Outils de gestion de commandes sous Calc

[lilou]

Bonjour,
Je reviens à vous aujourd'hui pour un nouvel appel à vos lumières. Vous m'aviez déjà bien aidée à l'ébauche des fichiers joints mais mon apprentissage est long et j'ai à nouveau besoin d'aide.
Pour tout vous expliquer, je suis membre d'un groupement d'achat et je souhaiterais améliorer la gestion des commandes et surtout de la facturation des familles.
Afin d'illustrer mon propos je joins à ce message 2 fichiers : BON DE COM.TEST.ods et GESTION COM.TEST.ods.
Le 1er est le fichier envoyé à toutes les familles pour qu'elles passent leurs commandes. Elles n'ont qu'à entrer la référence et la quantité souhaitée. Une fois récupéré, je fais un copier coller du fichier dans le classeur GESTION DE COM.TEST - feuille COMMANDES FAMILLES. Je recopie ainsi une à la suite des autres toutes les commandes et devant chaque référence je rentre le nom de la famille qui l'a commandée. Déjà là il y a sûrement moyen de faire plus efficace : un formulaire ? Je ne sais pas trop comment le mettre en place, si vous avez des idées je suis preneuse.
Ensuite, je sélectionne ma plage de cellules B14-I34 et je la recopie dans la feuille Commande Globale. Je tri les données par référence et lorsque « visuellement » je trouve 2 (ou plus) références similaires j'additionne les quantités et je supprime les lignes superflues. A nouveau je suis bien certaine qu'on doit faire bien plus efficace.
Enfin et surtout, j'aimerais automatiser ma feuille FACTURES pour faire en sorte que lorsque je rentre le nom de la famille facturée en A3 par exemple toute sa commande mise à jour (car il y a parfois des variations de prix, des ruptures de stock) apparaisse et soit calculée. Et qu'ainsi, je puisse avoir accès aux factures des différentes familles dans un seul et même fichier et si possible dans une seule feuille (pour éviter d'avoir 30 feuilles de factures nominatives).
Enfin toujours sur cette même feuille, je voudrais qu'en haut de chaque facture apparaisse le montant global facturé c'est à dire la somme des factures de toutes les familles.
Voilà, je ne sais pas si j'ai été assez claire. Je mets ce message dans les projets collectifs afin que qui le voudra puisse le modifier et l'utiliser s'il le souhaite.
D'avance merci pour votre aide et juste un dernier petit service, je suis loin d'être une pro d'informatique alors merci d'employer des termes parlants même pour le plus novice des amateurs. Merci-merci.
Lilou

[MrPropre]

Bonjour,

Nous sommes sur un forum consacré à OpenOffice.org. Dans la mesure du possible, joignez plutôt un fichier dans ce format.

Merci de refaire l'opération.

[lilou]

Désolée MrPropre,
Grossière erreur d'inattention, j'étais persuadée que l'extension par défaut serait la bonne voici donc ci-joint les fichiers rectifiés.
Encore une fois désolée.
Lilou

BON DE COM.TEST.ods

GESTION COM.TEST.ods

[Loopingss]

Bonsoir Lilou.
Pourquoi ne vous inspirez vous pas de Gestion commerciale dont vous avez participé à la discussion. http://user.services.openoffice.org/fr/ ... ale#p81027.
Votre problème est semblable.
Pour ce qui est de BON DE COM TEST, je vous suggère,

j'aimerais automatiser ma feuille FACTURES

- d'ajouter en en tête les cellules nécessaires à la saisie des coordonnées de la famille. Si toutes les familles se connaissent, vous pouvez créer une feuille annuaire dans laquelle une cellule déroulante piochera les données. Vous pourrez récupérer ces champs dans Gestion com Test automatiquement, sans avoir à saisir les données.
- dans la feuille "Bon de Commande" vous pouvez faire saisir un libellé / marque etc ... d'un coup de click puis saisie de la quantité commandée, soit au clavier, soit à la souris -> calcul auto de la "valeur" de la ligne et du total.

Je trie les données par référence et lorsque « visuellement » je trouve 2 (ou plus) références similaires j'additionne les quantités et je supprime les lignes superflues. A nouveau je suis bien certaine qu'on doit faire bien plus efficace

Ce problème là pourrait être réglé avec le pilote de données. Mais je crains qu'il est nécessaire de réindiquer les références de la plage de données à chaque fois.

Quant à la seconde partie de votre message, c'est possible, mais il faudra du code afin de répartir les données. C'est théoriquement possible mais cela va être compliqué à gérer. En fait, ici, ce que vous demandez c'est une base de données sous base avec ses tables et des requêtes.

Je me demande s'il n'y a pas plus simple. En tant que centrale d'achat vous centralisez les commandes et faite commande aux fournisseurs que de temps en temps.
Votre procédure pourrait être celle ci pour une commande par mois :
- Collecte de tous les fichiers générés par vos adhérents
- copie de chaque commande individuelle dans un fichier global COMMANDE MARS, par exemple (macro)
- création d'une fiche de commande globale mensuelle (macro) compilant toutes les autres feuilles.
- création d'une feuille BON DE COMMANDE pour le fournisseur (pilote de données).
- Edition du bon de commande.
-Edition d'une facture individuelle par famille par simple actualisation des prix payés / pris commandés puisque telle est votre demande. Les feuilles : commande et facture peuvent même être distinguées en faisant une macro très simple pour changer le contenu d'une seule cellule, les autres étant en indirect().
- Cloture du mois en trois points :
1/ recopie des fiches de commande individuelles dans des fichiers archives des commandes passées, chaque faille ayant son fichier (macro)
2/ mise à jour d'une feuille de synthèse des commandes de l'association faites par chaque famille. Dans celle feuille chaque ligne recence le nom de la famille et la somme commandée.
3/ suppression des fiches individuelles.
Le fichier est alors de nouveau prêt pour le mois suivant.
Un peu long à écrire, mais en fin de compte possible sur un tableau. Mais cette méthode ne vous convient peut être pas.
J'espère avoir été clair. Excusez moi d'avoir été bavard.
COOordialement.

[lilou]

Bonjour et tout d'abord merci pour votre réponse.

Un peu long à écrire, mais en fin de compte possible sur un tableau. Mais cette méthode ne vous convient peut être pas.
J'espère avoir été clair. Excusez moi d'avoir été bavard.

Ne vous excusez pas je préfère au contraire qu'on m'explique de cette manière plutôt que l'on me dise les choses de façon trop synthétique et technique et qu'il n'en reste rien.
De là à vous assurer que j'ai tout compris je m'avancerais un peu. Il faut que je digère tout cela et que j'essaie de le mettre en pratique. Je suis vraiment novice en matière de formules et encore plus de macros mais je m'accroche et j'espère arriver à mettre en place tout cela.
C'est pourquoi je suis toujours ouverte à toutes explications ou suggestions complémentaires quant à ces deux fichiers.
Merci encore.
Cordialement.
Lilou