[Base] gestion cartes transport et autres données RH

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Netwalk
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[Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Bonsoir,
Voilà mon problème, je commence par le début. Travaillant dans un service de gestion RH militaire, je désire construire une base me permettant de gérer à partir d'une table des personnels (tous grades confondus) les données suivantes (pour l'instant) :
suivi des cartes de transport SNCF (validité et numéros)
suivi des cartes de transport SNCF-familles (validité et numéros) sachant que cette carte a la même validité que la carte SNCF du militaire
suivi des visites médicales annuelles ou occasionnelles

Je m'en tiens là pour l'instant, afin de ne pas trop me compliquer les choses. Cette base devra par contre évoluer dès lors qu'elle sera stable pour ces premières données. Y seront probablement ajoutées par la suite différentes autres gestions si j'arrive à bien maîtriser le sujet. Je précise que je débute sur Base et suis totalement ignorant, j'ai du me documenter sur votre forum et un peu partout sur le net et dans les bouquins.
Cette base sera utilisée sur un réseau mixte windows XP et Linux (ubuntu). Le serveur étant sous linux.
Le principe de remplissage de la base commencera par une saisie globale de tous les personnels avec leurs données respectives puis par une attribution des cartes SNCF et Famille. Le suivi des visites médicales se fait tout au long de l'année en sachant que chaque personnel doit passer une visite obligatoire par an.
Pour les personnels, les règles sont :
Un personnel militaire n'est affecté que dans une seule unité
Dans un couple de personnels mariés ou pacsés, les deux peuvent avoir chacun une carte SNCF ainsi qu'une carte famille. Ils ne sont pas obligatoirement affectés dans la même unité. Leurs enfants seront donc mentionnés deux fois sur chacune de leurs cartes famille. Dans ce cas précis de deux militaires mariés ou pacsés, on risque d'avoir deux redondances au niveau du conjoint ainsi qu'au niveau des enfants ce qui pourra peut-être causer problème au niveau de la saisie. En effet dans ce cas précis, on affecte une carte SNCF et une carte famille à chaque militaire en mentionnant sur chaque carte famille le conjoint et les enfants.
J'ai donc créé les tables suivantes :
T_MILITAIRE pour le militaire
T_CONJOINT pour le conjoint (marie ou pacsé)
T_ENFANT pour les enfants
T_TRANSITION_ENFANT table de correspondance dans le cadre de la relation n à n parents et enfants (je me pose toutefois la question : étant donné le peu de couples de militaires mariés, ne vaut-il pas mieux mettre directement les enfants dans la table des militaires?)
T_GRADE pour le grade de chaque militaire
T_UNITE pour l'affectation de chaque militaire
T_CARTES , une table pour chaque type de cartes
T_VISITES MEDICALES pour les visites médicales annuelles
Concernant les cartes, les deux types de carte sont validées pour un à cinq ans suivant le grade. La carte famille attachée à une carte SNCF à la même validité mais porte un numéro différent. La base doit également répertorier les cartes vierges détenues par le secrétariat et les cartes périmées à reverser ou en cours de reversement.
Pour les visites médicales annuelles, une seule base avec comme clef primaire la même que celle des militaires et les dates. Pour "la visite à faire avant le" j'ai un doute, peut-être vaut-il mieux mettre cette date dans une requête.
Voilà en gros les bases de mon projet. Je vous joins le premier jet de ma base, J'ai établi les tables et leurs relations et je bute sur le premier formulaire, je n'arrive pas à remplir le sous-formulaire avec plusieurs enfants, j'ai un message d'erreur.
J'ai donc besoin de votre aide et vous en remercie par avance.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Dude »

Salut,
T_MILITAIRE pour le militaire
T_CONJOINT pour le conjoint (marie ou pacsé)
T_ENFANT pour les enfants
Pour moi, c'est une seule et même table car :
  • un conjoint peut être aussi militaire
  • un enfant peut devenir militaire
Donc, plutôt un champ (booléen) qui caractérise si la personne est militaire.
Deux champs pour l'identifiant du conjoint et le type de relation.
Une table supplémentaire pour la jointure Parent - Enfant.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Bonjour,
Donc si je comprends bien ta réponse, je mets le conjoint dans la même table que le militaire. Mais si le conjoint est également militaire je vais donc le saisir deux fois dans cette table, une fois en tant que militaire et l'autre fois en tant que conjoint. Le champ booléen ne me servant qu'à définir sa condition de militaire.
Et pour les enfants, je ne comprends pas trop ce que tu me proposes...
Excuses-moi mais je suis un grand débutant sur Base.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Piaf »

Bonjour
J'ai un peu travaillé sur ton projet
Regarde ce que ça donne.
J'ai du mettre des macros pour que ça fonctionne.
Par contre dans ton projet, enregistre le chemin de la photo du militaire. le fait d'incorporer directement les photos dans la base est une source importante de plantage sérieux.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Merci Piaf pour ton travail, j'ai bien regardé ce que tu as fait, je ne comprends pas tout car les macros pour moi c'est encore l'inconnue. Quel est leur rôle dans la base?
Par contre pour les clefs primaires des tables : tcartesfamille - tcartesSNCF - tgrades tpersonnels et tunités est-ce que je peux enlever l'autovaleur car chaque carte (SNCF ou Famille) a un numéro unique qui peut servir de clef. Il en est de même pour les grades à qui nous donnons un code unique immuable ainsi que les unités qui ont leur code unité aussi et qui peuvent servir sans problème de clef primaire. Pour les personnels c'est la même chose, ils ont chacun deux identifiants à vie : le matricule et l'identifiant défense, j'ai besoin des deux dans la base et l'un ou l'autre peut servir de clef primaire avec une préférence pour le matricule qui sert plus souvent. Donc puis-je mettre ces données en clef primaire des tables considérées sans abimer le travail que tu as fais?
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Piaf »

Bonsoir
Aucun problème pour les clefs tant qu'il s'agit d'identifiant unique.
Pour les macros on peut attendre un peu, elles ne sont là que pour vérifier que l'organisation des données permet d'obtenir ce que l'on veut. Pour l'instant ça n'est juste qu'un copier coller d'une autre application.
Cela m'a permis de vérifier qu'en ajoutant la table Familles on n'avait pas à enregistrer les enfants deux fois pour un même couple (par exemple).
Je teste une solution (largement inspirée du Post de Dude) Pour ne pas avoir à saisir le conjoint si les deux membres du couple sont gérés comme militaires dans la base.
A mon avis le mieux est que tu développe ton application à côté de l'exemple joint, tu a des conventions de nommage etc... qui te sont propres, et je pense que c'est le meilleur moyen d'apprendre.
Tiens compte de mon post en ce qui concerne les photos sinon tu vas droit au crash.
Ensuite n'oublie pas que Base est mono utilisateur. Une fois que quelqu'un est connecté à la base personne d'autre n'y a accès.
Si tu a un volume très important de données, une solution pourrait être de créer la base sous un SGBD comme MySQL ou PostgreSQL et d'utiliser Base comme interface.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Merci Piaf pour ta réponse, je vais retravailler sur ton exemple et voir ce que je peux y apprendre.
Pour les photos ce n'est pas trop grave, j'ai environ 200 personnels à entrer dans la base. Je ne peux me servir que de Base car nos postes sont verrouillés et nous ne pouvons utiliser que les logiciels autorisés par l'administration.
Je vais donc regarder tout ça et voir si cela marche. En tout cas merci à vous deux.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Piaf »

Bonjour
J'ai un peu retravaillé la base.
Pour les clefs primaires fais tout de même attention au type de champ utilisé, il faut qu'il puisse accepter les valeurs entrées.
Le principe pour les enfants consiste à donner le même nom de famille au deux membres du couple. De cette façon ils ont un identifiant commun et la relation avec la table enfants se fait sur cet identifiant.
Cette façon de procédé impose la saisie d'un nom de famille pour tous les personnels ayant des enfants.
Pour les conjoints, ajout d'une case à cocher Conjoint militaire. la case est à cocher si le conjoint est militaire et géré par ta base. Le principe est d'aller chercher dans le formulaire, le personnel ayant le même nom de famille et un matricule différent (La polygamie étant interdite, il ne devrait normalement en avoir qu'un :) ).
En résumé un clic sur le bouton conjoint, si la case est cochée affiche l'enregistrement correspondant au même nom de famille dans le formulaire, si elle n'est pas cochée, ouvre le formulaire Conjoint.
Je n'ai pas fais de tests très poussés, teste différentes configurations possibles et si problème préviens moi.
Dis moi si les principes correspondent à tes besoins et te conviennent.
Pour les photos, je t'ai mis un exemple d'utilisation, clique sur le petit bouton avec les petits points
il ouvre une boite de dialogue de sélection de fichier, sélectionne une image, la photo devrait s'afficher.
Le principe est d'enregistrer le chemin des photos dans la base, et pas les photos elles-même, ce qui alourdirait considérablement la base avec un plantage pratiquement assuré. La solution la plus pratique consiste à mettre les photos dans le même dossier ou dans un sous dossier de la base.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Bonjour,
J'ai regardé ton dernier travail et je m'interroge sur plusieurs choses :
Pourquoi les tables Parenté et situation de famille n'ont-elles aucune relation? Elles ne doivent pas servir pour les tables enfants et conjoints?
D'autre part il faut prendre en compte le fait qu'une épouse de militaire, elle-même militaire, conserve pour les besoins de gestion son nom de jeune fille et est donc connue par l'administration sous son nom de jeune fille uniquement. De plus seuls les militaires mariés ou pacsés ont droit à la carte famille.
Pour les enfants, certains nés d'unions précédentes peuvent ne pas avoir le même nom de famille que leur parent militaire.
De plus dans ton dernier fichier, j'ai bien enregistré la base dans mon système en la prenant en compte dans openoffice mais je n'arrive pas à saisir de nouveaux personnels.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Piaf »

Bonsoir
Les tables parenté et situation de famille servent à alimenter les listes déroulantes du formulaire personnel, cela permet d'obliger celui qui saisit les données de toujours les saisir sous la même forme, si ultérieurement tu veux afficher les célibataires de ton unité et que deux orthographes sont rentrées, (célibataire et celibataire par exemple) le résultat sera faux.
Dans ce cas, les tables n'ont pas besoin de liaison dans la fenêtre relations.
Pour le nom de jeune fille des personnels féminins, dans l'exemple, l'épouse de Macheprot s'appelle bien Duguidon.
pour les cartes familles ce sera une condition à remplir pour ouvrir le formulaire carte famille.
Le Nom de famille que tu rentre dans le formulaire Personnel sert de liaison pour les couples et à pouvoir regrouper les enfants d'un même couple plutôt que d'avoir à les saisir deux fois, je l'ai appelé nom de famille mais tu peux lui donner n'importe quel nom et taper Toto ou ce que tu veux au lieu de nom de famille, le tout étant que le même mot existe pour les deux membres du couple.
pour les enfants, dans le formulaire enfants tu peux renseigner le nom de l'enfant dans le champ nom, quelque soit le nom.
Pour l'ajout des entrées vérifie que le formulaire ne soit pas filtré. Dans la barre d'outil en bas du formulaire tu a un bouton supprimer le filtre tri.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Merci pour toutes tes précisions mais est-il obligatoire de saisir le nom de famille avant d'utiliser le formulaire personnel, car lors de la saisie d'un personnel j'ai un message d'erreur lorsque je mets son nom de famille dans la case Nom Famille.
Et chez moi les boutons enfants et conjoint en bas du formulaire personnel ne fonctionnent pas.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Piaf »

Bonjour
Netwalk a écrit :est-il obligatoire de saisir le nom de famille
Non, ce champ n'est à renseigner que pour les couples et pour pouvoir afficher le formulaire enfants.
Pour que les boutons fonctionnent, il faut activer les macros.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Bonjour et merci.
J'ai donc activé les macros (j'avais prévenu je suis un véritable débutant) et cela fonctionne déjà beaucoup mieux. En raison de ces macros que je ne peux reproduire, je travaille sur ton modèle et ajoute quelques changements au niveau de nos conventions de gestion. J'y vais doucement car je ne veux pas détruire ton travail et j'apprends en même temps. Je vais essayer d'ajouter les requêtes qui me seront utiles et je reviens sur le forum poster mes résultats.
A+ et encore merci
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Piaf »

Bonsoir
Quelques changements à la base
Je l'ai renommée donc tu pourra voir les différences avec la précédente.
Pour les principales, le champ matricule est passé en texte et limité à 10 caractères, l'identifiant du conjoint non militaire est le même que le numéro matricule du conjoint militaire (relation un à un). L'ajout des noms de famille est changé, un comboBox pour une clef primaire ça va pour tester mais trop risqué à mon avis une fois les tests effectués. Je t'ai fait le formulaire VSA parce que la gestion de la date VSA + 1 an n'est pas évidente ( encore un grand merci à Pierre-Yves Samyn, il fallait la trouver celle-là).
Pour les formulaires Carte SNCF et Familles, ça ne devrait pas poser de problème, vérifie bien que les numéros de cartes puissent être pris en compte par un champ type Integer pour la clef primaire.
Ne sois pas trop pressé, le plus difficile dans la conception d'une application type base de donnée est de déterminer au plus près les renseignements(données) dont on va avoir besoin et leur organisation dans les tables, mieux c'est fait au départ, plus les traitements sur ces données seront facilités.
 Ajout : Un petit oubli, ajouter ce code dans le module1

Code : Tout sélectionner

sub ActualiserListe(oEv)
	oEv.source.model.refresh
end sub
et l'assigner à l'évènement "A la réception du focus" de la liste Nom Famille dans le formulaire Personnel. 
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Bonsoir
Rassures-toi je ne suis pas trop pressé, on est loin du projet que j'avais conçu au départ (et qui ne fonctionnait pas :( ) et là j'avoue que j'ai encore beaucoup à apprendre. En effet sans les macros et une bonne pratique j'étais bien loin du résultat que tu obtiens maintenant. Je sais que tous les membres du forum sont là pour aider et qu'ils font cela sur leur temps libre, donc je regarde, j'apprends et j'essaie de comprendre...
Bon j'ai regardé la nouvelle mouture et je la teste avec mes données. Je me suis aperçu de deux gros oublis : les dates de validité des cartes (SNCF et Famille) et le numéro NIGEND. En effet les cartes sont attribuées au personnel puis validées pour une durée de un à cinq ans (suivant le type de militaires). Donc cette date de validité me permet de surveiller et gérer les demandes avant que les cartes ne soient plus valides. Il faudrait une requête permettant de voir les cartes dont la validité est dans moins de six mois. A savoir également que la carte famille rattachée à une carte SNCF a la même validité que celle-ci, le militaire a donc deux cartes ayant la même validité. Le circuit se fait ainsi : je surveille les validité des cartes, j'établis les demandes pour les cartes à moins de six mois de leur fin de validité et je rentre les nouvelles cartes dans ma base, une fois revenues de la validation, j'entre les dates de validité dans la base.
Le numéro NIGEND est un autre matricule propre à notre corporation (il s'agit de gendarmes) et j'en ai besoin pour la base et les autres gestions que je pourrais ajouter par la suite. Il s'agit d'un numéro à 6 chiffres et une lettre mais les six chiffres suffiront chaque gendarme a un numéro unique comme le matricule militaire qui sert actuellement de clef primaire.
Je vais ajouter ces données dans les tables concernées et je reposte la base en espérant ne pas faire d'erreurs, il faut bien que j’apprenne. A bientôt.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Piaf »

Bonsoir
A mon avis, la première chose à faire est de savoir quel identifiant unique tu dois adopter dans la table personnel.
Si NIGEND fait l'affaire tu dois l'utiliser à la place du matricule. Base dispose d'un contrôle masqué (dans le sens masque de saisie) qui permet de limiter la saisie de données correspondant au masque, dans ton cas d'imposer la saisie de six chiffres et une lettre. Exemple : NNNNNNA, regarde dans l'aide en ligne "Masque de saisie".
Ensuite il faut pouvoir trouver une référence au "type" de militaire pour la durée de validité de la carte, si l'on peut faire référence à ce type, l'ajout d'une date d'alerte de six mois ou de quatre ans six mois est faisable, Regarde la requête "rVisites".
Pour la gestion des cartes, je pense qu'il te faudra ajouter une table "demande Carte", la table actuelle n'affichant que la ou les cartes déjà détenues par le militaire.
Bon courage
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Bonsoir
Excuse pour mon absence mais j'ai eu des problèmes avec libroffice que j'ai désinstallé et j'ai remis mon vieux openoffice. J'ai du refaire mes dernières saisies dans la base car tout avait planté.
Concernant les identifiants des personnels, en fait les deux nous sont utiles, par contre comme je te le disais le Nigend ne sera utilisé qu'avec ses 6 chiffres, on oublie la lettre qui ne sert pas à grand chose. Ces numéros sont uniques et attribués à un seul militaire, j'ai donc ajouté le Nigend dans le formulaire personnel et dans la table du même nom.
Pour les cartes, peu importe le type de personnel, je gère suivant les dates de validité. Avant la création de cette base, je gérais tout sous openoffice calc, les cartes vierges étaient attribuées à chaque militaire dans les six mois environ avant la date de fin de validité. Une fois les cartes validées, elles sont données au militaire qui nous retourne la ou les cartes périmées. Il faudrait donc un formulaire qui attribut une ou deux cartes (SNCF + Famille si besoin) au gendarme concerné. J'ai donc créé une requête (j'ai eu du mal) et je n'ai trouvé dans le forum que la méthode avec les dates limites. Ce qui me permet de voir les cartes à établir dans la période que je désire. A moins que tu n'ai un autre modèle de requête permettant de vérifier les cartes ayant une validité expirant dans les six mois suivant la date du jour.
Par contre je viens de me rendre compte d'un problème, je voulais saisir une carte SNCF dans la table concernée pour voir si ma requête fonctionnait et j'ai un message d'erreur. De plus, j'ai constaté une erreur dans la table SNCF car celles-ci sont délivrées avec un numéro à 6 chiffres avec une lettre, les cartes famille n'ont quant à elle que 6 chiffres. Peut-on modifier la clef de la table ou alors ajouter un type de carte pour la lettre (il n'y a que 3 lettres D, B ou A).
Voilà, je ne sais pas si je suis clair. Pour nous le suivi des cartes est important de l'attribution de la carte au reversement. Il ne faudrait donc pas que l'attribution d'une nouvelle carte supprime l'ancienne car son numéro et le militaire qui l'avait doivent pouvoir être retrouvés.
Pour info je joins le fichier que je gérais avant. A bientôt
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Piaf »

Bonsoir
Pour les identifiants, que ce soit le Nigend ou les numéros de cartes, passe les en texte.
Le plus simple pour les cartes est de ne faire qu'une seule table en ajoutant un champ, SNCF ou Famille.
J'ai fais un formulaire SNCF pour saisir les cartes, dans le sous formulaire, la colonne Demande affiche la date de validité moins six mois.
J'ai fais un second formulaire f6moisNow, la colonne mois affiche le nombre de mois séparant la date de validité et la date du jour.
regarde les requêtes sur lesquelles sont basées les formulaires.
Pour les demandes de nouvelles cartes, il faudrait faire une table demande de carte., A la réception de la nouvelle carte par le personnel, on complète les champs de l'ancienne carte et on ajoute la nouvelle.
Regarde si ça te conviens.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

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Bonjour,
Merci pour ton travail. Je vais bosser la dessus et je te tiens au courant.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Piaf »

Bonsoir
Ne pouvant pas être là ce soir, je te joins la base un peu remaniée.
Pour les demandes de cartes (le formulaire est fait en fonction du document Calc), je suis partis du principe que tu recevais un certain nombre de cartes vierges(Type ; NumCarte et Reçu), quand l'une ou les cartes d'un personnel arrivent à expiration, tu affecte la carte vierge au personnel(NumMatricule), tu l'envoi à un organisme pour validation(EnvoiGPT), une fois validée, l'organisme te la renvoie(RetourGPT) avec une date de validité(Validité), et tu transmet la carte validée au personnel(Remis). En espérant ne pas m'être planté, pour l'affectation de la carte au personnel on pourra le faire directement par macro.
Bon courage
J'ai du refaire mes dernières saisies dans la base car tout avait planté
Pour éviter que cela ne se reproduise Sauvegarde avec incrémentation automatique à installer et utiliser sans modération.
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Re: [Base] gestion cartes transport et autres données RH

Message par Netwalk »

Merci pour cette extension, elle me semble indispensable.
Pour le circuit des cartes c'est bien ça :
- Je regarde d'abord quelles sont les cartes qui sont à moins de six mois de la fin de validité, je commande assez de cartes vierges, j'établis les cartes au nom de chaque militaire, les fait signer par ceux-ci et retourne ensuite les cartes pour validation. A leur retour, j'adresse les cartes définitives et validées à chaque titulaire et inscrit les données des nouvelles cartes (n° et validité) dans la base. Les anciennes cartes sont récupérées et retournées pour destruction au bureau de validation. Nous devons toujours avoir une traçabilité de chaque carte.

A bientôt.
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