[Guía]Introducción rápida a los documentos maestros

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[Guía]Introducción rápida a los documentos maestros

Notapor RGB-es » Jue Abr 23, 2009 1:54 pm

 Editado: Los temas tratados en este artículo son desarrollados en mayor detalle en mi libro: Domando al escritor, Writer para escritores 


Cuando se construye un documento extenso, especialmente si contiene gran número de figuras/tablas/objetos… no es conveniente confiarlo todo a un único archivo: por una parte, tener varios archivos pequeños mejora el rendimiento del programa mientras que por otro lado minimiza el riesgo de pérdida de información cuando algo «sale mal» (cuelgues del sistema, interrupción de corriente… cosas que pueden llevar a la corrupción del archivo en el que se está trabajando).
Los documentos maestros son una potente herramienta que permite trabajar en un único proyecto dividiéndolo en varios archivos, manteniendo al mismo tiempo la coherencia entre sus partes.
Existe más de una forma de trabajar con documentos maestros: En esta guía introductoria presentaré la que es (en mi opinión) «menos traumática».

Partiendo de la misma base


Primero que nada, definamos una plantilla con todos los estilos de párrafo/carácter/página/etcétera necesarios para nuestro documento. Para más información sobre cómo realizar esto, mire las guías:
guía de estilos y plantillas
numerando páginas / estilos de página
Para evitar conflictos y posibles problemas, construiremos nuestro documento maestro y los subdocumentos desde la misma plantilla.
Debemos ahora crear un documento nuevo a partir de nuestra plantilla. Sin escribir nada en este nuevo documento, nos dirigimos a Archivo → Enviar → Crear documento maestro: se abrirá un cuadro de diálogo preguntando dónde guardar el documento maestro. Una vez guardado el documento odm, podemos cerrar el documento vacío desde el cual lo hemos originado sin salvarlo: no será necesario.
El siguiente paso es crear, a partir de la misma plantilla, uno o varios documentos con el contenido del proyecto. Es posible por ejemplo crear un archivo por cada capítulo o por cada sección…

NOTA: los sub-documentos no pueden editarse desde el documento maestro, deben editarse independientemente como documentos normales. El documento maestro es un «contenedor» que sirve para organizar e imprimir el documento como un todo.

Abramos el documento maestro. Si no está abierto, iniciemos el navegador (F5): se presentará algo como lo siguiente:

Navegador1.png
Navegador
Navegador1.png (7.05 KiB) Visto 15946 veces

El cuarto botón es un menú para insertar cosas: clickando sobre él sin soltar el botón del ratón nos encontraremos con tres opciones, a saber
  • Índice
  • Archivo
  • Nuevo documento
La primer opción es clara (inserta un índice de contenido para el documento que mostrará el contenido de todo el documento).
No recomiendo el uso de la tercer opción, sobre todo a usuarios nuevos de esta característica, ya que puede resultar confusa.
La segunda opción nos permite insertar los sub-documentos que hemos creado independientemente. Se debe tener presente que los subdocumentos son insertados arriba de la entrada seleccionada en la lista, por lo que siempre habrá que reordenar los subdocumentos utilizando los dos botones de la derecha del navegador.
Luego de insertar un par de subdocumentos, en el menú «insertar» del navegador aparece una nueva opción llamada «Texto». Esta opción nos permite insertar texto entre dos sub-documentos el cual estará contenido en el documento maestro. Estas entradas de texto pueden utilizarse, por ejemplo, para separar grupos de capítulos, para insertar la página del copyright…

NOTA: Con un doble click en el nombre del documento mostrado en el navegador, este documento se abrirá para poder editarlo.

Referencias cruzadas

Supongamos que queremos hacer referencia a una sección en un subdocumento desde otro subdocumento. En el documento que queremos «llamar» seleccionemos el texto al cual queremos hacer referencia, vayamos a Insertar → Campos → Otros, pestaña Referencias cruzadas, seleccionemos Establecer referencia y demos un Nombre antes de clickar en Insertar. Ahora debemos ir al documento desde el cual queremos llamar la referencia. Vayamos nuevamente a Insertar → Campos → Otros, pestaña Referencias cruzadas pero esta vez seleccionemos Insertar referencia: en el campo «Nombre» escribamos el nombre que hemos establecido en el otro documento y despreocupémonos del mensaje de error que aparece al clickar Insertar (Error: no se encuentra la fuente de referencia) ya que en el documento maestro todo se verá correctamente.

NOTA: aquello a lo que queremos hacer referencia puede ser no solo el texto del título del capítulo, también puede ser una variable como el número de una figura, o un texto cualquiera como un párrafo particular o una nota al pie de página.

NOTA: es conveniente crear un documento (por ejemplo, en Calc) con la lista de todas las referencias que hemos definido, de esta forma resultará más simple nuestro trabajo.

Para actualizar el documento maestro, podemos utilizar el tercer botón del navegador, también este un menú (Actualizar), seleccionando la opción «Todo» y aceptando la opción de actualizar todos los vínculos.

NOTA: cada vez que se abra el documento maestro aparecerá la pregunta de si queremos actualizar todos los vínculos: debemos decir que sí, de lo contrario no se mostrará el contenido del documento.

Posibles problemas

Ya hemos mencionado que si bien en los sub-documentos los campos de referencias cruzadas dan error, en el documento maestro se mostrarán correctamente. Esto inevitablemente hará que la distribución de texto sea diferente en ambos por lo que no debemos confiar en la distribución que vemos en el subdocumento: al pasar al documento maestro podría resultar diferente.
Otros campos también influirán en la distribución del contenido del documento: si por ejemplo utilizamos la misma variable para numerar figuras en todos los subdocumentos, y a menos que nosotros digamos lo contrario, la numeración en el maestro será correlativa. Por ejemplo, la primer figura (figura 1) del subdocumento 25 podría ser la figura 114 del documento completo… y ciertamente 114 tomará más espacio que 1, afectando la distribución del contenido…
He notado también algunos problemas cuando los subdocumentos tienen imágenes grandes, que ocupan más de la mitad de la página, por ejemplo: en el documento maestro pueden aparecer páginas en blanco antes de las imágenes que no deberían estar allí. Normalmente, esto se soluciona actualizando el documento maestro un par de veces seguidas, o incluso salvando, cerrando y volviendo a abrir.
No pregunten…
Debe tenerse presente que la definición de los estilos en el documento maestro tiene precedencia sobre la de los sub-documentos: si cambiamos un estilo en el sub-documento, este cambio no se verá en el estilo del mismo nombre en el documento maestro.
Por otra parte, si creamos un nuevo estilo en un sub-documento este será importado en el maestro… pero no estará disponible en los otros subdocumentos.
Es por esto conveniente ante la necesidad de cambiar un estilo, editar directamente la plantilla correspondiente y aceptar los cambios cuando reabrimos los documentos basados en ella.

¡ADVERTENCIA!
No anclar imágenes u objetos «a la página» en los sub-documentos: dado que el documento maestro «se impone» sobre los subdocumentos podrían presentarse problemas (la que es una clara página 3 en el subdocumento podría ser página 50 en el documento maestro...), como por ejemplo que la imagen no aparezca al combinar el documento. Es mejor anclar los objetos «al párrafo», «al carácter» o «como carácter».

¡IMPORTANTE!
Existen problemas con las referencias cruzadas a figuras / ecuaciones / tablas dentro del mismo sub-documento que utilicen una «secuencia» (Insertar -> Campos -> Otros -> pestaña Predeterminaciones) cuando estas secuencias utilizan la opción de mostrar el número de capítulo (la opción «Nivel» mayor o igual que 1): la numeración que se muestra en el documento maestro es equivocada. Esto sucede solo cuando la referencia cruzada se realiza llamando a la entrada que se crea en forma «automática» en Insertar -> Campos -> Otros -> pestaña Referencias cruzadas -> entrada del nombre de la variable (por ejemplo «Figura» o «texto» en el caso de las ecuaciones que se han numerado con el autotexto núm+F3). Si en lugar de utilizar esas entradas se utiliza el método manual indicado más arriba, las referencias cruzadas funcionan. Reportes de error sobre este problema:
Incorrect Crossreferences to illustrations and equations in master documents
Figure cross-reference error in master document

Para aquellos que ya tengan el documento maestro construido, existe una solución en este enlace, la cual consiste en cambiar la definición de cada secuencia en cada subdocumento, dándole un nombre diferente.
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Re: [Guía]Introducción rápida a los documentos maestros

Notapor RGB-es » Jue Oct 01, 2009 8:41 pm

Reunificando todo

Por distintos motivos podría ser necesario unificar todos los subdocumentos en un único documento «real». La forma más simple es la siguiente:
  1. Desde el documento maestro con todos los vínculos actualizados, ir a Formato -> Secciones
  2. Una a una, seleccionar las secciones y presionar «Quitar»
  3. Ir a Archivo -> Exportar y en «Formato de texto» seleccionar «Documento de texto ODF (.odt)», dar un nuevo nombre al archivo y «Exportar»
  4. Si desean conservar también el documento maestro original, cerrarlo SIN salvar los cambios
El documento odt así creado tendrá todo el contenido de los subdocumentos. Algunos ajustes menores de formato podrían ser necesarios.
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