exemple vers lequel envoyer.

    7. Cliquez sur le bouton Insérer .


      Gardez la fenêtre ouverte pour insérer d'autres Renvois.

    Vérifiez que si vous supprimez ou ajoutez des objets numérotés, la numérotation des renvois est elle aussi ajustée automatiquement.
    Fichier d'exercice :
    exempleRenvois1.odt
    (21.27 Kio) Téléchargé 164 fois


    Compléments :

    • Je ne suis pas partisan de créer un autre raccourci pour les Renvois comme le suggérait ptyxs car Ctrl + F2 est bien suffisant en sélectionnant l'onglet Renvois et en gardant ouverte cette boite de dialogue tout le temps du travail.

    • Si vous voulez commencer la numérotation de vos objets "en cours de route" par un chiffre supérieur à 1, (par exemple si votre fichier commence à l'objet numéro 32...), il suffit de mettre ce chiffre dans le champ Valeur de la boite de dialogue Champs ouverte par Menu : Insertion > Renvoi .

    • La numérotation des objets fait également partie d'un tutoriel à votre disposition sur le forum
      [Writer] Ajout de légendes et de Références s'y rapportant
      avec sa dernière partie sur les Renvois VIII Utiliser ces cibles dans le document

    • L'emplacement du Profil utilisateur dépend du système utilisé.
      Profils utilisateurs
      Les AutoTextes se placent dans le dossier autotext de user de OpenOffice.org ou de LibreOffice
      par exemple Win7 : C:\Utilisateurs\Nom_de_l’utilisateur\AppData\Roaming\OpenOffice.org\3\user\autotext
      Si vous les utilisez souvent, faites des copies de votre meilleur profil afin de les retrouver en cas de problème.
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