[Calc] [Résolu] Gestion de dossiers et d'activités

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GDEHON
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[Calc] [Résolu] Gestion de dossiers et d'activités

Message par GDEHON »

Bonjour,
Dans mon service nous avons un registre sur lequel nous inscrivons les dossiers qui nous sont attribués mois par mois. Chaque fin de mois, nous devons rendons compte de notre activité dont entre autre celle concernant ces dossiers.
Mon voeux serait de créer un document OOo comprenant la gestion des dossiers (mois par mois) et le calcul automatique de l'activité mensuelle. Je voudrais donc qu'un mois corresponde à un onglet et éventuellement que l'activité soit regroupé sur un autre onglet (à moins que vous voyez plus pratique !)

Le registre comprend les colonnes suivantes :
- N° : il s'agit tout simplement d'un numéro d'ordre c-a-d que le 1er est 1, le second 2 etc... ce qui permet de connaître le nombre de dossiers entrants par mois, cela n'aura plus lieu d'être puisque calculé dans l'activité..
- ENTREE (date)
- PV : n° dossier interne, exemple 2008/322
- RO : n° dossier externe, exemple A2008/322
cette distinction PV / RO facilite la recherche sur papier mais pas utile sur OOo dû fait de la fonction recherche (ctrl + F) elle sera donc regroupé dans N°
- P/A : type de procédure (judiciaire ou administratif) je modifierais en J/A pour plus de logique
- PERSONNE CONCERNEE
- MOTIF
- MIS EN CAUSE : X ou dénommé (inscription du nom prénom)
- FONCTIONNAIRE (personne en charge du dossier)
- SORTIE (date)
- DESTINATAIRE

La document aurait donc pour chaque mois les colonnes :
- ENTREE
- N°
- P/J
- PERSONNE CONCERNEE
- MOTIF
- MIS EN CAUSE
- FONCTIONNAIRE
- DATE SORTIE
- DESTINATAIRE
- AVIS VICTIME (nombre - ajout car utile pour l'activité)
Concernant l'(onglet) activité, il me faut pour chaque mois :
- nombre de dossiers judiciaire entrants
- nombre de dossiers administratifs entrants
- nombre de dossier judiciaire traités
- nombre de dossier judiciaire restants
- nombre d'avis à victime
- nombre de dossier administratif traités
- nombre de dossier administratif restants

J'ai peu de connaissance en formules de calcul j'aurais donc besoin d'aide
En effet je ne sais pas comment calculer sur feuilles, ni calculer nombre de J/A entrant par mois et encore moins lorsqu'ils sont sortants (vu que cela concerne plusieurs feuilles par rapport à la date de sortie...)
Est ce possible de mettre la police de caractère en bleu en cas de dossier non sorti et en noir pour les dossiers sortis ?
Est il possible année par année de mettre en relation chaque document afin de n'avoir qu'une année par doc?

Nous disposons de quatre bureaux avec des pc en réseau, je voudrais avoir la possibilité de modifier sur mon poste en tant que chef de service et sur celui du fonctionnaire affecté à l'enregistrement et une simple consultation sur les autres postes...
http://user.services.openoffice.org/fr/ ... 26&t=13367

J'ai mis en pièce jointe la dernière version.

Au cas où j'omis de modifier le fichier sur le site la dernière version est toujours dispo ici
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Re: Gestion de dossiers

Message par DLE »

Bonjour,

Voici un premier jet du classeur, lire les commentaires dans le feuille "activité".
Est il possible année par année de mettre en relation chaque document afin de n'avoir qu'une année par doc?
Je ne comprends pas bien ce paragraphe.

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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Bonjour

Un autre exemple de calcul dans la feuille Activité.

Et le formatage conditionnel des cellules avec des caractères de couleur bleue pour les dossiers non sortis.
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Merci à vous deux je vais regarder de suite...

Concernant :
Est il possible année par année de mettre en relation chaque document afin de n'avoir qu'une année par doc?
Je pense utiliser un tableau vierge pour chaque année, j'aimerais cependant que l'activité de l'année n-1 soit prise en compte dans l'activité n
En effet chaque début d'année les dossiers restants sont traité...

Je veux dire par là que j'aimerais avoir un tableau distinct pour 2009 et 2010 (sachant que je le commencerais en 2009 si possible)
et que les dossiers sortis en 2009 apparaissent dans l'activité de 2010
et plus concrètement qu'un dossier entrée en septembre et sortie en février apparaissent dans l'activité de 2009
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Michel JANZEF
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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Je pense utiliser un tableau vierge pour chaque année, j'aimerais cependant que l'activité de l'année n-1 soit prise en compte dans l'activité n
En effet chaque début d'année les dossiers restants sont traité...
Peut-être en ajoutant une colonne dans votre feuille Activité
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Merci de votre aide...



J'ai visionné vos formules de calcul :
- Concernant les dossiers entrants, l'une ou l'autre méthode fonctionne
- Concernant les procédures traitées et avis avis victime (fonction BDNB proposé par DLE), il y a un soucis. En effet si je sors un dossier de février en octobre, il faut qu'il apparait comme traité en octobre et non en février..

Pour ce qui est du formatage conditionnel j'ai compris le principe utilisé, merci cela est bien pratique
Cependant, j'ai essayé de modifier ce formatage conditionnel, afin de mettre en bleu les dossiers J non sorti et en rouge les dossier A non sorti mais en vain, est ce possible ?

Concernant une mise en relation d'année en année deux "gestion de dossiers, la méthode de Michel JANZEF est effecace pour les dossiers sortants mais si je sors un dossier de décembre n-1 en janvier n par exemple est ce que cela va apparaitre dans le tableau de l'activité de l'année n sur la ligne des procédures traitées (judiciaire ou administratif) ?
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

je remets ma doc que j'ai renommé dOOossiers

je me suis basé sur celle postée par DLE
Jai fait quelques modif (taille de la colonne avis victime pour rester sur une feuille et la colonne janv dans activité, la couleur de fond des cellules, tableau de 250 lignes...)
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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Bonjour
Pour ce qui est du formatage conditionnel j'ai compris le principe utilisé, merci cela est bien pratique
Cependant, j'ai essayé de modifier ce formatage conditionnel, afin de mettre en bleu les dossiers J non sorti et en rouge les dossier A non sorti mais en vain, est ce possible ?
Il faut créer un nouveau style de cellule et modifier la formule dans le formatage conditionnel.
Voir exemple
Concernant une mise en relation d'année en année deux "gestion de dossiers, la méthode de Michel JANZEF est effecace pour les dossiers sortants mais si je sors un dossier de décembre n-1 en janvier n par exemple est ce que cela va apparaitre dans le tableau de l'activité de l'année n sur la ligne des procédures traitées (judiciaire ou administratif) ?
Le dossier sera déduit du nombre de dossiers restants, mais ne sera pas comptabilisé comme traité au mois de janvier. Il faudrait revoir le système de calcul.


Je me posais la question de savoir s'il était nécessaire d'avoir une feuille par mois. Ne pourriez-vous pas tout mettre sur une seule feuille ? Ceci ne changerait en rien vos statistiques annuelles.
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Re: Gestion de dossiers

Message par DLE »

Bonjour,

Concernant les procédures traitées et avis avis victime (fonction BDNB proposé par DLE), il y a un soucis. En effet si je sors un dossier de février en octobre, il faut qu'il apparait comme traité en octobre et non en février..
Cela me parait impossible à faire en dehors d'une macro, car il faut tester dans l'onglet du mois précédent, s'il y a un dossier de sorti pour le mois en cours. Je pense qu'une imbrication de fonction "SI" est très complexe à mettre au point et devient vite incompréhensible. De plus s'il faut tenir compte de l'année précédente, ça devient une usine à gaz.

Je pense que la solution de Michel de regrouper tous les mois sur une seule feuille simplifierai les calculs et les recherches. Avec une seule feuille l'utilisation de filtres peut s'avérer utile. De plus on pourrait avoir dans un même dossier l'année en cours et les dossiers l'année précédente non sortis.

Qu'en pensez-vous?
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Je vous remerci de votre aide malgré l'impossibilité de ma demande

Une feuille par an, c'est effectivement faisable
après il est vrai qu'il faut maitriser openoffice ce qui n'est pas mon cas...
on pourrait mettre une année par onglet avec pourquoi pas en entête de chaque feuille donc chaque année les stats mois par mois...
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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Bonsoir

Je ne sais pas combien d'enregistrements vous pouvez avoir chaque année, mais une feuille de calcul contient jusqu'à 65536 lignes. Il n'est peut-être pas nécessaire d'avoir plusieurs feuilles.
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Merci pour on aide


Pour commencer les lignes "total annuel" surchargent le tableau surtout que cela ne m'es pas utile
au mieux cela peut être un plus mais il serait mieux de les placer dans la colonne suivant déc.
(sur N4 et N11)

J'ai modifié la largeur des colonnes pour caller au mieux de mes attentes...


Le seul soucis est que le calcul de l'activité ne convient pas réellement
Pour exemple (doc modifiée jointe), en 2009 il ne prend pasen compte les dossiers de 2008 non sortis !
De plus, un dossier restant en fév n'apparait pas comme restant en mars et les mois suivants
ce qui arrive même a avoir -1 dossier en mai ...
Je pense qu'il est pas très difficile de regler le probleme pour un dossier entrant et sortant la meme année mais pour un dossier chevauchant deux années c'est plus difficile

Il faudrait une colonne avant janvier dans laquelle serait comptabilisée les dossier restants des années précédentes, mais est ce possible ?
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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Bonjour
Pour commencer les lignes "total annuel" surchargent le tableau surtout que cela ne m'es pas utile
Supprimées
J'ai modifié la largeur des colonnes pour caller au mieux de mes attentes...
Vous pouvez quand même élargir les colonnes tout en ne conservant qu'une page en largeur à l'impression
Le seul soucis est que le calcul de l'activité ne convient pas réellement
Pour exemple (doc modifiée jointe), en 2009 il ne prend pasen compte les dossiers de 2008 non sortis !
De plus, un dossier restant en fév n'apparait pas comme restant en mars et les mois suivants
ce qui arrive même a avoir -1 dossier en mai ...
Je pense avoir corrigé
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Aucun calcul ne s'inscrit dans l'activité il y a des ####### et #NOM?
Vous pouvez quand même élargir les colonnes tout en ne conservant qu'une page en largeur à l'impression
Je ne comprends pas le sens, pouvez vous m'éclairer ?
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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Aucun calcul ne s'inscrit dans l'activité il y a des ####### et #NOM?
Bizarre car ça fonctionne chez moi !
Les ### indiquent que la largeur de colonne n'est pas suffisante.
Je ne comprends pas le sens, pouvez vous m'éclairer ?
Je pense que vous aviez réduit la largeur des colonnes pour que votre tableau tiennent sur une seule page en largeur lors de l'impression.
Il est possible via les options de formatage de la page de demander à ce que le document ne fasse qu'une page en largeur.
De même qu'on peut le faire en passant par le menu Affichage puis Aperçu des sauts de page
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Effectivement lorsque j'agrandis les colonnes avec les ##### j'obtiens des #NOM?

As tu téléchargé ton "dOOossiers-2.ods" pour vérifier ?
Je ne comprends ce qui cloche !

J'ai réussi a mettre l'aperçu des sauts de page
mais peux tu être plus explicite sur la façon de faire pour demander à ce que le document ne fasse qu'une page en largeur via les options de formatage de la page ?
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Je crois avoir compris le problème, je ne suis pas chez moi et la version installé d'Openoffice est la 2...
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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Effectivement lorsque j'agrandis les colonnes avec les ##### j'obtiens des #NOM?
As tu téléchargé ton "dOOossiers-2.ods" pour vérifier ?
Je l'ai téléchargé et ça fonctionne.
Je viens d'essayer sur le PC de mon fils et ça marche aussi.
J'ai réussi a mettre l'aperçu des sauts de page
Il est aussi possible dans ce mode de modifier la largeur de la page en déplaçant le trait bleu délimitant la page. Idem pour la hauteur
Je crois avoir compris le problème, je ne suis pas chez moi et la version installé d'Openoffice est la 2...
Je viens de faire un essai sur la version 2.0 et effectivement ça ne marche pas.
Il faudra procéder autrement. Soit changer la version (si possible), soit formuler les formules différemment dans le fichier s'il n'est pas possible de changer de version.
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Effectivement ça venait de la v2...

chez moi c'est openoffice 3 et sur mon bureau aussi
le soucis c'est que je ne sois pas sûr que le collègue chargé de l'enregistrement ai cette version mais je pense que l'informaticien ne verra pas d'inconvénient à passer en v3

Après quelques testes cela à l'aire de fonctionner à merveille !




Dernière petite demande, est ce qu'il serait possible de savoir par fonctionnaire le nombre de dossier sorti mois par mois et pourquoi pas en distinguant les A des J...
Peut être qu'il faudrait au départ une base dans un tableau disant que tel fonctionnaire est a, le suivant b, etc...
donc un tableau comprenant par exemple 10 personnes ( de a à j)
afin que cela puisse servir pour n'importe quel service car je proposerais aux chefs des services similaires au mien
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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Comme ça ?
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

EXCELLENT !!! :super:


je ne vois rien à redire sur le fonctionnement ... :bravo:


Peux tu ajouter une ligne pour le nombre total de dossiers sortis (A+J) par fonctionnaire

je vais inverser les couleurs de fond A/J dans les tableaux de l'ACTIVITE pour que ça corresponde à la couleur de la police dans le REGISTRE

Je peux retirer :
Sélectionner l'année « statistique » à partir de la liste déroulante contenue dans la cellule A1
et remonter le deuxième tableau pour avoir tout à l'écran ?
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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Peux tu ajouter une ligne pour le nombre total de dossiers sortis (A+J) par fonctionnaire
C'est fait
je vais inverser les couleurs de fond A/J dans les tableaux de l'ACTIVITE pour que ça corresponde à la couleur de la police dans le REGISTRE
C'est fait aussi
Je peux retirer :
Sélectionner l'année « statistique » à partir de la liste déroulante contenue dans la cellule A1
et remonter le deuxième tableau pour avoir tout à l'écran ?
C'est encore fait
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Que dire !!! :super: :super: :super:


petite amélioration :
Juste peut être une petite amélioration : ne mettre l'année que sur un seul tableau et non sur les deux (cellules A1 et A14)
a moins que cela n'engendre trop de modifications...


question sur l'utilisation :
si j'ajoute dans le registre des colonnes tel que mois année pour imprimé mois par mois cela ne faussera pas tout le travail ?
Je pourrais utiliser dans ce cas le filtre donc pour cette exemple ça ne se pose pas mais puis ajouter des colonnes (même si elle sont hors impression)

je le montrerais lundi à mes collègues vois ce qu'ils en pensent
en tout cas moi je suis conquis :bravo:
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Re: Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Bonjour
Juste peut être une petite amélioration : ne mettre l'année que sur un seul tableau et non sur les deux (cellules A1 et A14)
a moins que cela n'engendre trop de modifications...
C'est fait
si j'ajoute dans le registre des colonnes tel que mois année pour imprimé mois par mois cela ne faussera pas tout le travail ?
Je pourrais utiliser dans ce cas le filtre donc pour cette exemple ça ne se pose pas mais puis ajouter des colonnes (même si elle sont hors impression)
Il est effectivement possible de rajouter des colonnes, mais je ne vois pas trop l'intérêt, si ce n'est alourdir le fichier.
Le filtre Standard suffit à mon avis.
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Re: Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Tout est ok pour moi...

Un Grand Merci à vous et surtout à Michel JANZEF
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Re: [Résolu] Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Salut Michel,

Je me permet de te demander si il est possible de rajouté quelquechose...

Je voudrais connaitre le nombre de dossiers restants (sans distinction (A/J) par fonctionnaire
est il possible de rajouter une ligne "restant" par fonctionnaire ?

je remets la doc dOOossiers que j'ai entretemps modifiée pour un meilleur rendu lors de l'impression (noir et blanc)

est-il possible de mettre un mot de passe pour l'ouverture ?
et si possible une ouverture en lecture seule sans le mot de passe ?
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Re: [Résolu] Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Bonsoir
Je voudrais connaitre le nombre de dossiers restants (sans distinction (A/J) par fonctionnaire
est il possible de rajouter une ligne "restant" par fonctionnaire ?
C'est fait
est-il possible de mettre un mot de passe pour l'ouverture ?
J'ai mis le mot essai
Comment le changer :
Via le menu Fichier - Enregistrer sous.. et cocher la case Enregistrer avec mot de passe
et si possible une ouverture en lecture seule sans le mot de passe ?
J'ai mis le même mot de passe qu'à l'ouverture, mais je n'ai protégé que la feuille Activité 'sauf la cellule A1 pour pouvoir sélectionner l'année).
Comment : menu Outils - Protéger le document - Feuille
Si on met également une protection sur la feuille Registre, il faudra la déprotéger chaque fois que vous voudrez saisir un enregistrement.
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Re: [Résolu] Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

ok super

donc le mieux est de mettre un mot de passe à l'ouverture que seuls les collègues du service connaitront
puis de proteger le document par un autre mot de passe pour que seules les personnes habilitées puisse la modifier


merci

N.B : tu as oublié de la mettre en pièce jointe
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Re: [Résolu] Gestion de dossiers

Message par Michel JANZEF »

Bonjour
tu as oublié de la mettre en pièce jointe
Oh! Pardon !
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Re: [Résolu] Gestion de dossiers

Message par GDEHON »

Salut,

J'ai tenté de copier une liste de dossier restant de 2008 dans DOOossiers mais la couleur des caractères ne fonctionne pas et je n'ai plus les traites du tableau, y a t il possibilité de copier sans générer ce soucis



de plus je me suis apperçu d'une erreur dans les dossiers restants par fonctionnaire
Il ne prend pas en compte les dossiers des années antérieures (ex FONCT_1 a un dossier non sorti en 2008 qui n'apparait pas dans l'activité (feuille activitée)

Edit : Peut on avoir la possibilité de modifier les noms des fonctionnaires dans la feuille activité une fois qu'elle soit protégé (comme la cellule A1) ?

Edit 2 : J'ai vu un autre soucis pour l'activité :
la colonne année précédente ne prend en compte que l'année précédente alors que je voudrais qu'elle prenne en compte toutes les années précédentes...
En fait je voudrais qu'elle prenne en compte les dossiers des années précédentes (n-1, n-2, etc...) et non que l'année précédente (n-1)
je n'espère pas trainer les dossiers plus d'un an mais on ne sait jamais, cela peut être une source d'erreur de stat !
Cela n'a pour but de connaitre uniquement le nombre de dossiers des années précédentes non sortis (et donc restants)
On peut donc se passer des dossiers entrants et traités car cela n'a pas d'interêt, on les remplacera par exemple par : /
Pour dire vrai seul compte le nombre de dossiers restants (total, A et J) on peut donc annuler les calculs pour les entrants et traités
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