[Base] Gestion des inscriptions et compagnie

[Clément054]

Bonjour,

Je crée un sujet ici car j'aurais besoin d'un coup de main sur un projet de base de données.
Je suis le trésorier d'une association qui gère une école de musique ainsi qu'une harmonie.

Cette base a pour but de permettre une saisie et un suivis rapide, simple et fiable des inscriptions, cotisations, prêt d'instruments, et de tout ce qui tourne autour (synthèse globale, par classe, par niveau, règlements manquants, etc).
Elle sera utilisée exclusivement sur mon ordinateur, pas de connexion réseau, serveur, ou autre.

J'ai déjà créé une base, que je joint à ce message, mais je n'y ai mis que des tables, vides pour l'instant.

Inscriptions Ecole de Musique.odb

Je n'ai pas été plus loin car je bloque déjà concernant les relations et le bien fondé de ce que j'ai déjà fait.

Pour faire simple, la table Élèves, regroupe toutes les informations sur les élèves inscrit à l'école de musique.
Il est très fréquent que les élèves soient de jeunes enfant, c'est pour cela que j'ai ajouté deux champ pour renseigner les nom et prénom d'un parent.
Comme vous le voyez, c'est la table centrale d'où partent plusieurs relations, et c'est à ce niveau que j'ai des problèmes.

Concernant les instruments :
- la table Instrument sert d'inventaire pour les instruments que l'association possède
- il y a plusieurs instruments enseignés
- chaque élève peut jouer d'un instrument, parfois plusieurs (c'est pour ça que j'ai créé 2 tables : l'une pour savoir quels types d'instruments sont enseignés, et une 2e pour savoir quel(s) instrument(s) joue un élève)
- certains élèves louent un instrument à l'école de musique
- en cas de location, il y a une cotisation supplémentaire

J'ai déjà quelques questions à ce stade.
Est-ce qu'il ne serait pas plus logique de relier le champ "Cour d'instrument" de la table "Eleve", à la table "Eleve joue Instrument" ? Ceci afin d’éviter les doublons.
Et donc, ne faudrait-il pas faire la même chose pour la formation musicale (anciennement appelée solfège), à savoir une table "Eleve FM" reliée à une table "Type FM" ?
Il me semble que ce serait plus simple, mais j'ai également peur que cela soit plus lourd à mettre en place, paramétrer avec les futurs formulaires et requêtes, et à utiliser...
Pouvez vous me donner votre avis sur la question ?

Concernant les règlements :
- il est courant que les familles règles les cotisations en trois fois (un chèque par trimestre)
- il est également courant qu'un règlement concernent plusieurs élèves (les parents payent pour plusieurs enfants en même temps)

Je ne suis donc absolument pas sur de moi concernant la relation entre la table "Eleves" et la table "Reglements" ; pouvez-vous m’éclairer ?


Voilà pour mes premières interrogations, j'en ai encore des tonnes en réserves mais j'ai déjà fait un pavé assez gros.
J’espère avoir été clair et précis, si ce n'est pas le cas n'hésitez pas à me le signaler, je ferais de mon mieux pour améliorer mon propos.

Mercis d'avance pour votre aide,
Clément

[Bidouille]

Pourquoi recréer un nouveau projet alors que vous n'avez pas terminé le précédent ?
https://forum.openoffice.org/fr/forum/v ... hp?t=52985

[Clément054]

Bonjour,

Simplement parce que le première essai s'est soldé par un échec en interne de l'association.
Plusieurs personnes on voulut s'en mêler, et au final personne n'a rien fait.
Je pense donc qu'il est souhaitable de fermer ou supprimer l'ancien sujet (comment faire ?).

Donc je préféré repartir de zéro avec un nouveau système que j'utiliserai seul.
Effectivement il s'agit de la même association, avec plus ou moins le même but que le 1er sujet, mais je considère ça comme un nouveau projet.
Vous pouvez voir que la construction est déjà assez différente.

Cependant si je ne respect pas les règles du forum, je peux continuer dans l'ancien sujet, mais j'ai peut que cela nuise à la lisibilité du sujet.
Dites moi.

Clément

[Clément054]

Bonjour,

N'ayant pas reçu de réponse, je continue de poster ici. Si je contreviens aux règles du forum dites le moi, je corrigerais en conséquence.

J'ai bien avancé dans ma base mais j'ai quelques problèmes.

Les relations entre les tables me semble bien pour ce dont j'ai besoin.
J'ai crée 2 formulaires, l'un pour enregistrer une nouvelles inscriptions, les cotisations et la location éventuelle d'un instrument ; le deuxième pour enregistrer les différents règlements et les attribuer à un ou plusieurs élèves.

Les problèmes que j'ai avec le formulaire d'inscription :
Une fois sur deux environ, lorsque je veux faire un nouvel enregistrement pour test, j'ai un message d'erreur qui me dit que les données ne sont pas bonnes. Je ferme donc sans enregistrer la saisie, et si je recommence juste après cette fois pas de message d'erreur et il m'enregistre tout.
De plus, les numéros d'identifiant qui servent de clé primaire (sui sont en autovaleur) ne se suivent pas : les 2 enregistrements qui j'ai fait on respectivement les numéros 6 et 11, sans raisons apparente. Ca ne me gène pas, mais je crains que ça ne soit le signe d'un bug quelque part.

Les problèmes que j'ai avec le formulaire d'inscription :
Je voudrais pouvoir attribuer un règlement aux élèves concerner. Il est en effet fréquent qu'un règlement concerne plusieurs élèves (les parents payent une fois pour tous leurs enfants).
Pour que cela soit le plus simple et rapide possible, j'aimerais pouvoir choisir les élèves dans une liste déroulante ; car actuellement il faut saisir l'ID des élèves, ce qui n'est vraiment pas pratique.
J'ai déjà réussi à insert des listes déroulante, mais comme il s'agit d'un sous-formulaire sous forme de tableau (pas sûr du terme), je n'y parvient pas. Comment faire ?

Je vous remercie d'avance pour l'aide que vous voudrez bien m'apporter.

Bon week-end,
Clément

Inscriptions Ecole de Musique 2.odb

[jeanmimi]

Bonjour,
J'ai remarqué deux anomalies dans la Table Élèves : les champs Classe FM et Classe Instrument devraient être de type INTEGER.
Et par conséquent, dans le Formulaire, les listes de saisie devraient être alimentées par un séquence SQL plutôt de ce type :

Code : Tout sélectionner

SELECT "FM", "ID_FM" FROM "Liste FM"

et

Code : Tout sélectionner

SELECT "Cours instruments", "ID_Cours_Instruments" FROM "Cours Instruments"

Pour que cela soit le plus simple et rapide possible, j'aimerais pouvoir choisir les élèves dans une liste déroulante ; car actuellement il faut saisir l'ID des élèves, ce qui n'est vraiment pas pratique.

Il suffit de remplacer le contrôle Texte par une Zone de liste.

[Clément054]

Bonjour,

Merci de votre réponse.
Effectivement j'ai commis une erreur...

Je l'ai corrigée de la façon dont vous l'avez indiqué, mais maintenant à chaque fois que je veux enregistrer une nouvelle saisie, j'ai le message d'erreur suivant qui apparait.

9b7c505326.png

Je ne sais pas ce qu'il veut dire, du coup je suis bloqué.
Je vous joins la table modifiée.

Inscriptions Ecole de Musique 2.odb

Merci d'avance,
Clément

[jeanmimi]

j'ai le message d'erreur suivant qui apparait

Il apparait parce que tu as imposé la saisie obligatoire dans plusieurs contrôles de la Table Eleves.
A tester :

[Clément054]

Merci, mais quand je modifie les saisies obligatoire dans ma table il n'y a aucun changement, j'ai toujours ce message d'erreur qui apparait quand j'essaye d'enregistrer une nouvelle saisie.
Et dans la votre, pas de message d'erreur, mais il y a des champs qui ne s'enregistrent pas dans la table eleves : ID_Annee et ID_cours_instruments.

Par contre pas de problèmes pour les règlements ; c'est même parfait puisque vous avez fait ce que je ne parvenais pas à faire : un grand merci !

[jeanmimi]

j'ai toujours ce message d'erreur

C'est parce qu'il reste encore des contrôles à saisie obligatoire.

il y a des champs qui ne s'enregistrent pas dans la table eleves

C'est parce que la saisie n'a pas été faite dans le formulaire.
A tester :

[Clément054]

Bonsoir,

C'est parce que la saisie n'a pas été faite dans le formulaire.
A tester :

Si tous les enregistrements sont fait à partir du formulaire.

A tester :

Votre nouvelle version est très bien, merci.

Le champs ID_Cours_Instruments ne s'enregistrait pas, je l'ai supprimé et refait à l'identique et là ça fonctionne.

J'ai vu que vous avez créé une table mode de règlement, mais elle n'avait aucune relation ; j'en ai rajouté une avec la table règlement, dans laquelle vous aviez placé une clé étrangère.
Est-ce que j'ai bien fait ?

Dans tous les cas merci de votre aide, vous m'avez bien avancé.
Je vais continuer et je reviens vers vous si j'ai d'autres soucis.

Bonne soirée,
Clément

[jeanmimi]

J'ai vu que vous avez créé une table mode de règlement, mais elle n'avait aucune relation ; j'en ai rajouté une avec la table règlement, dans laquelle vous aviez placé une clé étrangère.
Est-ce que j'ai bien fait ?

Comme on peut le constater, les Relations sont utilisées par l'Assistant pour faciliter la création des Formulaires et de leurs sous-formulaires, ainsi que pour la création des Requêtes.
En cours d'élaboration d'une Base, les tests des Relations permettent de contrôler que les champs des deux Tables sont bien de même nature et compatibles : INTEGER avec INTEGER, TEXT avec TEXT

[Oukcha]

Bonjour,

Je pense donc qu'il est souhaitable de fermer [...] l'ancien sujet

Il vous appartient de clôturer le sujet en y apposant la balise [Résolu] (vous pouvez préciser que votre problème est résolu car abandonné).

Merci de respecter la syntaxe [Résolu] : entre crochets, avec un R majuscule et un é. Cette balise est à placer au début du titre. Il faut également cocher la case de l'icône de sujet (le V vert).

Suivez ce sujet pour savoir comment procéder : https://forum.openoffice.org/fr/forum/ftopic3299.html

Cordialement

[Clément054]

Bonjour,

Je reviens vers vous car j'ai une question à laquelle je ne trouve pas de réponse.

Dans le formulaire de saisie et imputation des règlements, est-il possible de mettre un filtre par année lors du choix des élèves sur lesquels imputer le règlement ?

Pour faire simple, la liste déroulante permettant de choisir les élèves affiche tous les élèves inscrit dans la base ; c'est là le problème car avec plus de 120 inscriptions par année, cela va vite devenir ingérable.
Ce qui va poser problème c'est les réinscriptions : il est très fréquent que des élèves soient inscrits plusieurs années à la suite ; si un élève reste 5 ans, je vais me retrouver avec son nom qui apparait 5 fois dans la liste.
J'ai réussi à faire afficher l'année d'inscription à coté des nom et prénom des élèves, mais ce n'est pas l'idéal.

Mon idée est de créer une zone de liste dans laquelle je choisie l'année scolaire à laquelle appartient le règlement, et cette sélection, réduira la liste des élèves disponible pour l'imputation du règlement à ceux inscrit cette année là seulement. Mais je n'y parvient pas...

Je joins la base, sur laquelle j'ai rajouté quelques éléments, comme des champs dans la table élèves et quelques requêtes. Cela fonctionne sans problème apparent.

Merci d'avance,
Clément

Inscriptions Ecole de Musique 4.odb

[jeanmimi]

Mon idée est de créer une zone de liste dans laquelle je choisie l'année scolaire à laquelle appartient le règlement, et cette sélection, réduira la liste des élèves disponible pour l'imputation du règlement à ceux inscrit cette année là seulement.

Possible, mais comme tu n'as pas de lien entre des champs des Tables Année et Règlements, il faut modifier la Table Règlements.
Il y a une autre possibilité, c'est de filtrer la Requête SQL qui remplit la colonne ID_Eleves du sous-formulaire.

[Clément054]

Bonjour,

Paramétrer la requête peut fonctionner mais il faudrait que je la modifie pour chaque année. Ce n'est pas forcément pratique, sans compter les risques d'oublis ou d'erreur, surtout si à l'avenir ce sont d'autres personnes qui enregistre les infos...

J'ai modifié la table Reglements pour rajouter une liaison avec la table Années, et j'ai rajouté une liste déroulante dans le formulaire.
Cela fonctionne sans problème mais je n'ai pas trouvé comment trier la liste déroulante dans le sous-formulaire en fonction de l'année sélectionnée dans la liste déroulante.

J'ai trouver sur un autre forum cette requête sql, mais c'est pour Access ; je l'ai essayé en adaptant les noms, mais ça ne fonctionne pas, j'ai un message d'erreur.

Code : Tout sélectionner

SELECT * FROM TABLE WHERE champs1 = Formulaires!tonFormuaire!taListeDeroulante

Est-ce qu'il y a une requête équivalente pour base ?

Je me demande également s'il ne serait pas plus pratique de rajouter une liaison entre les tables Années et Reglement Eleves ?

Merci,
Clément

[jeanmimi]

cette requête sql, mais c'est pour Access

Les développeurs de MS Access ont développé des fonctions qui n'existent pas comme telles avec LO ou AOO.

J'ai modifié la table Reglements pour rajouter une liaison avec la table Années, et j'ai rajouté une liste déroulante dans le formulaire.
Cela fonctionne sans problème mais je n'ai pas trouvé comment trier la liste déroulante dans le sous-formulaire en fonction de l'année sélectionnée dans la liste déroulante.

Peux-tu joindre ta nouvelle version?

[Clément054]

Les développeurs de MS Access ont développé des fonctions qui n'existent pas comme telles avec LO ou AOO.

Oui je me doute bien, mais y a-t-il des fonctions equivalentes sur openoffice ?

Peux-tu joindre ta nouvelle version?

Oups, j'ai oublié... La voici.

Inscriptions Ecole de Musique 4.odb

Clément

[jeanmimi]

Sans Macro, tu peux tester l'ébauche de formulaire que j'ai ajouté.
Si cela te convient, il te restera à le compléter par un sous-formulaire de façon à saisir les élèves.

[Clément054]

Bonjour,

Merci pour votre travail, mais la présentation sous forme de tableau n'est vraiment pas idéal pour la saisie de données assez nombreuses (plusieurs centaines de règlements par an).
J'ai donc modifier la présentation, qui correspond à celle du premier formulaire de règlements.
C'est peut être moins rapide mais d'après mon expérience, cela limite les risques d'erreurs.

Mais le problème n'est pas réglé, puisqu'en rajoutant le sous formulaire pour imputer les règlements, la liste déroulante qui affiche le nom des élèves n'est pas triée en fonction de l'année sélectionnée.
Je suppose que j'ai mal fait les jonction entre les tables ?

De plus, serait-il possible de régler le formulaire pour que ce soit un formulaire vierge qui apparaisse après avoir cliqué sur le bouton ? J'imagine que ce n'est pas très compliqué mais je n'ai pas trouvé...

Je n'oublie pas de joindre la base modifiée.

Encore merci,
Clément

[Piaf]

Bonjour
Pas compris l'intérêt d'enregistrer les mêmes données élève (Nom, prénom, adresse, date de naissance etc...) chaque saison.
Tu devrais peut-être stocker les données saisonnières dans un table Saisons reliée à la table Élèves par l'identifiant élève.
A+

[Clément054]

Bonjour,

En effet c'est plus logique de faire comme cela.
J'ai modifié les tables et fait les liaisons, et modifié le formulaire pour l’inscription des élèves.

Mon problème c'est que je ne suis pas certain que ça soit la bonne façon de faire.
Ne vaudrai-t-il pas mieux faire deux formulaires différents : l'un pour enregistrer les informations dans la table Eleves, et un second qui enregistrera les informations "saisonnières" de cet élève (cour de FM, instrument, location, cotisations, etc) ?

Qu'en pensez vous ?

Clément

[Clément054]

Re,

Questions supplémentaires : est-ce que la table Années ne fait pas doublon avec la table Saisons du coup ?
Également, est-ce qu'il ne faudrait pas créer une relation entre la table Saison et les tables Locations d'instruments et Reglements Eleves ? Mon idée est encore une fois de pouvoir tout rattacher à une saison particulière.

Merci d'avance,
Clément

[Clément054]

Bonjour,

J'ai avancé dans mes formulaires et j'ai trouvé une organisation qui me convient.

J'ai fait un formulaire pour n’enregistrer que les données fixes des élèves (nom, prénom, adresse, etc), un 2e pour enregistrer les données saisonnières (classe FM et instruments, cotisation, etc), et le 3e formulaire pour les règlements et leurs imputations.
Les formulaires 1 et 3 fonctionnent bien, mais j'ai un problème pour le 2e : j'ai créé une liste déroulante pour pouvoir sélectionner un élève en particulier, mais elle ne fonctionne pas. J'ai voulu recommencer avec un nouveau formulaire mais cela ne fonctionne pas non plus... Soit elle ne s'active pas (formulaire "F2 Inscriptions et locations") soit elle fonctionne mais j'ai un message d'erreur quand je sélectionne les autres champs (formulaire "F2 bis").

873e03e1db.png

Pouvez-vous m'aider ?

Inscriptions Ecole de Musique 6.odb

Merci,
Clément

PS : je sais que j'abuse un peu en postant 3 messages à la suite, mais demain dimanche 25 juin, ce sont les portes ouvertes de l'école de musique et il a une première vague d'inscriptions (une 2e en septembre) ; j'aimerais pouvoir utiliser ma base dès demain. Sauf erreur de ma part, il n'y a que le problème d'écrit plus haut qui l’empêche.

[jeanmimi]

est-ce que la table Années ne fait pas doublon avec la table Saisons du coup ?

Non, car tu l'utilises pour remplir le champ ID_annee de la Table Saison. Elle t'évite ainsi la saisie dans un champ Texte autant de fois qu'il y a d'élèves concernés.

[Piaf]

Bonjour
Pas trop de temps en ce moment, mais comme tu es pressé je te laisse faire les tests.
Je ne parviens pas à trouver de relations correctes entre les différentes tables, elles ne sont établies qu'à partir des formulaires.
Le formulaire Élèves

Eleve.png

Le formulaire Cotisations

Cotisations.png

A+

[Clément054]

Bonjour,

Merci pour vos réponses.

Piaf, quand tu dis que tu ne trouve pas de relation correctes, tu parles de ta base ou de la mienne ?

J'ai avancé de mon coté et j'ai trouvé quelques solutions, mais ça ne ressemble pas à ce que tu as fais...
J'ai également un petit problème dans mes formulaires car je ne parviens pas à afficher les infos pour les modifier. C'est pas fréquent, mais il arrive qu'un numéro de téléphone ou une adresse change par exemple.
Du ça serait bien de pouvoir les modifier : comment je peux régler ça ? Sachant que j'ai essayé de modifier les paramètres des formulaires mais ça n'as pas fonctionné.

J'ai également rajouter des boutons pour faciliter l'utilisation des formulaires, mais je pense que certains font doublons...

Merci,
Clément

[jeanmimi]

mais je pense que certains font doublons

Tu peux facilement le tester : Nouvel enregistrement valide celui que tu viens de faire.
Cette version de ta Base est plutôt fonctionnelle.

[Clément054]

Bonjour,

Merci jeanmimi, c'est grâce à l'aide que j'ai trouvé ici.

J'ai encore un petit problème concernant mes formulaires.
Après réflexion, je souhaite séparer la saisie et la modification des enregistrement en créant un formulaire pour chaque opération (peut être un autre pour la suppression par la suite) dans le but de limiter les possibilités d'erreur.
J'ai donc créé deux nouveau formulaire, basé sur ceux existants.
Mon problème viens du formulaire qui sert à modifier une inscription. C'est lui qui sera le plus utilisé car il est courant, pour ne pas dire habituel, que je n'ai pas toutes les informations en même temps (location en cours d'année par exemple).
En faite je voudrais pouvoir filtrer par Id_eleves dans une liste déroulante (qui affichera les noms et prénoms) et par année dans une seconde liste déroulante.
Mais je ne sais pas comment faire cela.

J'ai trouvé un sujet qui aborde ce thème sur le forum mais je ne comprend rien au code des macros, je ne suis donc pas capable de l'appliquer à mon cas...
https://forum.openoffice.org/fr/forum/v ... hp?t=14662

Merci d'avance,
Clément

[Clément054]

Bonjour,

Je reviens vers vous car je n'arrive pas à avancer dans ma base.

Pour faire simple, concernant les formulaires de modifications, mon problème consiste à actualiser les informations afficher après avoir sélectionné un élève dans un liste déroulante.
J'ai tenté de mettre des boutons qui rafraichissent le formulaire mais cela ne fonctionne pas.
Pour le formulaire "Modification - Informations Eleves" il n'y a qu'une seule liste, mais pour le formulaire de modification d'une inscription je souhaite faire 2 listes déroulantes, l'une pour sélectionner l’élève, l'autre pour sélectionner l'année.
Voir mon précédent message.

De plus, j'ai crée un formulaire de consultation des informations par élèves, et je rencontre le même problème : je n'arrive pas à actualiser les informations affichées.
Pour celui-ci, j'ai tenté de faire une macro avec du code trouvé sur ce forum (je ne sais plus quel post), mais j'ai un message d'erreur quand je l’exécute (elle est associée au bouton).

Code : Tout sélectionner

REM  *****  BASIC  *****
Sub PysRechercher()
dim PysTexte as string, PysForm as object
dim PysSQL as string

PysForm = thisComponent.DrawPage.Forms.getByName("Consultation eleves")      'Accès au formulaire
PysTexte = PysForm.getByName("Zone de liste 1").Text                  'Accès au texte de la zone

'SELECT * FROM "T_FILM" WHERE "film_nom" LIKE '%Ram%'
'Concaténation avec le choix fait dans la liste
PysSQL = "SELECT Nom || ' ' || Prénom AS Nom Prénom, ID_Eleves, Nom FROM Eleves"
PysForm.command = PysSQL            'Redéfinition de la source du formulaire
PysForm.reload                     'Recharge le formulaire

End Sub

Le message d'erreur :

Message d'erreur.jpg

J'ai basé ce formulaire sur une requête qui regroupe des infos issues de 2 tables différentes. Est-ce que le problème peut venir de là ?
De plus, est-il nécessaire de faire une macro pour chaque formulaire où je souhaite une actualisation des infos après sélection, ou y a-t-il une solution sans macro (je ne comprend pas grand chose au code, du coup ça m'arrangerait) ?

J'espère avoir été clair et que vous pourrez continuer de m'aider.

Merci d'avance,
Clément

[Piaf]

Bonjour
Pour l'instant je n'ai pas le temps de regarder ta base.
Pour l'erreur affichée, tu devrais utiliser Xray,, Pas sûr que la propriété Text pour une liste soit très appropriée.
A+