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[Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 16:31
par SebC
Bonjour à tous,
Je suis directeur d'école et je souhaiterai réaliser un fichier utilisant base qui puisse me permettre de gérer un peu tous les aspects de mon école primaire.
J'utilise déjà certains logiciels dont notamment base élèves, le logiciel en ligne via le web disponible pour chaque directeur d'école sur le territoire national. Cependant ce logiciel est utilisable uniquement par internet et se cantonne surtout à la gestion des effectifs élèves. J'aimerais faire un outil qui puisse s'utiliser en local et puisse servir à tout directeur (qu'on puisse le bidouiller en clair).
J'ai aussi acheté des logiciels payants mais bien souvent ils sont lourds, incomplets, et toujours centrés sur Windows exclusivement, ce qui est pour moi rédhibitoire (je suis utilisateur mac en portable et Windows en fixe).
Je reste donc sur ma faim et donc je me suis dit que je pouvais peut être essayer de faire une base de donnée avec votre aide...

Je souhaite faire cela par petites touches. Je suis patient et je veux apprendre...
Je souhaite donc d'abord créer la table concernant les élèves dans la base.

Voici le modèle que je commence.
Il ne contient que peu de champs pour l'instant. C'est normal, je commence ;)

J'ai plusieurs questions :
1. Comment permettre dans la table Eleve sur le champ SexeEleve la saisie dans un choix entre « Masculin » ou « Féminin » ?
2. Comment mettre un champ qui indique automatiquement la date et l'heure de la dernière modification des infos de la fiche de l'élève ?

Merci d'avance de votre aide

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 16:47
par micmac
Bonjour et bienvenue,

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Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 16:53
par jeanmimi
Bonjour,
SebC a écrit:1. Comment permettre dans la table Eleve sur le champ SexeEleve la saisie dans un choix entre « Masculin » ou « Féminin » ?
Il faut juste saisir M ou F. Dans le formulaire de saisie des élèves, il est possible de créer une Zone de liste qui facilitera cette saisie.
SebC a écrit:2. Comment mettre un champ qui indique automatiquement la date et l'heure de la dernière modification des infos de la fiche de l'élève ?
Si tu veux que la donnée écrase la date de la précédente mises à jour, un champ pour entrer la date du jour sera nécessaire.

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 17:24
par SebC
Merci pour vos réponses,

Je viens de mettre à jour ma signature.
J'ai rajouté quelques champs et fait un formulaire.

il est possible de créer une Zone de liste qui facilitera cette saisie.

Comment peut-on faire cette zone de liste pour le choix dans le formulaire ?

Si tu veux que la donnée écrase la date de la précédente mises à jour, un champ pour entrer la date du jour sera nécessaire.

J'ai crée un champ dans la table renommée tEleve : "DateModifEleve".
Mais comment faire pour que la date se mette automatiquement quand je complète le formulaire ?

Je mets le fichier modifié en attache.

J'ai mis des champs pour :
- l'adresse d'habitation de l'élève
- le code postal du lieu d'habitation de l'élève
- la ville du lieu d'habitation de l'élève

Edit : Zut, je n'avais pas vu la version 2 de direction...

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 17:53
par jeanmimi
SebC a écrit:Comment peut-on faire cette zone de liste pour le choix dans le formulaire ?
C'est expliqué ici : https://wiki.documentfoundation.org/FR/FAQ/Base/103
Mais comment faire pour que la date se mette automatiquement quand je complète le formulaire ?
"Automatique" demande souvent une Macro.
C'est évoqué ici viewtopic.php?f=8&t=14669&p=81448&hilit=%5BBase%5D+ins%C3%A9rer+date+heure+modification#p81776 mais ça date un peu. Donc, il faut tester.

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 18:22
par SebC
J'ai réussi à mettre une zone de liste, ouf...
Pour le sexe, c'est bon.

Maintenant pour la macro. J'arrive pas à comprendre comment l'adapter à mon fichier...
Je vais essayer encore...

A bientôt, jeanmimi

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 19:52
par SebC
Pour la suite, il faudrait intégrer les coordonnées des parents :
père (nom, prénom, adresse, code postal, ville, n° de téléphone fixe, n° de téléphone portable, n° de téléphone du travail) + une coche si pas d'autorité parentale
mère (idem)
autre responsable légal (idem)

Il vaudrait peut-être mieux faire une table à part tResponsable plutôt que d'intégrer tout cela dans la table tEleve ?
Si l'on met une table à part, peut-on faire une saisie dans un formulaire commun avec fEleve ou doit-on faire un formulaire exprès pour saisir les responsables ?

Ne serait-il pas plus simple de faire 2 tables :
tEleve
tResponsable

et faire ces formulaires :
- un formulaire non modifiable de consultation ou de recherche des données conjointes des élèves avec leurs responsables.
- un formulaire d'ajout des données des élèves alimentant tEleve.
- un formulaire d'ajout des données des responsables alimentant tEleve et tResponsable.

SI je ne suis pas clair, dites moi...

Il faudrait que l'on puisse lier l'enfant et ses 2 ou 3 responsables.
Et que l'on puisse choisir un responsable pour obtenir la liste de ces enfants.

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 19:53
par SebC
Le modérateur a écrit: :alerte: Merci de ne pas poster plusieurs messages à la suite.
Si vous devez ajouter un complément d'information, les boutons "EDITER" à la droite du message + "ajout" permettent d'y remédier.



Et aussi

Pour la fiche élève, peut-on intégrer un espace pour mettre une photo jpg de l'élève ?

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 20:14
par HRk2o
Bonjour, bonsoir,

il y a quelque temps, un "forumer "posait les mêmes questions concernant un collège.
Le modèle qu'il a laissé peut répondre à votre demande, au moins en partie.
le fichier s'ouvre sur un formulaire général; Fermez-le et vous aurez l'interface d'origine de la base;
Vous aurez tout le loisir d'étudier les différentes relations entre les tables et autres.

@+
EcoleModelInspiration.odb
Modele Gestion ecole
(238.38 Kio) Téléchargé 842 fois

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 15 Mai 2013 20:56
par jeanmimi
SebC a écrit:Pour la suite, il faudrait intégrer les coordonnées des parents :
père (nom, prénom, adresse, code postal, ville, n° de téléphone fixe, n° de téléphone portable, n° de téléphone du travail) + une coche si pas d'autorité parentale
mère (idem)
autre responsable légal (idem)
Il vaudrait peut-être mieux faire une table à part tResponsable plutôt que d'intégrer tout cela dans la table tEleve ?
Si l'on met une table à part, peut-on faire une saisie dans un formulaire commun avec fEleve ou doit-on faire un formulaire exprès pour saisir les responsables ?

Oui, c'est ce qu'il faut faire, c'est ce qu'on appelle une liaison 1(élève) à plusieurs (responsables). Tu en trouveras les explications dans les tutoriels du forum, dans la partie Base : viewtopic.php?f=29&t=33198.
SebC a écrit:Pour la fiche élève, peut-on intégrer un espace pour mettre une photo jpg de l'élève ?
Oui, c'est possible. Mais comme les images sont souvent lourdes et peuvent fragiliser la base, il est recommandé de les laisser à l'extérieur de la Base et de les afficher dans le formulaire par une Macro : viewtopic.php?f=8&t=22649#p122873

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 16 Mai 2013 14:49
par Piaf
Bonjour

Un élève peut dépendre de plusieurs responsables,
mais un responsable peut avoir la responsabilité de plusieurs élèves.
Je pense que la relation serait plutôt plusieurs à plusieurs.

 Ajout : Un petit exemple avec d'éventuelles solutions à différentes questions posées.
Pas trop de temps ce soir pour les explications, si tu as des questions... 
A+

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 11:38
par Max1977
Bonjour,

Je ne suis pas directeur d'école, juste instit, toutefois avec mon directeur nous essayons de créer un outil similaire pour gérer les élèves de l'école. Pour l'instant, je travaille avec Calc, mais la gestion est lourde...
J'aimerais reprendre cette base de donnée, en y apportant quelques modifications.

Je cherche à y intégrer les différents dispositifs proposés aux élèves : PPRE, PPS, TAP, APC, accompagnement éducatif... etc... Sachant qu'un élève peut bénéficier de plusieurs dispositifs. Le but étant d'avoir à partir d'un dispositif, l'ensemble des élèves qui en bénéficie.

Je pensais rajouter une table avec les différents dispositifs possibles, mais je ne sais pas trop comment l'intégrer à cette base de données. Quels champs ? quelles relations ?

En vous remerciant par avance pour votre aide,

Maxence

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 12:28
par jeanmimi
À partir de l'exemple de Piaf, il faut créer 2 tables : une avec les dispositifs, et une avec les liens entre l'élève et les dispositifs dont il peut profiter (relation 1 à plusieurs).

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 16:32
par Helem
Bonjour,

Je viens de lire ce fil qui m'intéresse, parce qu"un jour il faudra bien que je me mette aux bases de données pour sortir un peu des bricolages sous tableur.

Mais, ... une question importante me vient...
Quid de la légalité d'une telle base de données ?
Étant instit depuis longtemps, directeur depuis peu, j'ai souvent bricolé mes listes d'élèves sous feuilles de calculs pour saisir les résultats, les cotisations coopératives... etc ...
Un classeur peut difficilement prétendre au statut de base de données.
Ce qui est exposé comme projet dans cette discussion ressemble fort à l'établissement d'une base informatique de données pour l'ensemble des élèves d'une école.
Il faut alors une déclaration à la Cnil ?
La mise en place du "système" Base Élèves, qui n'a pas été créé pour faciliter le travail de gestion des écoles, a été l'occasion de nombreuses critiques pour diverses raisons dont celle de l'éthique.
Alors, recréer aujourd'hui localement des bases de données clandestines... me semble un exercice curieux...

Helem

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 16:43
par jeanmimi
Il est difficile de répondre à cette question, mais si une telle base devait contenir des informations telles que celles citées par Max1977, il me semble qu'elle devrait être déclarée à la CNIL.
Et de mon point de vue, une base de données dans un Tableur n'échappe pas non plus à cette règle dès que ses informations confidentielles sont communiquées à des tiers.
Le site de la CNIL donne pas mal d'explications.

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 17:29
par Piaf
Bonsoir
Helem a écrit:un peu des bricolages sous tableur.........Un classeur peut difficilement prétendre au statut de base de données.......Alors, recréer aujourd'hui localement des bases de données clandestines... me semble un exercice curieux.
En quoi l'utilisation de Base est-il plus curieux que le bricolage sous Calc avec les mêmes données ?
Dans les deux cas, il s'agit d'une gestion informatique donc soumis aux règlements de la CNIL.
notamment :
    si vous enregistrez des données sensibles :
  • origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé des personnes
  • Données biométriques
  • Données génétiques
  • Infractions, condamnations, mesures de sûreté
  • N° de sécurité sociale (sauf organismes autorisés)
  • Appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
A+

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 17:51
par Max1977
Re-bonjour ;)

Depuis août 2012, les écoles sont dispensées de déclaration à la cnil pour le traitement informatique de la gestion des élèves.

http://www.cnil.fr/linstitution/actualite/article/article/etablissements-scolaires-la-cnil-dispense-de-declaration-des-traitements-de-gestion-de-la-scolari/

Avant cette disposition, comme le disait jeanmimi, il fallait effectivement faire une déclaration à la CNIL, dès lors que nous utilisions l'informatique (peu importe le logiciel) pour gérer les informations concernant les élèves. (relevé de note, adresses, date de naissance, etc...)

Ce que j'essaie de mettre en place n'a rien de clandestin, comme semble le sous-entendre Helem, et cela s'appelle même un cahier de bord de l'école. Il a pour objectif de regrouper et d'avoir un rapide aperçu des divers dispositifs pédagogiques qui sont mis en places au sein de l'école. C'est un outil de gestion qui se veut adapter à nos besoins et qui n'a pas vocation à être diffusé.

Base élève est évoqué, mais c'est un outil national qui permet juste de suivre un élève d'un établissement à un autre. (en gros). Cette base ne gère en rien le "pédagogique".

Pour ce qui est de Calc, effectivement ce n'est pas fait pour de la base de donnée. C'est bien pour cela que j'aimerai passer sous Base. Calc est très puissant et en utilisant les formules, on peut très bien s'en sortir. Mais les feuilles de calcul sont du coup "figées" et ne permettent pas une évolution simple dans le temps.

J'ai crée deux feuilles de calcul par classe, une pour l'administratif, l'autre pour le pédagogique, et une feuille résumé qui synthétise les informations. J'ai donc 17 feuilles!! Et l'année prochaine, il faudra modifier toutes ces feuilles en fonction des classes, en faisant attention à ce que les formules renvoient aux bonnes cellules, ce qui est très lourd!

Voila pour les précisions....
Merci pour votre réactivité. Je vais tenter de modifier la base en suivant vos conseils...

Cordialement,

Maxence

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 18:41
par Helem
Au temps pour moi, j'étais passé complètement à côté de cette dispense de déclaration... qui relance donc bien la pertinence pour les écoles de pouvoir disposer d'un outil de gestions (administrative et pédagogique).
En creux, cette dispense confirme également la non pertinence de Base élèves pour ces tâches...
Après, se posera la question du maintien à jour de deux bases...

Cordialement,
Helem

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 18:44
par Max1977
Alors, j'ai fait quelques modifs :
J'ai rajouté deux tables : tElevDispo et tDispo. Je pense les avoir reliées comme il se doit...

J'ai modifié le formulaire élève afin d'y intégrer les dispositifs (en faisant un copier coller du sous formulaire des responsables). J'ai modifié les propriétés de ce sous formulaire, mais j'ai du mal m'y prendre. Ou alors il me manque une requête.

Plutôt qu'un long discours fastidieux, je vous joins le fichier :

Direction_v2.Dispo.odb
(38.79 Kio) Téléchargé 284 fois


Merci pour votre aide!

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 19:06
par jeanmimi
J'ai modifié la requête pour le choix du dispositif.
Peux-tu tester ?

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 19:20
par Max1977
Ca fonctionne. Mais que fallait-il modifier ? La requête rEleve ? Ou c'était dans les propriétés du sous-formulaire "dispositif" ?
Merci!

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 28 Oct 2013 20:26
par jeanmimi
Oui, cest ce que j'écrivais plus haut : la requête de la Zone de liste pour choisir le dispositif ne comportait que le champ du libellé du dispositif, il manquait le champ id.

Re: [Base] Gestion d'une école primaire

MessagePublié: 29 Oct 2013 09:45
par Max1977
Ok, j'ai compris mon erreur. Désolé, j'ai juste quelques notions de base de donnée et je ne maîtrise pas du tout Base.
C'est aussi l'intérêt de ce projet, à titre personnel! :D
Encore merci pour votre aide!