La modération vous a écrit:Merci de respecter la syntaxe des balises : https://forum.openoffice.org/fr/forum/v ... 295#p27295
Le balisage doit être correctement orthographié (première lettre en majuscule puis le reste en minuscules), le tout entre crochets.
Bonjour à tous,
Votre mission, si vous l'acceptez...
(Nota : ce message ne s'autodétruira pas et votre ordinateur n'implosera pas !)
sera de m'aider concevoir une base de données destinée à la gestion du temps passé au sein d'une agence d'architecture de 7 personnes.
Les données récoltées depuis 2010, existent sous différents formats (tableur, Ical... et beaucoup de papier) mais aucun ne permet de gérer simplement et efficacement les données.
Le but est permettre un contrôle du temps passé sur chaque phase d'un dossier au regard des honoraires prévus, et de calculer le taux de rentabilité d'un dossier.
La base de donnée permettra d'extraire pour chaque affaire le temps passé par chacun des collaborateurs, sur chaque phase du projet. En fonction du taux horaire de chacun, des honoraires négociés sur chaque affaire la base de données indiquera si trop de temps a été affecté au dossier par rapport à ce qui a été facturé.
A noter - et ce détail est important - il ne s'agit en aucun cas de fliquer les collaborateurs ou de mettre en avant leur rentabilité ou leur efficacité (Je n'ai d'ailleurs pas besoin d'outils pour ça !); le but de cette base de données est de pouvoir analyser les dysfonctionnements ou les erreurs d'évaluation sur la nature et la complexité des affaires traitées... La seule inefficacité qui doit être mise en valeur : c'est la mienne ! Celle d'être incapable d'évaluer la complexité d'un dossier et d'estimer le temps nécessaire pour le traiter.
Actuellement, chaque collaborateur rempli un planning hebdomadaire en indiquant l'affaire et la phase sur laquelle il a travaillé. A terme, l'idéal serait que chacun remplisse un planning (type Ical) et que les données soient importées depuis les fichiers CSV.
Les données à intégrer :
Les collaborateurs :
-Nom
-Prénom
-Taux horaire
Les Affaires (projets) :
Chaque affaire est désignée par un numéro de 4 chiffres, composé de l'année et du numéro de dossier (par exemple 1528 : 28ème dossier de l'année 2015)
La liste des phases de chaque affaire est définie lors de la contractualisation de l'affaire, elle est spécifique à chaque affaire et non évolutive.
pour chaque affaire on aura donc une décomposition du type :
1528 ESQ / 1528 AVP / 1528 DPC / 1528 PRO / etc.
Chaque affaire est attachée à un type de projet : Logement social / Equipement publics / Scolaire /etc.
La base de données permettra de comparer les rentabilités des différents types de projets
Le temps passé :
Chaque plage horaire (par tranche d'une demi heure) doit pouvoir être attachée à un projet et à une phase.
La base de données intégrera des heures non affectables spécifiquement à un dossier (Gestion / Prospect / Divers / etc.)
En effet le taux horaire de chacun varie en fonction du rapport entre le temps passé et le temps facturable
La facturation :
La base intégrera les honoraires relatifs à chaque affaire répartis par phases.
Saisie des données :
Pour chaque entrée de la base (ou tâche) on saisira
Collaborateur : par ses initiales ou par une liste déroulante
Affaire : Par son numéro à 4 chiffres ou tâche non affectée (Divers, Gestion, Prospect, etc.)
Phase : par un code de 3 lettres ou par une liste déroulante (la liste des phases étant spécifique à chaque affaire)
Date : idéalement par un calendrier graphique
Heure de début
Heure de fin
Utilisation des données :
Des requêtes permettront pour chaque affaire d'afficher et de calculer le temps passé par chaque collaborateur
En fonction des honoraires affectés, des taux horaires de chaque collaborateur on pourra connaitre le rapport entre le perçu (honoraires) et le déboursé (temps passé x taux horaire)
Voila le projet dans les grandes lignes...
Même si je comprends le principe des bases de données, je ne me sens pas de taille à me lancer sans aide sur ce type de projet.
J'ai pour l'instant laissé tombé l'idée d'un export de calendrier, celui ci ne permettant pas de faire de vérification sur les phases par rapport à l'affaire.
Au stade actuel, j'imagine d'organiser la base de données autour de 3 ou 4 tables
Table collaborateurs
-Nom
-Prénom
-Initiales
-Taux horaire
Table projet
Là je ne sais pas s'il est possible d'intégrer la liste des phases et des honoraires affectés ou s'il s'agit de créer 2 tables distinctes ?
Table temps
Date / Heure début / Heure fin
à noter qu'une tranche horaire ne peut être affecté qu'à une seule tache...
Je vous propose au fur et à mesure de mettre en ligne l'état d'avancement de mon fichier, afin de bénéficier de vos remarques et assistance...
Merci d'avance pour vos conseils ou exemples de fichiers.
