[Base] Activités et gestion d'un centre de formation

[patou9999]

Bonjour à tout le monde.

Mon projet est le suivant : gérer mon activité de centre de formation.

J'ai commencé à faire un schéma avec des relations et à créer une base.

Voici comment se déroule le processus de mon activité.

Le commercial signe un contrat avec l'Entreprise
L'Entreprise fait former un ou plusieurs apprenants.
L'Entreprise est rattachée à un ou plusieurs OPCA (selon le personnel qui est en formation et les thèmes de formation)

Donc, quand le commercial signe, il signe pour une formation ayant un thème, ayant 1 ou X stagiaires, et, selon le thème et le profil des stagiaires, le commercial dirige le financement de la formation vers l'OPCA adéquat.

Mes formations, sont, pour l'instant individuelles, et le formateur se déplace chez le client.
Donc, pas de souci de « session de formation » et de « lieu de formation ».

Au départ, j'ai rattaché L'Entreprise à une activité professionnelle, puis j'ai considéré que l'entreprise pouvait posséder de 1 à n apprenants.

J'ai créé une table commandes ou j'ai relié plusieurs tables, (entreprise, commercial, opca) car c'est à ce moment là que je renseigne ces données.

Puis, j'ai pensé qu'une commande pouvait avoir plusieurs « lignes de commande » (exemple, une commande avec une formation en anglais et une formation en comptabilité), j'ai créé la talbe lignes de commandes.
Puis je relie les tables « thèmes de formation » et « formateur » à la ligne de commande, pour la raison expliquée juste au dessus (exemple, une commande avec une formation en anglais et une formation en comptabilité).

Voilà pour l'instant où j'en suis.
Si cela est possible, je souhaiterais vous demander votre œil avisé sur mon début de projet.

Par la suite, je vais devoir compliquer un peu les choses car, je vais intégrer cette année des formations de groupe, donc, il va falloir que je pense à de nouvelles tables et de nouveaux champs (session de formation, lieu de formation, etc...)

Merci infiniment par avance pour l'aide que vous pourrez m'apporter dans ce parcours qui est difficile pour moi.

Cordialement

forum open office schéma base 1.jpg

[Piaf]

Bonsoir

Par la suite

Je pense qu'il serait préférable de prendre en compte; dès le départ, cette nouvelle contrainte.
Au niveau des liaisons, ne serait-il pas mieux de relier les apprenants à la table LIGNES COMMANDES ?

FormCommandes.png

Une ébauche de projet qui ne prend pas en compte les nouvelles contraintes.
A+

[patou9999]

Avant toute chose, merci infiniment de m'avoir répondu.

Oui, je vois comment tu procèdes, et je vois aussi le formulaire que tu obtiens, dont la présentation me plait beaucoup.
je vais poursuivre en ce sens.

Par contre, le formulaire donne 8 enregistrements, dont un seul rempli par des apprenants.
je pense que c'est toi qui a créé cette commande.
En tous cas,je vois comment progresser.

Je reviens dans le forum dès que j'ai étendu un peu plus mon schéma de base.
merci infiniment

[patou9999]

J'ai analysé tes modifications.

Tu as modifié mon schéma d'origine , certes, tu as eu raison, car la table intermédiaire manquait.

Cependant, tu as modifié ma table apprenant, tu en as créé une autre, et, de surcroit , tu m'as créé deux formulaires , dont un avec une liste déroulante.
Je ne vois pas comment tu as fait,

Si tu dois modifier mon schéma, alors, donne-moi les explications pour que je m' y retrouve.

Je vais ré-insérer ma table apprenant,qui est bonne, y mettre la table intermédiaire et essayer moi-même de comprendre comment on crée un formulaire avec des champs qui dont des listes de valeurs.
Ou alors mieux encore, explique-moi comment tu fais, sinon, je n'apprendrai jamais.

merci beaucoup pour le temps que tu prends et pour ta gentillesse.

[Piaf]

Bonjour

Cependant, tu as modifié ma table apprenant, tu en as créé une autre

En fait j'ai regroupé tous les personnels (Commerciaux, Formateurs et Apprenants) dans une même table en ajoutant un champ qualité qui permet de les différencier.
Pour les listes déroulantes Voir : Comment utiliser une Zone de liste dans un formulaire ou Création d'une ListBox dans un formulaire.
Il y a de nombreux exemples sur le Forum.
A+

[patou9999]

Ma table doit rester sans le champ qualité, car sinon,je vais avoir une liste de contacts où il va y avoir pêle-mêle des commerciaux, des apprenants etc ....et le champ qualité ne résoudra pas tout.
Je vais progresser sur mon schéma et je le posterai ensuite.
Vous me direz sur le forum , ce que vous en pensez.
Merci beaucoup pour les liens, je vais regarder tout cela.

cdlt

[Piaf]

Re

je vais avoir une liste de contacts où il va y avoir pêle-mêle des commerciaux, des apprenants etc

Dans la base jointe : pour la liste déroulante COMMERCIAL, existe-t-il un choix en dehors des commerciaux ?
Mêmes questions pour les Formateurs et les apprenants.
A+

[patou9999]

J'ai refait un schéma, avec, somme toutes, ce qu'il me faudrait.

Il y a 3 phases importantes pour moi.

La commande
Dans cette table, je dois réunir tout ce qu'il faut pour démarrer.
Les commerciaux ont signé avec les entreprises, qui désignent leur(s) apprenant(s).
les tables "entreprises" et "apprenants" se garnissent.

La facturation
Une fois la commande saisie, je dois facturer (devis).
Pour cela, je dois garnir la table "facturation", donc, je dois remplir les "sessions", avec les "lieux" et les "formations".

Les formateurs
Enfin, une fois ce travail achevé, je désigne le(s) formateur(s) pour effectuer la formation.

J'ai mis une table intermédiaire entre les formateurs et les formations car un formateur peut faire N formations et une formation peut avoir N formateurs.
J'ai essayé aussi de voir (mais peut être ce n'est pas bon) une table intermédiaire entre l'entreprise et les commerciaux, car j'aurais besoin d'avoir des informations en provenance des commerciaux (RDV, appels etc... passés avec l'entreprise) .
J'ai appelé cette table intermédiaire "suivi commercial".

Pour les autres tables mineures qui se rattachent à des tables plus grosses, elles sont là pour offrir des choix lors des saisies (statut commande, profil apprenant, catégorie formation etc....)

Je joins ma base et mon schéma.
Dans un premier temps, avant d'aller plus loin et construire des requêtes et des formulaires, je m'attache à corriger d'abord mon schéma au travers de vos yeux d'experts.

merci beaucoup

[jeanmimi]

Si un client fait une commande, je ne vois pas comment, dans ton schéma relationnel, se fait le lien entre ce client et sa commande.

[patou9999]

L'entreprise envoie 1 à n apprenants en formation
j'avais pensé que les apprenants, dans ce cas, devenaient des lignes de commande en quelque sorte.

[jeanmimi]

L'entreprise envoie 1 à n apprenants en formation

Je n’avais pas compris ce schéma avec tes précédentes descriptions.
J'avais plutôt retenu que l'entreprise cliente passait une commande d'une ou plusieurs formations dans lesquelles elle inscrivait des stagiaires. Le même stagiaire pouvant participer à plusieurs formations différentes.

[patou9999]

tu as raison et ta remarque est fort pertinente
j'ai modifié le schéma et j'ai fait un lien direct sur commande.

[Piaf]

Bonjour
Je ne comprend pas la démarche.
Tant que les formations étaient individuelles ou ne concernaient que quelques personnes chez l'un d'entre eux ou à l'entreprise, axer l'application autour de la commande me paraissait logique (une ou x formations, une entreprise, x apprenants).
Si maintenant tu organises des sessions de formation, je pense que l'application devrait être axée autour des formations (une ou x sessions, x entreprises, x apprenants).
A+

[patou9999]

Tu as raison, c'est parce qu'en fait, jusqu'à aujourd'hui, j'avais à organiser des formations exclusivement individuelles.
J'ai répondu positivement à des appels d'offres financeurs, et je vais avoir un marché d'apprenants qu'ils vont m'envoyer et que je vais organiser sous forme de sessions.

le mieux, de toute façon, j'y ai bien réfléchi, est de reprendre mon MCD et de le fignoler.

[jeanmimi]

Tant que les formations étaient individuelles ou ne concernaient que quelques personnes chez l'un d'entre eux ou à l'entreprise, axer l'application autour de la commande me paraissait logique (une ou x formations, une entreprise, x apprenants)

En continuant sur cette option, la Base jointe permet de faire des devis (voir dans la section Rapport) pour une Entreprise qui passe commande deux formations différentes.

Base Gestion Formations.odb

Maintenant, comme le dit Piaf, s'il faut partir des stages ou sessions et envoyer des devis à autant d'entreprises qui inscrivent des apprenants, l'ordre des relations entre les Tables va changer.

[patou9999]

merci beaucoup
ce schéma m'aide beaucoup
je vais regarder de plus près, le remplir avec des données à moi, et voir ce qu'il donne.
merci encore de m'aider ainsi, c'est très aimable.
cordialement

PS : je n'ai pas fait de bases de données, ni revu Access, ni revu Merise depuis 20 ans.

[Piaf]

Bonsoir

J'ai répondu positivement à des appels d'offres financeurs, et je vais avoir un marché d'apprenants qu'ils vont m'envoyer et que je vais organiser sous forme de sessions.

Ça ne correspond plus au schéma de départ.
A+

[patou9999]

Bonsoir

J'ai répondu positivement à des appels d'offres financeurs, et je vais avoir un marché d'apprenants qu'ils vont m'envoyer et que je vais organiser sous forme de sessions.

Ça ne correspond plus au schéma de départ.
A+

Bien sûr, puisque je tente d'affiner peu à peu ma vision, mais ce n'est pas simple.

J'ai remanié mon MCD en repartant de zéro.
il est inachevé, je le sais, mais le voilà

Je bute beaucoup pour les commande,s les factures etc...

1 - L'entreprise me signe le bon de commande pour les formations et je génère une commande de formation.
2 - Je m'occupe des sessions (si c'est une formation de groupe) sinon, même en individuel, je considère que c'est une session quand même.
3 - Je rattache à la session les formations puis je convoque les formateurs.

Je n'ai pas besoin de gérer de planning de sessions tout au long de l'année. Tous les formateurs, au même titre que les commerciaux, sont des indépendants.

Le MCD fait apparaître la création de futures tables intermédiaires pour rompre les relations 1,n -1,n

Pour l'OPCA, j'ai un petit souci de positionnement.
Une entreprise peut travailler avec plusieurs OPCA, selon les thèmes de formations et le profil des apprenants.
par contre, pour moi, il faut qu'une commande ne regarde qu'un OPCA à la fois.
Si j'ai un client qui a deux OPCA, l'un pour une formation en gestion par exemple et l'autre pour une formation en pâtisserie, ce sont pour moi deux commandes différentes et deux factures différentes.

Pour la facture, j'ai un souci aussi.

Si c'est une formation individuelle, facturation simple directe, une facture va à l'entreprise et c'est tout.
je suis déjà payé par l'acompte TTC de l'entreprise, qui représente le montant total de la formation, et je le mets en banque quand la formation débute.
L'entreprise se fait rembourser par son OPCA.

Si j'ai des formations de groupe, ce sont, dans mon cas, des formations d'apprenants que m'envoient les OPCA.
Je dois donc faire une facture TTC de la session à l'OPCA qui l'a financée. Ensuite, l'OPCA me paye le HT.
La TVA, je la facture aux entreprises des apprenants
Quelle histoire ! Comme si on en pouvait pas faire simple !

merci par avance pour votre oeil avisé.

Cordialement

[jeanmimi]

Quelle histoire ! Comme si on en pouvait pas faire simple !

Je me demandais si tu n'aurais pas intérêt à des Relations entre Tables lorsque le donneur d'ordre est une Entreprise (c'est ce qui est fait depuis le début de tes messages) et des Relations entre Tables, différentes, lorsque c'est un OPCA qui est donneur d'ordre.

[patou9999]

bonjour jeanmimi

En fait, je pense savoir comment éviter cet écueil.
Pour moi, l'OPCA qui m'enverra des apprenants, je le considèrerai comme mon client, donc ce sera pour moi une "entreprise", dont le financement sera lui-même.

j'ai remanié mon MCD, avec les tables intermédiaires.
qu'en penses-tu ?
merci encore

[jeanmimi]

Dans mon expérience d’Organisme de formation, un Apprenant (dans le jargon d’aujourd’hui) faisait plus partie d'une Session que d'une Entreprise car je formais quelques dizaines de personnes dans une Entreprise qui pouvait en compter plusieurs centaines.
C'est pourquoi, dans mon idée, le MCD devrait relier l'Entreprise à la Session puis la Session aux Apprenants.

[patou9999]

Je comprends, mais cependant, dans tous les cas, l'apprenant fait partie d'une entreprise.
Si je relie alors l'entreprise à la session, puis la session à l'apprenant, je rompt le lien entreprise-apprenant
Lorsque je vais facturer l'apprenant, en fait je facturerai l'entreprise dont il dépend, donc, il me faut bien une relation entre l'apprenant et l'entreprise..

[jeanmimi]

Normalement, les Apprenants ne te servent pas à facturer le donneur d'ordre.
Ils te servent à créer une Feuille d'émargement ou de présence, et à préparer ton rapport annuel d'activité à ta DRTEFP.

[patou9999]

Oui bien sûr.

[patou9999]

J'ai fait un schéma relationnel, mais je sens que cela ne va encore pas.
Qu'en penses-tu ?

j'ai du mal avec la commande et la facture, et, du coup, avec les apprenants et l''entreprise dans le schéma.

cdlt

[patou9999]

Tant que les formations étaient individuelles ou ne concernaient que quelques personnes chez l'un d'entre eux ou à l'entreprise, axer l'application autour de la commande me paraissait logique (une ou x formations, une entreprise, x apprenants)

En continuant sur cette option, la Base jointe permet de faire des devis (voir dans la section Rapport) pour une Entreprise qui passe commande deux formations différentes.

Base Gestion Formations.odb

Maintenant, comme le dit Piaf, s'il faut partir des stages ou sessions et envoyer des devis à autant d'entreprises qui inscrivent des apprenants, l'ordre des relations entre les Tables va changer.

J'ai regardé ton schéma et tes relations, elles permettent plein de choses et je vais partir de cette base.
J'ai la sensation, sinon, de me disperser.
c'est vrai qu'en remodelant mon MCD de ces dernières minutes, j'arrive quand même à la même logique que toi et je suis assez content.

Je n'ai pas pu lire les rapports car, quand je tente de les ouvrir, il me répond que je n'ai pas l'extension oracle builder etc....

je vais potasser encore et encore.....

merci infiniment très cordialement

[MrPropre]

Bonjour,

Veillez à ne pas poster plusieurs messages à la suite !
Si vous devez ajouter un complément d'information, le bouton "Editer" à la droite du message permet d'y remédier.

En attendant une prochaine réponse, vous pouvez participer également en répondant à d'autres questions sur notre forum.

il me répond que je n'ai pas l'extension oracle builder etc....

Merci d'utiliser la zone de recherche en haut à droite du forum.
Sur les mots-clés soulignés, vous auriez trouvé ceci : http://forum.openoffice.org/fr/forum/vi ... =18&t=7576

[jeanmimi]

Suis le conseil du Modérateur et installe l'extension.
Dans la version jointe, il y a une Feuille de présence et une ébauche des calculs à faire pour la DRTEFP.
Teste la avec des données réelles pour vérifier sa validité par rapport à tes besoins.

[patou9999]

Suis le conseil du Modérateur et installe l'extension.
Dans la version jointe, il y a une Feuille de présence et une ébauche des calculs à faire pour la DRTEFP.
Teste la avec des données réelles pour vérifier sa validité par rapport à tes besoins.

j'ai testé par rapport à mes besoins
Je pense qu'il faudra que je modifie le schéma relationnel.

en fait, le "must" pour moi serait d'arriver à un formulaire général, qui aurait, en haut le client
en bas à gauche, les commandes passées par ce client, et en face à droite, les détails de ces commandes (lieux de formation, formation suivie, formateurs etc......)

un peu comme ce schéma que je joins.

Ainsi, j'appelle mon client dans la liste, je lui affecte une commande et je remplis la commande

j'ai essayé par des requêtes et des formulaires, mais je ne peux pas y arriver puisque pour l'instant la table client n'est pas reliée en conséquence, pour pouvoir établir ce formulaire.

En fait je m'interroge même sur le fait de garder ou pas cette notion de "commande". En effet : un client pourrait être en relation directement avec sa formation (stage) sans passer par des commandes.
Je n'ai pas à proprement parler de commandes à gérer, car le bon de commande, le commercial me le ramène, après, tout est administratif papier.
J'ai besoin simplement de sélectionner le client ou de le créer, puis de lui affecter sa formation.

qu'en penses tu ?

[jeanmimi]

Le schéma des Relations me semble bien. Teste-le en entrant des données réelles.
Quant au formulaire, les 3 zones que tu as dessinées peuvent être affichées par des sous-formulaires.